Systemet giver mulighed for at håndtere alle bilag elektronisk. Dvs. at alle bilag skal scannes ind og gemmes i systemet, attesteres, anvises og bogføres elektronisk. Efterfølgende mulighed for at hente bilag på skærmen i forbindelse med sagsbehandling af de enkelte posteringer.
Elektronisk bilagshåndtering sker i følgende sider:
| Side-nr | Funktion |
| 307 | Elektronisk attestation og anvisning |
| 308 | Oversigt over udestående bilag samt bogføring af bilag |
| 309 | Mine bogføringsbilag - sagsbehandlerens oversigt over bilag til behandling Mulighed for oprette nye bogføringsbilag ved at sende dokumenter til systemet |
| 201, 310, 312 | Mulighed for visning af det indscannede bilag ved klik på postering |
Se "Skitse af forløb" for elektronisk bilagshåndtering i venstre side.
Se "Skærm-flow" for rækkefølge af skærmbilleder i venstre side.
Se detaljer i afsnittet "Cyklus for et bilag" i venstre side.
Så snart som muligt efter bilaget er kommet ind i kommunen skal det indscannes og gemmes i Winformatik. Det tildelte dokumentnummer skrives med kuglepen øverst på bilaget, således det på den måde sikres at bilaget kun scannes ind én gang. Herefter arkiveres papirbilaget, og den videre behandling sker udelukket på grundlag af den elektroniske udgave af bilaget.
Hvis der er tale om en faktura, påføres bilaget oplysning om leverandørens kunde-nummer, betalingsdato, faktura-nummer, beløb.
Sagsgangen startes ved at dokumentet tildeles til ansvarlig afdeling = Fagforvaltning eller Sagsbehandler = bestemt medarbejder i fagforvaltningen. Dokumentet er åbent for ændring af sagsbehandler m.v..
En intern postering kan laves ved at gemmef.eks. et Word-dokument som et bogføringsbilag i Winformatik.
Etbogførings-bilag har tre felter, som fremgår af det vindue med side 307, der popper op når man klikker på "Bogførings-detaljer":
Felterne kan enten udfyldt eller ikke-udfyldt. Felterne får et indhold som følge af processen som beskrevet nedenfor.
Dokumentet optræder nu blandt Mine bogføringsbilag for medarbejdere i den ansvarlige afdeling. Når medarbejderen åbner dokumentet, så fremkommer en side 307, der viser en bogføringskladde for bilaget således:
| Konto/art | Kunde-nr | Ref-nr | Tekst | Beløb |
|
Sum: |
Der kan tilføjes linier efter behov.
I felterne Att. og Anvis kan brugeren klikke for at foretage attestationen hhv. anvisningen. Herved vises brugerens initialer og dato ved siden af. I felter, der allerede er udfyldt af en anden bruger vises initialer for denne, og der kan ikke ændres i dette. Der skal attesteres før der kan anvises.
Når der er attesteret, så kan der ikke mere indtastes oplysninger i bogføringskladden, der hører til bilaget.
Såfremt det skal være to forskellige medarbejdere, der attesterer og anviser, så skal den attesterende ændre dokumentets sagsbehandler til at være den anvisende.
Det skal være muligt for kommunen at vælge om man vil køre med kontrol af attestation / anvisning eller ej. Hvis der køres med kontrol, så skal man på forhånd i side 355 have angivet hvilke brugere, der må attestere hhv. anvise på hvilke konti, og systemet vil kontrollere, at kun brugere med ret til den pågældende konto kan sætte hak i feltet. Se mere i afsnittet "Avanceret".
Eksempel
Hvis det modtagne bilag er en faktura vil der skulle anføres følgende:
Øverste linie er låst efter bogholderiets indtastning af oplysninger. Den attesterende kan indtaste et vilkårligt antal øvrige linier; men total beløbet skal give nul.
Bemærk, at eventuel inkassos eventuelle modregning, og den senere bankoverførsel ikke vedkommer dette system.
Med side 308 er der mulighed for at få en liste over bilag, der har betalingsdato inden en bestemt dato, men som endnu ikke er attesteret og anvist. I listen er den ansvarlige afdeling angivet.
Når en bogføringskladde for et bestemt bilag er udfyldt med de nødvendige oplysninger, så kan det bogføres. Bogføring sker fra side 308, der også viser en liste over udestående bilag.
Der dannes én postering for hver linie i kladden.
Når bogføringskladden bliver bogført, så forsvinder dokumentet ud af listen Minebogføringsbilag. Bogføringskladdens indhold overføres til posteringsdetaljer for posteringerne.
Dokumentets Bogført-felt vises nu med teksten Bogført.
Når en postering vises i Winformatik, f.eks. i et kontoudtog, så kan man klikke på den, og få åbnet et vindue med det indscannede bilag.
Man kan alternativt vælge at få vist et vindue med posteringsdetaljerne, der hører til. Af dette fremgår hvem der har attesteret / anvist bilaget.