Proceduren bør igangsættes så sent som muligt i forhold til hvornår lønkontoret skal bruge oplysningerne.
Bemærk: Ændringer i side 900 som foretages efter ovenstående procedure, og som medfører ændring af pension for den kommende måned, skal indrapporteres manuelt til lønsystemet, og der skal dannes et enkeltstående brev til pensionisten.
Efter hver udbetaling bør man bruge kontrollisten side 903 ”Sammenlign med bogført (beløb)”.
Listen bruges til at fange tilfælde, hvor der afvigelse mellem den beregnede pension og den pension, der er udbetalt via lønsystemet. Hvis der er uoverensstemmelse så skal der enten rettes i lønsystemet eller i side 900. Bemærk dog, at der kan være tilfælde hvor der er er udbetalt flere måneders pension på én måned. I de tilfælde vil listen vise en afvigelse, som kan ignoreres.
For Kujalleq, maj 2020 viser listen 66 personer.
Der findes en anden kontrolliste i side 903 ”Sammenlign med bogført (konto)”
Den viser tilfælde hvor der er uoverensstemmelse mellem den beregnede konto og den konto, som er anvendt af lønsystemet. Det kan f.eks. skyldes at pensionisten i beregningen er overgået fra førtidspension til alderspension; men at lønsystemet stadig anvender konto 43 (førtidspension).
For Kujalleq, maj 2020 viser listen 8 personer.
Der er ikke en klippefast procedure i forbindelse med beregning af pension og udbetaling af samme via lønsystem. Og det medfører mange tilfælde, hvor der faktisk udbetales en forkert pension.
Lige nu er overførslen af oplysninger fra beregningssystemet til lønsystemet helt manuel. Den er baseret på at der foretages en beregning i Winformatik og at ”nogen” i forbindelse med ændringer indtaster ”noget” i lønsystemet.
Den bedste løsning ville være at data blev overført maskinelt fra Winformatik til lønsystem. Denne løsning er pt ikke gennemført.
Som den næstbedste løsning er der lavet en kontrolliste i Winformatik. Den sammenligner beregnet pension med faktisk udbetalt (bogført) pension. Og denne liste viser i KU, KQ og AK ret store uoverensstemmelser. Det tyder på at den manuelle ajourføring af lønsystemet har svigtet i mange tilfælde.
Kontrollisten kan pt ikke bruges i SE og QE idet den ikke er blevet ændret fra at finde oplysninger om bogførte beløb i Winformatiks økonomisystem til at finde dem i Prisme økonomisystemet. Kontrollisten kan evt. ændres til at hente oplysninger i lønsystem i stedet for i økonomisystem. Men det vil jo så kun virke frem til nyt lønsystem er i drift.
SE og QE benytter så vidt vides stadig manuel ajourføring af lønsystem (– og efterfølgende overførsel af bogføringsoplysninger fra lønsystemet til Prisme). Der er derfor grund til at tro at også disse to kommuner har uoverensstemmelser mellem beregnet og udbetalt.
Der findes også en anden kontrolliste, som viser om den beregnede konto stemmer med den faktisk anvendte konto. Den kan heller ikke bruges i SE og QE.
Som bekendt er egentlig integration mellem beregning og lønsystem udskudt til et nyt lønsystem er i sigte. Men man kan måske allerede nu påbegynde forbedringer. Man kunne f.eks. forestille sig at der blev udført en slags ”låsning” af beregning for en måned i Winformatiks pensions-modul.
Tidsplanen for nyt lønsystem er ukendt. Der er nedsat en kommission med det formål at forenkle overenskomsterne https://knr.gl/da/nyheder/overenskomstskommission-skal-forenkle-i-junglen-af-overenskomster. Man kunne forestille sig at nyt lønsystem vil afvente dennes resultat.
Det kan vurderes om det faktisk er rentabelt at lave den maskinelle integration mellem Winformatik og nuværende lønsystem, som blev sat på "stand by" da begrebet "nyt lønsystem" kom på banen.