Med den nye byvise regningsudskrivning i Winformatik er der åbnet mulighed for via email at få sendt kommunens fakturaer til udskrivning hos forskellige relevante personer eller kontorer i kommunen. Det vil således være muligt at de forskellige byer i kommunerne kan modtage e-mails til udskrivning. F.eks. kan Qaanaq, Upernavik, Uummannaq, Ilullissat, Aasiaat osv i Qaasuitsup Kommune samt tilsvarende i de øvrige nye storkommuner få hver deres fakturaer tilsendt, som de så derefter kan printe ud og forsende.
For at dette skal virke automatisk kræver det imidlertid, at man via de administrative sider p.24 og 25, dels opretter et kontaktpunkt og dels efterfølgende knytter det til en lokalitet. Hvis man ønsker at f.eks. Uummannaq skal modtage en mail med fakturaer når man udskriver regninger, gør man flg.
- Man opretter et kontaktpunkt, hvor man indtaster de relevante oplysninger for Uummannaq:
Udover de øvrige oplysninger, er det her vigtigt at indtaste en mailadresse i den Administrative E-mail, idet det denne mail adresse, der vil modtage fakturaerne fra regningsudskrivning på s. 216. (Den anden mail adresse er den adresse den kommer med i kontaktoplysningerne på fakturaen). Man kan godt indtaste flere e-mailadresser i feltet, hvis de adskilles af en komma. Det er så op til kommunen selv at afgøre hvorledes man sikrer sig at ikke begge modtagere sender fakturaerne ud!
Når disse oplysninger er indtastet og gemt går man videre til s. 25, hvor man får flg. billede frem:
og vælger Kontakt type = RE – Regningsudskrivning og trykker på Søg knappen. Derefter får man flg. billede frem:
Som man ser indeholder listen samtlige lokaliteter i Qaasuitsup, inklusive byer og bygder. For hver lokalitet er der tilknyttet et kontaktpunkt:
Dette kontaktpunkt kan imidlertid ændres ved at trykke på dropdown listen hvorefter flg. billede fremkommer:
Dropdown listen indeholder alle de kontaktpunkter, der er oprettet via s. 24 inklusive det oprettede for Uummannaq, som så vælges, hvorefter man trykker OK nederst på siden.
Nu er kontaktpunktet Uummannaq Servicecenter tilknyttet lokaliteten Uummannaq. Det betyder at fakturaerne for alle de kunder, som bor i Uummannaq, vil blive sendt til den administrative e-mail adresse, som man tastede ind på s. 24, når man udskriver fakturaer via s. 216.
Det vi lige har gjort for byer kan man også gentage for bygder, som jo også er en lokalitet. Ønsker man at danne særskilte fakturaer for en bygd, f.eks. Attu, opretter man et kontaktpunkt for Attu med tilhørende administrative e-mail og knytter det til lokaliteten Attu. Man skal være opmærksom på at modtageren godt kan være en person i en anden by, vedkommende får blot tilsendt fakturaerne vedr. borgerne i Attu i en særskilt fil, hvorefter han eller hun selv kan printe den ud eller sende den videre til rette vedkommende. Men skal endvidere være opmærksom på at de øvrige oplysninger, som man har tastet ind for kontaktpunktet for Attu på s. 24 er de oplysninger, som kommer ud for forsiden af fakturaen og som indeholder adresse og telefonnummer, som borgeren kan henvende sig til. Man skal derfor taste noget sigende ind for kontaktpunktet for Attu, idet borgeren vil se en del af disse oplysninger på sin faktura.
Når man har oprettet det nødvendige antal kontaktpunkter og knyttet dem til de tilhørende lokaliteter, vil der under dannelse af påligninger til fakturaer p. 216 automatisk bliver dannet en mail for hvert kontaktpunkt, som er knyttet de til lokaliteter, som fakturaerne angår. Listen af dannede fakturaer vil således bestå af alle de kontaktpunkter, der via borgerens adresse er involveret i den pågældende kørsel. Det vil sige, at f.eks. for alle fakturaer, der angår borgere i Attu, vil der blive dannet en separat mail, som automatisk vil blive sendt til den administrative e-mail, der er indtastet i kontaktpunkt.
På den måde kan man (hvis man ønsker det) sørge for, at hver by og bygd modtager de fakturaer, der kun angår den bestemte by eller bygd.