Indhold:
Grænseflade mellem AKISSARSIAT og Winformatiksystemet
Dette skrift er en brugervejledning til Grænsefladen mellem AKISSARSIAT lønsystem og Winformatiksystemet.
Supplerende information findes i hjælpeteksterne til de enkelte side, der nås via ?-tegnet på siden.
Systemet omfatter følgende dele:
- Kontrol og bogføring af lønkørsel.
- Sammenligning af adresser i lønsystem og folkeregister (CPR).
- Udtræk af lønoplysninger til regneark
Systemets skærmbilleder
| 402 | Kontrol før lønbogføring |
| 403 | Bogføring af lønkørsel |
| 404 | Adresse-forskelle |
| 405 | Udtræk fra lønsystem |
| 406 | Udtræk fra lønsystem: Rettigheder |
Lønbogføring
| LS000 | betegner et skærmbillede i AKISSARSIAT. |
| Side 000 | betegner en side i Winformatiksystemet. |
Cyklus for bogføring af en lønkørsel
Detaljer i selve lønberegningen er udeladt.
|
1. |
Kørsel af LS410 |
|
|
· |
Herved dannes bogføringslinier, der kan aflæses af Winformatiksystemet. |
|
|
· |
Bogføringslinierne udskrives med LS428. |
|
|
2. |
Brug side 402 til at udskrive en kontrolliste for bogføringslinierne. |
|
|
3. |
Ret eventuelle fejl i AKISSARSIAT eller Winformatiksystemet. |
|
|
Gentag punkt 1 og 2. |
||
|
4. |
Når der ikke kan rettes mere (og lønberegningen i øvrigt er i orden) køres LS490. Herved "fastfryses" lønkørslen inklusive bogføringslinierne. |
|
|
5. |
Brug side 403 til at bogføre lønkørslens bogføringslinier i Informatik-systemet. Efter bogføring skal du udskrive en journal. |
|
Systemet sikrer, at
-
bogføringslinierne ikke kan bogføres før LS490 er udført.
-
bogføringslinierne kun kan bogføres én gang.
Bemærk: LS470 og LS472 skal ikke bruges.
Det anbefales at føre en kvitteringsliste i forbindelse med lønbogføringen. Punkter fra den egentlige lønkørsel kan eventuelt indarbejdes i listen. Se bilag A for et eksempel på kvitteringsliste.
Posteringer, der dannes af side 403
Alle de dannede posteringer får en tekst, der starter med:
|
LØNxx,ååååmma |
||
|
hvor |
xx er aflønningsformen |
|
|
åååå er årstal |
||
|
mm er måned (periode) |
||
|
a er markering for aperiodisk kørsel |
||
Årsskifte
Side 403 ”Bogføring af lønkørsel” har følgende egenskaber:
Den forudsætter at kalender-året er åbent som regnskabsår. Dvs. at hvis man bogfører en lønkørsel, og der står januar 2010 på kalenderen, så skal regnskabsår 2010 været åbent. Og hvis der står december 2009 på kalenderen, så skal regnskabsår 2009 være åbent. Dette vil normalt være tilfældet.
Bogføringen forsøger at bruge det regnskabsår, som er angivet fra lønsystemets side. Såfremt lønsystemet har angivet et år, som ikke er åbent i økonomisystemet, så bruges kalenderåret i stedet for (det er jo åbent jvf ovenfor).
En lønkørsel kan godt strække sig over to regnskabsår. Såfremt begge år er åbne i økonomisystemet, så vil der vil bogført i begge regnskabsår i samme bogføringskørsel.
Side 402 i Winformatik viser ikke hvilket regnskabsår linierne har i lønsystemet; men side 403 tager altså hensyn til det.
Fejl-konto og fejl-kunde
Før bogføringen kan udføres, skal der være defineret en fejl-konto og en fejl-kunde. Disse bruges i forbindelse med problemer ved bogføringen. Fejl-konto og fejl-kunde oprettes i side 016 som hhv nr. 401 og nr. 402.
I de problematiske tilfælde danner billedet posteringer på følgende måde:
| 1. | Summen af posteringerne er ikke nul. |
| Der dannes en postering med teksten DIFFERENCE på fejlkontoen. | |
| 2. | Konti, der ikke er kendt i Informatiksystemet. |
| Der dannes en postering med teksten KTO: <konto> på fejlkontoen. | |
| 3. | Posteringer med CPR-numre fra lønsystemet med en konto, som ikke er samlekonto for en art i Informatiksystemet. |
| Der dannes en postering på kontoen, hvor CPR-nr er en del af teksten. | |
| 4. | Posteringer uden CPR-numre fra lønsystemet med en konto, som er samlekonto for en art. |
| Der dannes posteringer på den rigtige konto/art, men med kunde-nr lig fejl-kunden. | |
| 5. | CPR-numre, som ikke er kendte i Informatiksystemet. |
| Der dannes posteringer på fejl-kontoen med CPR-nr som en del af teksten. |
Det kan være nødvendigt at bruge fejl-konto/kunde, hvis det ikke er muligt at lave den ønskede opsætning af AKISSARSIAT. Hvis det er tilfældet skal fejl-konto og fejl-kunde tømmes (udposteres) snarest efter lønbogføringen.
Bogføring på barn/klients CPR-nr
I forbindelse med plejevederlag m.v. registreres udbetalingen i lønsystemet på plejepersonens CPR-nummer. Det skyldes bl.a. indrapporteringen til skattestyrelsen. Bogføringen i kommunens økonomisystem bør imidlertid foregå på barnets/klientens CPR-nummer (se budget- og regnskabsrådets konteringsvejledning).
Der findes en mulighed for at angive at bogføringen skal foretages på barnets CPR-nummer. To opsætninger skal foretages for at få dette til at ske:
1. Den pågældende art i kommunens økonomisystem skal være mærket med LØNOPG i side 353:
2. Feltet "opgavenr." i lønsystemets side LS202 skal være udfyldt med barn/klients CPR-nummer:
Ved bogføringen skriver systemet plejepersonens CPR-nr i posteringens felt Ref-nr.
Såfremt arten er mærket med LØNOPG; men bogføringen ikke finder et brugbart CPR-nummer i "opgavenr", så bogføres der på plejepersonens CPR-nummer og der skrives "OPG-NR ???" i feltet Ref-nr. I disse tilfælde bør man foretage manuel ompostering til korrekt CPR-nummer, og søge for at feltet "opgavenr." i LS202 udfyldes korrekt, således at der bliver bogført korrekt ved efterfølgende bogføringer.
Side 402 kan anvendes til kontrol vedr. bogføring på barn/klients CPR-nr. Bemærk dog at oplysningerne først kan ses i side 402 efter ajourføring i lønsystemet.
Efter ajourføring:
I ovenstående tabel viser kolonne 1 plejepersons CPR-nummer, og kolonne 2 viser kontonummer, barns cpr-nummer samt beløb pr. barn.
Der vises en stjerne * hvis opgavenummer ikke er udfyldt, eller hvis det er udfyldt med et ulovligt cpr-nummer.
Automatisk udligning
Efter bogføring af en post fra lønsystemet, vil siden forsøge at lave en automatisk udligning af den netop dannede postering. Der laves kun automatisk udligning på arter, der optræder på månedsoversigten eller i Inkasso's side 301 (mærke KTOUDT eller UDLIGN i billede 353). Udligningen sker mellem poster indenfor samme kunde og art. Eksempler på arter, hvor der skal laves udligning er restance-arter og løn-forskud.
Disse automatiske posteringer er mærket på en sådan måde, at de ikke kommer med ud på månedsoversigten.
Udligningen dækker poster med ældst betalingsdato først. Det er ikke noget krav, at der er fuldstændig beløbsmæssig overensstemmelse.
Adressesammenligning
I AKISSARSIAT findes oplysninger om de enkelte lønmodtageres adresser. Adresserne bruges bl.a. når lønoplysningssedlerne (A11) udsendes i januar måned.
Fra CPR-systemet i Danmark modtages besked, når folk flytter. Disse oplysning bruges til at ajourføre adresserne i Winformatiksystemets folkeregister-modul. Herfra aflæses adresserne af Winformatiksystemets øvrige del-moduler, f.eks. Inkasso.
Winformatiksystemet kan ikke opdatere direkte i AKISSARSIAT. Den næstbedste løsning er at udskrive en liste, der viser personer, hvor adresse i AKISSARSIAT og i CPR er forskellig. Herefter skal man manuelt rette adressen i AKISSARSIAT. I sjældne tilfælde er det adressen i AKISSARSIAT, der er den rigtige. I disse tilfælde indrapporteres en adresseændring til CPR via kommunens folkeregister-kontor.
Udtræk fra lønsystem til regneark
Udtræk af data fra lønsystemet sker fra side 405. Oplysningerne præsenteres i form af et regneark. Oplysningerne anvendes typisk ved: Budgetlægning/budgetopfølgning.
Rettigheder til udtræk fra side 405:
Rettigheder til udtræk af lønoplysninger på side 405 opsættes på side 406/406D. Det er muligt at begrænse hvilke medarbejdere, der kan udtrække oplysninger om de enkelte konti.
Der anvendes konti kontrol og/eller geografiske stedkode kontrol til at styre begrænsningen. Den enkelte kommune kan selv beslutte hvilke begrænsninger, der skal foretages.
Opsætning af brugerrettigheder på side 406:
Side 406 er en søgeside til fremsøgning af brugere i forbindese med tilretning af deres rettigheder.
Siden består af 3 blokke:
- Rettigheds kontrol
- Bruger
- En resultatliste ved fremsøgning af en/flere brugere.
Rettigheder til udtræk kan afgrænses på:
- Konto-kontrol
- Geografisk kontrol
- Fagkode, Art og Konto
Rettighedskontrol:
Rettighedskontrol består af to afmærkningsfelter. Hvis tjekmærket er tomt, er funktionen deaktiveret (inaktiv). Hvis felter er markeret er funktionen aktiv.
Hvis man ønsker, at der i udtræk fra side 405 skal være kontrol på konti, der må udtrækkes, skal feltet være markeret. Det betyder, at der bliver kontrolleret, om brugeren har rettighed til at se de konti vedkommende ønsker at lave et udtræk fra lønsystemet af.
Hvis man ønsker, at der i udtræk fra side 405 skal være kontrol på geografi (stedkonto), der må udtrækkes, skal feltet være markeret. Det betyder, at der bliver kontrolleret, om brugeren har rettighed til at se de stedkonti vedkommende ønsker at lave et udtræk fra lønsystemet af. Stedkonto rettigheder styres på side 356.
Hvis funktionen er deaktiveret bliver der ikke kontrolleret om brugeren har ret til de valgte konti.
Side 356
Geografisk styring
Hvis geografisk styring er aktiveret, så anvendes de geografiske rettigheder, som medarbejderen har fået tildelt. rettighederne opsættes på side 356.
Bemærk, konti uden stedkode ikke kan ses i side 405 hvis geografisk kontrol er aktiveret. Det er derfor vigtigt at sikre, at alle konti har stedkoder. Se ovenfor vedrørende anvendelse af side 350 til at sikre dette.
Bruger:
Blokken Bruger er en søgefunktion til fremfinding af brugere, til brug for rettelse af tildelte rettigheder til Fagkoder, Art eller Konto.
Der kan søges med værdier fra alle feltet enten alene eller flere søgekriterier samtidig (kombineret søgning).
Felterne Forvaltning og Afdeling er dropdown felter og der vælges et søgekriterium i feltet ved at klikke i feltet og vælge fra rullelisten.
Felterne Fagkode, Art og Konto er listbokse. Klik på den lille knap,og der åbnes en popup til fremsøgning af de ønskede værdier.
Felterne Initialer og Navn er indtastningsfelter.
Opsætning af rettigheder:
Opsætning af bruger rettigheder sker på side 406D.
Tildel nye rettigheder til en bruger til udtræk fra Lønsystemet.
Side 406D åbnes med knappen Ny på side 406.
Husk: For at dette har effekt ved udtræk fra lønsystemet fra side 405, så skal Konti-kontrol checkboks eller Geografisk kontrol i toppen af siden på side 406 være afkrydset!
Man skal vælge bruger initialer fra dropdown listen.
Man skal vælge hvilke områder indenfor Fagkoder, Art eller Konto-nr som en person skal have adgang til at foretage udtræk for.
OBS: En bruger kan tildeles flere intervaller af såvel Fagkoder, Arter som Konti. Der oprettes enten Fagkode intervaller, Art intervaller eller Konti intervaller. Det vises som een linie pr. interval i søgeresultatlisten på side 406. Se eksempel nedenfor.
Der kan IKKE oprettes alle tre intervaller samtidig!
Fagkoder, Konto-nr og Art er fra Winformatik, altså ikke fra LØN-systemet, men er parametre opsat i Winformatik til brug for afgrænsning af rettigheder i søgningen i Lønsystemet.
Fagkoder:
Når der begrænses på Fagkode, så begrænses der således: Ud fra lønsystemets "Kontonr fra" (defineret i side 405) findes tilsvarende konto-nr i Winformatik - og i Wnformatik læses hvilken fagkode der er knyttet til dette konto-nr. Winformatik fagkoden på kontoen skal så være mellem Fagkode-fra og Fagkode-til som du angiver i side 406D.
Art:
Når der begrænses på Art, så begrænses der således: Ud fra lønsystemets "Kontonr fra" (defineret i side 405) findes tilsvarende konto-nr i Winformatik hvor Type = 'SAMLE'- og i Winformatik læses så, hvilken art der er knyttet til dette konto-nr. I Wnformatik skal art så være mellem Art-fra og Art-til som du angiver i side 406D.
Konto-nr.:
Når der begrænses på Konto-nr, så begrænses der således: Ud fra lønsystemets "Kontonr fra" (defineret i side 405) findes tilsvarende konto-nr i Winformatik - og i Wnformatik skal konto-nr så være mellem Konto-nr-fra og Konto-til som du angiver i side 406D. Hvis du vil have rettighedsstyring for en person på både Art og Kontonr, så skal du oprette disse rettigheder af flere omgange.
Eksempel:
En person skal have rettighed til konto-område 1100 til 2000 samt konto 4123 til 5230 og samme person skal have rettighed til Art 4150 til 7000.
Gør således:
- På side 406: Klik på Ny-knappen - I side 406D vælges bruger og i listboksen Konto-fra vælges 1100. I Kontonr-til vælges kontonr 2000. Klik på OK-knappen
- På side 406: Klik på Ny-knappen - I side 406D vælges samme bruger igen og i listboksen Konto-fra vælges 4123. I Kontonr-til vælges kontonr 5230. Klik på OK-knappen
- På side 406: Klik på Ny-knappen - I side 406D vælges samme bruger igen, og i listboksen Art-fra vælges 4150. I Art-til vælges art-nr 7000. Klik på OK-knappen.
Der vil nu vises tre linjer på side 406 i resultatlisten når man søger brugeren frem.
OBS: Man kan ikke oprette 2 linjer på samme person med samme Fra-fagkode. Ligeledes må Fra-Fagkoden ikke være større end Til-Fagkoden. Det samme gælder for Kontonr og Art.
På side 354 kan du se hvilke konti en fagkode har ret til. På side 354 kan du søge på fagkode og de konti som hører til fagkoden vises. Det kan være nyttigt hvis du f.eks.kun har givet restriktioner på Fagkode-niveau.
Eksempel på rettigheder:
Lavet ud fra en søgning på side 406 på initialerne: PT
Det ses her, at bruger PT har ret til at se to intervaller af Fagkoder. 2 intervaller af Arter og 2 intervaller af Konti.
Eksempel:
Fagkode-styring
Hver medarbejder tildeles et eller flere intervaller af fagkoder, som vedkommende må se. En top-medarbejder kan eksempelvis få intervallet fra første til sidste fagkode; mens en medarbejder på laveste niveau kun får én fagkode i sit interval.
Eksempel:
Antag der findes følgende fagkoder, der starter med 111: 1111, 1112, 1113, 1114, 1115, 1116, 1117, 1118, 1119. En medarbejder med disse 2 intervaller:
- 1111-1111
- 1115-1118
har altså adgang til konti med følgende fagkoder: 1111, 1115, 1116, 1117 og 1118.
Hvis en konto ikke har nogen fagkode, så er der ingen medarbejdere, der kan se den pågældende konto. Konti uden fagkode kan findes i side 350 ved at søge således:
Bemærk, at hvis Niv=0 er valgt kan man undgå visning af overskiftskonti, som pr. definition ikke har fagkoder.
Udtræk fra side 405
Side 405 er en udtræksside til udtræk af oplysninger fra lønsystemet. Udtrækket kan overføres til Excel til videre behandling.
For at lave et udtræk fra lønsystemet skal der angives de kriterier, der skal gælde for udtrækket.
- Angiv firma ved valg i dropdown.
- Vælg kontointerval: Fra konto og Til konto. Indtast kontonummer eller søg det frem i listboksene.
- Vælg aflønningsform ved valg i dropdown.
- Vælg Fra år/periode og Til år/periode ved valg i dropdown.
- Vælg sprog ved valg i dropdown.
Firma:
Vælg firma. Kontakt Support såfremt det ønskede firma ikke optræder blandt de mulige valg i dropdownlisten.
Periode:
- For månedlønnede er periode normalt = 01..12. (12 måneder der udbetales månedsløn i)
- For timelønnede er periode normalt = 01..26. (26 uger der udbetales 14-dags løn i)
Finansår:
Hvis feltet Finansår ikke er udfyldt så fremfindes alle finansår.
Afdeling:
Hvis feltet Afdeling ikke er udfyldt så fremfindes alle afdelinger.
Knapper på siden:
Der er to knapper på siden:
- Vis i Excel -linier
- Vis i Excel
Knappen Vis i Excel viser data på pivot form. Det dannede regneark rummer formler for summerne, således at der kan arbejdes videre med de udtrukne tal.
- Konto-nummer
- CPR-nummer
- Medarbejders navn
- Afdelingsnummer
- Lønart (nummer og navn)
- Sum pr. (konto, medarbejder, afdeling, lønart)
- Formler for summer
Knappen Vis i Excel -linier viser data som linier, altså en ikke-pivot form. Een linje pr. fundet lønregistrering
Udover data som i ”Vis i Excel” - så vises disse oplysninger også :
- Stedkode (fra kontonummer)
- Navnet svarende til stedkoden
- Afdelingens navn
- Overenskomst
- Løntrin
Især regneark fra Vis i Excel -linier kan være langsom. Prøv at udfylde så mange søgekriterier som muligt, for at indsnævre søgningen til det mest optimale.
Hvis kommunen har aktiveret begrænsning baseret på fagkoder, art og/eller konti på side 406, så vises kun de konti, som brugeren via sine fagkoder, art og konti, defineret på side 406, har adgang til.
Bemærk, det kan tage et par minutter at danne regneark. Så hav tålmodighed.
Bilag A: Eksempel på kvitteringsliste
|
Kvitteringsliste for lønbogføring 1. LS410 med udskrift og kontrol af:
2. Side 402
4. Når der kun er accepterede fejl udføres følgende:
5. Side 403
6. Fejl-konto og fejl-kunde tømmes ved udpostering til korrekt konto h.h.v. kunde.
|
Denne kvitteringsliste arkiveres sammen med andet dokumentationsmateriale for lønkørslen.