Elektronisk bilagshåndtering vejledning

OCR med OneNote

Indhold:

Indledning

Systemet giver mulighed for at håndtere alle bogførings-bilag elektronisk. Dvs. at alle bogførings-bilag skal scannes ind og gemmes i systemet, attesteres, anvises og bogføres elektronisk. Efterfølgende er der mulighed for at hente bilag på skærmen i forbindelse med sagsbehandling af de enkelte posteringer.

Elektronisk bilagshåndtering sker i følgende sider:

Side-nr Funktion
307 Elektronisk attestation og anvisning (bogførings-detaljer)
308 Oversigt over udestående bilag samt bogføring af bilag
309 Mine bogføringsbilag - sagsbehandlerens oversigt over bilag til behandling
309D Mulighed for oprette nye bogføringsbilag ved at sende dokumenter til systemet
309E Slette et tilknyttet bilags-dokument eller rette navn på et bilags-dokument
309F Se liste af tilknyttede bilags-dokument til et bilag
310 Mulighed for visning af det indscannede bilag ved klik på postering
312 Mulighed for visning af det indscannede bilag ved klik på postering
319 Masse-indlæsning af bilag

Forløb i elektronisk bilagshåndtering

 

Scanner

Det er vigtigt, at jeres scanner kan scanne et flersidet dokument til en fil og scanneren kan gemme de indscannede dokumenter direkte på en given mappe. Hvis et bilags-dokument er delt i to eller flere filer, så vil der oprettes et bilag for hver dokument i mappen, og det er ikke tilsigtet.

Som regel findes scanner-software , som er leveret sammen med scanneren. Det viser sig nogle gange at være vanskeligt at anvende.

Som alternativ til leverandørens scanner-software kan I evt. overveje at anvende andet software:

  • Windows indscanning (Start -> Alle programmer -> Windows Fax og scanning)
  • Office Dokument Scanning (Start -> Alle programmer -> Microsoft Office -> Microsoft Office-værktøjer -> Microsoft Office Document Scanning)

Det vil være en fordel, hvis scanneren har en arkføder.

Scanneropsætning

Af hensyn til pladsforbruget bør man indscanne med så lille opløsning, som muligt. Jo større opløsning, jo mere fylder det indscannede dokument. Indscanning i farver fylder mere end indscanning i gråtoner. Prøv at finde et kompromis mellem størrelse af det indscannede og læsbarhed af dokumentet. Visse scanne-programmer giver mulighed for at komprimere dokumenterne.

En tommelfinger-regel:
Scanneren bør sættes til 300 dpi hvis det indscannede dokument efterfølgende skal OCR behandles.
Skal dokumentet ikke OCR behandles, kan man sætte scanneren til 150 dpi

 

Se særlig vejledning i OCR (Optical Character Recognition)

Side 319: Masse-indlæsning af bilag.

Masse-indlæsning af bilag er den hurtigste måde at oprette en mængde bilag på. Som regel har et bilag kun et bilags-dokument tilknyttet. Hvis du skal tilknytte mere end et bilags-dokument til et bilag, så skal det gøres manuelt på side 309/309D, efter masse-indlæsning er foretaget.

Enhver bruger som har rettighed til masse-indlæsning af bilag, har sin egen mappe i en given mappe struktur. Hvis du åbner side 319, så vises din mappe struktur.
Hvis din mappe ikke er oprettet, så kontakt din lokale support og bed dem oprette en mappe til dig. For hvert dokument i din mappe oprettes et bilag og dokument et fra din mappe vedhæftes.

På side 319, gør følgende:
1) Indscanne dine bilag til din mappe struktur, f.eks. til W:\Bilag\Brugere\<din mappe>
2) Angiv følgende:
  • Sagsbehandler - som regel dig selv
  • Frist - som regel dato bilaget skal være betalt eller en uge frem i tiden
  • Regnskabsmåned/-år - som regel dette regnskabsår og aktuel måned.

Dernæst klikker du på knappen "Indlæs dokumenter". Når dokumenterne er indlæst, bliver listen tom og du kan evt. vælge at klikke på knappen "Vis min bilag".
Dvs. at din mappe på winfo_share i filsystemet også er tom, for nu er dokumenterne gemt i databasen og flyttet væk fra din mappe ind i Winforamtik.

I Listen af dokumenter i din mappe, ses de bilag du har scannet ind til din mappe. Hvis et dokument af en eller anden grund er tom, dvs. filstørrelsen er nul, så kan dokumentet ikke behandles. Systemet har tildelt et dokumentnummer og du kan evt. skrive det tildelte dokument-nummer med kuglepen øverst på bilaget.
Den videre behandling sker udelukkende på grundlag af den elektroniske udgave af bilaget.

 

Bilag, der er attesterede og anviste på forhånd

Hvis man under indlæsning i side 319 har sat hak i ovenstående, så vil indlæsningen sætter ”Attestende bruger” til ”xxxx”, og ”Anvisende bruger” til ”xxxx”.

”xxxx” er en kunstig bruger, som kun bruges alene til dette formål.

 

E-mail sendes til sagsbehandlere.

En gang om dagen sendes en e-mail til sagsbehandlere, som har bilag der endnu ikke er færdigbehandlet. F.eks. hvis der tildeles en sagsbehandler eller en ny frist, så vil den sagsbehandler modtage en e-mail. Denne e-mail vil indeholde et link til side 309 og når sagsbehandleren klikker på linket i e-mailen, vil bilag som ikke er færdig behandlede blive vist.
Eksempel på mail som en sagsbehandler kan modtage:

(udseende af mail kan ændre sig i forhold til mailprogram)

Der sendes et resume, af hvilke bilag som ikke er behandlet, til den email-adresse, som er angivet i systemkonstant 1030:

Til koordinator for ubehandlede bilag
Følgende sagbehandlere har i dag fået sendt en mail på bilag som de endnu ikke er færdig behandlet:

bk
ohcb
pt

Klik på nedenstående link for at se hvilke bilag der endnu ikke er færdig behandlet.
http://winfo/bogh/308.asp

Denne meddelse er sendt automatisk.

Med venlig hilsen / Inussiarnersumik inuulluaqqusillunga

Side 309 - Mine bogføringsbilag.

Side 309 er en søgeside til fremfinding af bogføringsbilag.

På side 309 kan du angive søge-kriterier ved at indtaste i felterne. Bemærk, at normalt vises de bogførte bilag ikke.
Hvis du sætter kryds i ”Vis også bogførte” feltet, så vil du også se de bogførte bilag.
Siden giver sagsbehandleren en oversigt over bilag til behandling.
Du kan vælge at lade sagsbehandler feltet være tomt og så kun søge på afdeling, for derved at få bilag for en given afdeling.

NB: Hvis du ikke kan finde nogle bogføringsbilag når du søger på Sagsbehandler og Afdeling, så kan det skyldes at du har valgt en afdeling, hvor sagsbehandler IKKE er placeret i. F.eks. hvis du søger på Sagsbehandler = BK-Birte Kristensen og Afdeling =  Bogholderi, vil ikke give noget resultat , fordi BK-Birte Kristensen er placeret i afdeling "Kimik IT A/S". Se side 12 for at se din placering i en afdeling.


Indtast søgekriterierne og start søgningen med knappen Søg.

Søgeresultat fra søgning på side 309:

Opret nyt bilag ved at klikke på knappen Ny på side 309. Derved åbnes side 309D klar til oprettelse af nyt bilag.

Hvis der klikkes på det understregede bilagsnummer i søgeresultatlisten på side 309 åbnes side 309D. De tilknyttede bogførings-dokumenter vises, hvis der eksisterer nogle.

Hvis der klikkes på Bogf-detaljer åbnes side 307A.

Ved spørgsmål til bilag: Se kolonnen Forrige Init. Her ser du initialer på person som sidst behandlede bilag. Hvis du har spørgsmål ang. et bilag, så klik på kolonnen Forrige Init.

Der bliver forberedt en mail til den person som sidst behandlede bilaget. Mailen indeholder et link til bilaget. Du kan selv tilføje mere i mailen.

 

Side 309D - Nyt bilag.

For at oprette et nyt bilag, klik på knappen ”Ny” i side 309 og der vises et detalje-billede (309D), hvor du kan tilknytte sagsbehandler, frist, regnskabsmåned/-år samt evt. skrive en note til en ny sagsbehandler.
Frist angiver den dato, hvor behandlingen af bilaget skal være færdigt. Du kan også tilknytte et nyt bilags-dokument.
Før du bruger funktionen Ny i side 309, bør du overveje at anvende masse-indlæsning side 319 i stedet for, især hvis det bilags-dokument du vil tilknytte, ligger i din masse-indlæsnings mappe.

BEMÆRK: Hvis du vælger at tilknytte et bilag fra masse-indlæsnings-mappen, så skal du selv slette bilaget fra masse-indlæsnings-mappen, sædvanligvis w-drevet. Bliver dokumentet ikke slettet efter manuel indlæsning indlæses det dobbelt, idet det bliver indlæst næste gang der bliver indlæst fra side 319.


Slet bilag:

Man kan kun slette et bilag, hvis det IKKE er bogført.  Slet bilag kan ske fra side 308 eller 309D med knappen Slet.




I side 309D kan brugeren tildele en anden sagsbehandler end sig selv, samt ændre frist. Du kan få vist selve bilags-dokumentet ved at klikke på "Vis"-linket.
Bemærk et bilag kan have nul eller flere bilags-dokumenter tilknyttet. Systemet vil tildele et dokument-nr., som består af bilagsnr. plus et serie-nr. Hvis du klikker på bilags-dokumentet, f.eks. 2461-1, åbner et nyt detalje-vindue. Her kan du slette bilags-dokumentet eller navngive bilags-dokumentet med et andet navn end det foreslåede. Som standard får bilags-dokumentet samme navn som bilags-dokumentet filnavn.



 

Side 309E rette bilagsdokument:

Eksempel på Klik på det understregede bilags-nr på side 309D. Et nyt vindue åbnes på side 309E og du kan give bilags-dokument et andet navn eller slette det.
Bemærk at et bilags-dokument kun kan slettes hvis bilaget IKKE er bogført.

 

Eksempel på klik ”Vis -knap på side 309D, et bilag vises i browser:

Side 307A Bogførings-detaljer

Side 307A kan grundlæggende bruges på to måder:

  1. Indtastning uden bogføring. Bogføringen udføres efterfølgende for mange bilag på en gang med side 308. Brug knappen "Gem uden bogføring".
  2. Indtastning med straksbogføring. Brug knappen "Bogfør og luk". Kommunen kan evt. have valgt at lukke for denne mulighed. I så fald hedder knappen under punkt 1 "OK".

Her vist med OK-knappen. Bliver aktive hvis system konstanten '307' bliver sat til 'J'.

Og her vist med "Bogfør og Luk" og "Gem uden bogføring" Bliver aktive hvis system konstanten '307' bliver sat til 'N'.

 

Ved klik på ”Bogførings-detaljer” i side 309 eller 309D, går man til side 307A. Fra side 307A, ved klik på ”Vis bilag” knappen” går man til 309F, som viser en liste af bilags-dokumenter der er tilknyttet til bilaget.
Hvis der kun er et bilag tilknyttet, hvilket er det hyppigst forekomne, vises bilags-dokumentet.

 
Bogholderiet udfylder

I vinduet, der vises med bogførings-detaljer, indtastes i første linie:

Konto/Art Artsnummer for kreditor-afregning
Kunde Kreditors kunde-nummer
Post (udfyldes ikke)
Ref (se nedenfor)
Dato Sidste rettidige betalingsdato
Tekst (se nedenfor)
Debet Udfyldes med total-beløb (hvis kredit-nota)
Kredit Udfyldes med total-beløb (hvis faktura)

Ref og Tekst udfyldes afhængig af betalingstype på følgende måde:

Betalingstype Ref Tekst
Bankoverførsel (bruges ikke) tekst, typisk fakturanummer
FI-kort type 71 8-cifret kreditor-nr +71< betalingsident
Giro-kort, type 04 gironummer +04< betalingsident
Giro-kort, type 01 gironummer +01< tekst, typisk fakturanummer

Læs mere om betalingstyper her.

Den attesterende udfylder

Den attesterede vil modtage en email med et link til bilaget. Når der klikkes på linket vil der vises sig et vindue med det indscannede dokument (side 309D). Herfra klikkes på "Bogføringsdetaljer" for at se et vindue med bogføringsoplysninger (side 307).

I vinduet, der vises med bogførings-oplysninger indtaster den attesterende i anden og evt. følgende linier:

Konto/Art Kontonummer eller art for driftskonto
Kunde Udfyldes kun hvis der er brugt art
Post (udfyldes ikke)
Ref Udfyldes evt. hvis der er brugt art
Dato (udfyldes ikke)
Tekst Den tekst, der ønskes på kontoudtog
Debet Udfyldes med beløb (hvis faktura)
Kredit Udfyldes med beløb (hvis kredit-nota)

Brugeren sætter hak i feltet Att.

Hvis det er en anden, der skal anvise, så sættes denne på som sagsbehandler i 309D. Denne anden vil få email, som nævnt ovenfor.

Såfremt der blev sat hak i "Bilag er allerede attesteret og anvist", så vil Att være udfyldt med "xxxx", og der skal ikke sættes hak.

Den anvisende udfylder

Brugeren sætter hak i feltet Anvis.

Såfremt der blev sat hak i "Bilag er allerede attesteret og anvist", så vil Anvis være udfyldt med "xxxx", og der skal ikke sættes hak.

 

Liste af tilknyttede dokumenter på side 309F.


Side 308

side 308 kan personer med adgang til den side se de oprettede bilag og bogføre dem.

Farvemarkeringer på side 308:
Rød: Fristen er overskredet
Gul: Fristen er få dage fra overskridelse
Sort: Frist ikke overskredet

 

Side 308 er bogholderiets "kommando-central".


Herfra overvåges om der er bilag, der har overskredet eller som er tæt på at overskride fristen. I kolonnen Klar står der "Ja" ud for bilag, der er klar til bogføring, dvs.
  • alle bogførings-oplysninger (konto, art, beløb, etc.) er indtastet
  • Summen af indtastede beløb er nul
  • der er attesteret og anvist

Hvis der findes mindst et bilag, der er klar, så kan knappen "Bogfør" anvendes. Alle bilag, der er klar, bliver bogført på en gang ved at klikke på knappen "Bogfør".

Bemærk at datoerne kan have forskellig farve:

  • Rød: Fristen for behandling af bilag er overskredet. Der bør omgående igangsættes behandling af bilaget
  • Gul : Fristen for behandling af bilag overskrides om få dage. Man bør holde øje med at bilaget bliver behandlet til tiden
  • Sort: Fristen for behandling af bilag overskrides ikke foreløbig og der er god tid til at behandle bilaget.

Efter bogføring

Når bilaget er blevet bogført vil de tilhørende posteringer optræde i diverse sider i Winformatik, f.eks. side 310 eller 312. Posteringen vil være mærket med et dokument-nummer i kolonnen Bilag. Når der klikkes på nummeret, så vises det indscannede bilag i et vindue.

Slette ikke bogført bilag

Hvis du kommer til at registrere et bilag ved en fejl, så gå til side 307A og blanke Konto/Art ud for hver linie i bilag.

Gå dernæst til side 308A og tryk på Slet-knappen ud for bilaget

Oversigt skærm-flow.

 


Avanceret

  1. Regnskabsmåned/-år på bilag
  2. Gruppe-begreb på bilag
  3. Attestation og anvisning på linieniveau
  4. Kontrol af attesterende og anvisende bruger
  5. Kontrol af at anvisende og attesterende bruger er forskellige
  6. Tilknytte bilag/dokument til allerede eksisterende postering

1. Regnskabsmåned/-år på bilag

Det er muligt at angive en regnskabsmåned/-år på et bilag i side 307A. Det skal bruges i forbindelse med bogføring. Man kan vælge mellem åbne regnskabsår.


2. Gruppe-begreb på bilag

Hvis gruppefeltet er udfyldt, så betragtes et antal bilag som en gruppe. De enkelte bilag i gruppen skal ikke beløbsmæssigt gå i nul; men det skal gruppen summeret på tværs af bilagene i gruppen. De enkelte bilag i gruppen attesteres og anvises hver for sig. Bilagene i gruppen kan ikke bogføres før alle bilag i gruppen er attesteret og anvist.

Gruppe-nummeret kan passende sættes til det første bilagsnummer i gruppen.

Grupper kan anvendes til f.eks. bygdeafregning. Eksempel:

Side 1 Afregningsark
Side 2 Udgiftsbilag vedr. teknisk forvaltning
Side 3-4 Udgiftsbilag vedr. social forvaltningen

Side 1 scannes ind som bilag 56
Side 2 scannes ind som bilag 57
Side 3-4 scannes ind som bilag 58

Gruppe sættes til 56 for alle 3 bilag.

Bilag 56 udfyldes med det samlede beløb i kredit, art = kreditorafregning

Bilag 57 og 58 udfyldes med debet-beløb på de respektive driftskonti

Fordelen ved opdelingen er at hvis man efterfølgende klikker på posteringen svarende til bilag 57, så vises kun dette; ikke bilag 56 og 58, som er uvedkommende for teknisk forvaltning.

Hvis gruppefeltet ikke er udfyldt, så er det et enkeltstående bilag, som beløbsmæssigt skal gå i nul i sig selv.

I side 308A vises grupperede bilag med en ramme omkring:

Kolonnen Sum viser den samlede sum indenfor gruppen.

Kolonnen L viser antallet at linier.

 

3. Attestation og anvisning på linieniveau

Det er muligt at attestere på linie-niveau. Hvis f.eks. en regning skal deles mellem to forvaltninger, så kan de enkelte forvaltninger attestere og anvise hver sine linier i bilaget.

Ved af føre musen hen over hakket i en linie kan man se hvem, der har attesteret hhv anvist og hvornår det er sket. Initialerne står desuden i kolonnen Init.

Hvis der sættes hak i Att. hhv Anvis. på bilagsniveau (altså øverst i vinduet), så "smitter det af" på de linier, der endnu ikke er blevet attesteret/anvist. I den normale situation, hvor hele bilaget attesteres/anvises af den samme, så kan man altså nøjes med at sætte hak i de øverste to felter (Att.: og Anvis.:)

4. Kontrol af attesterende og anvisende bruger

Det er muligt at kontrollere om den bruger, der attesterer hhv. anviser har ret det det for den pågældende konto / art.

Det styres med systemkonstant 321 og 322 om der skal kontrolleres for attestation hhv. anvisning.

Der kontrolleres kun, hvis beløbet er i debet.

Rettighederne på brugerniveau angives i side 355.

Det anbefales at give anvisningsrettighed til alle medarbejdere i bogholderiet til konto = %. Det betyder at de kan anvise alle konti. Det må de selvfølgelig kun gøre hvis der foreligger et underskrevet bilag fra en medarbejder, der faktisk må anvise.

Endvidere skal de enkelte medarbejdere ude i forvaltningerne gives rettighed til art = kreditorafregning (dette er hvis det drejer sig om en kreditnota). Herudover skal de have rettigheder til de konti som de må anvise, f.eks. sekretariatet: Konto = 1%.

Der kan også gives rettigheder til arter og konti med bestemte fagkoder.

5. Kontrol af at anvisende og attesterende bruger er forskellige

Det er mulig at få systemet til at kontrollere at den anvisende og den attesterende bruger er to forskellige. Det gøres ved at sætte systemkonstant nr. 323 "Check at Attestende er forskellig fra Anvisende (J/N)" lig med J.

Der kontrolleres både på bilagsniveau og på linieniveau.

Hvis systemkonstant nr. 323 = N, så må den samme bruger gerne både attestere og anvise et bilag / en bilagslinie.

6. Tilknytte bilag/dokument til allerede eksisterende postering

Det er muligt at knytte bilag og dokumenter til alle posteringer – uanset hvilken side der har bogført posteringen.

Hvis posteringen er lavet med side 307, så skal man bruge side 309 hvis man vil knytte flere dokumenter til posteringens bilag.

Hvis der ikke i forvejen er knyttet et bilag til posteringen, så kan du gå til side 315 og gøre således:

  • Find den postering, der skal knyttes et dokument til.
  • Klik på Opret bilag-knappen ud for posteringen. Der kommer en boks hvor du bliver spurgt om du er helt sikker på om du vil oprette et bilags-nr. Hvis du svarer Ja til det, så oprettes et bilagsnr og du kan evt. tilknytte et dokument.

Der åbnes et vindue således:

 

  1. Tryk først på knappen ”Gennemse.”

  2.  og udpeg det dokument i filsystemet, der skal knyttes til. Det kan være regneark, Word-dokument, indscannet dokument (pdf) eller andet.

  3. Tryk dernæst på kanppen ”Tilknyt dokument”

der vises nu en liste over med det tilknyttede dokument:

Gentag evt. med flere dokumenter.

Når du er færdig:

Luk vinduet igen ved at klikke på kryds øverst til højre.

En ny søgning på side 315 viser bilagsnummeret:

 

I side 312 skal du foretage en ny søgning så det nye bilagsnummer vises..

Klik på bilagsnummeret for at se dokumentet:

Hvis det er en registrantpostering så kan dokumentet efterfølgende ses i side 201 ved at klikke Bilag:

 

Hvis det er en hovedbogspostering så kan dokumentet ses ved at klikke tilsvarende i side 310.

Import af bilag

Side 318 giver mulighed for at importere bilag fra en ekstern kilde. I skrivende stund (efterår 2016) drejer det sig om import af rejse-afregninger fra Acubiz. Import-formatet er beskrevet her: Importformat for elektronisk bilagshåndtering i Winformatik.pdf