Indhold:
Bemærk: PBS hedder nu NETS; men betegnelsen PBS bruges fortsat i denne vejledning.
For vejledning direkte hos PBS henvises til PBS's hjemmeside for betalingsservice.
Her kan f.eks. ses afleveringsfrister for information, der skal sendes til PBS (se "udelukkende med automatiske betalinger").
For Support hos PBS henvises til PBS's kontaktoplysninger.
For vejledning vedr. datakommunikation med PBS læs her (HTTP/S-løsning).
- PBS: Betalingsservice og indbetalingskort - Vejledning for kreditorer (januar 2012)
- PBS: Betalingsdata til PBS (januar 2012)
- PBS: Betalingsoplysninger fra PBS (januar 2012)
- PBS: Aftaleoplysninger fra PBS (januar 2012)
Opsætning af systemet
Før systemet kan bruges skal der foretages en opsætning af systemkonstanter.
Systemkonstanter sættes op med billede 016 under Systemadministration, her er et eksempel på hvordan det kan se ud.
Bemærk: alle værdier skal indtastes i feltet Char-værdi.
Bemærk: Fra august 2018 bruges nr. 1002 ikke mere. I stedet har de enkelt debitorgrupper hver sit PBS-nummer (se side 270).
Vedligeholdelse af Debitorgrupper
Inkasso billede 270 PBS debitor-grupper
Oprettelse og redigering af Debitorgrupper, numre, navne og arter
I afsnittet Debitorgrupper registreres de enkelte debitorgrupper; mens det i den nederste afsnit Arter for debitorgruppen angives hvilke arter, der hører til hver debitorgruppe.
Det er muligt at tilknytte flere arter til samme debitorgruppe, men det skal anbefales kun at gøre dette for arter, som i høj grad er "beslægtede" (f.eks. hvis der anvendes flere arter i forbindelse med børnepasning). Debitorerne til- og afmelder sig PBS-opkrævning for hele debitorgrupper; ikke for de enkelte arter.
Vi anbefaler følgende "standard-debitorgrupper"
- 01 Daginstitutioner og Børnepasning
- 02 Renovation
- 03 Skorstensfejning
Herudover kan kommunen oprette yderligere det antal debitorgrupper, som man har behov for, ved at udfylde BS02 blanketter og bruge billede 270 som beskrevet ovenfor.
Daglig drift
Den daglige drift består af to punkter:
- Modtage filer fra PBS og indlæse dem i Winformatiksystemet
- Mærke poster, der skal betales via PBS, og sende fil med oplysning om disse til PBS
Under punkt 1 modtages to slags filer: Aftaler og Indbetalinger. Man kan ikke på forhånd vide hvilke filer, der kommer fra PBS. Punktet skal som minimum udføres umiddelbart før mærkning af poster; men kan med fordel også foregå kort efter sidste betalingsdato, så indbetalingerne registreres så hurtigt som muligt.
Aftaler, der er indrapporteret til PBS (via banken eller via net-tilmelding), bliver samlet sammen for en måned af gangen. PBS danner som standard filen den 14. sidste bankdag i måneden, dvs normalt omkring den 13. i hver måned.
Hvis betalingsdatoen er mellem den 1. og den 7. i en måned, så dannes filen med Indbetalinger den 12. i måneden. Årsagen til forsinkelsen er at debitor skal have mulighed for at afvise betalingen.
Læs mere om tidsterminer på PBS's hjemmeside (se under "Værd at vide").
Eksempel på dato-forløb:
| 5. | Sidste rettidige betalingsdato for PBS-opkrævningerne |
| 12. | Punkt 1 udføres (primært for at hente indbetalinger) |
| 19. | Alle påligninger for kommende måned er fuldført |
| Punkt 1 udføres (primært for at hente aftaler) | |
| Punkt 2 udføres | |
| 20. | Månedsoversigter dannes og udsendes |
Bemærk, at filerne fra PBS kan komme på to måder: Samlet eller Løbende.
- Samlet: Der kommer en samlet fil med betalinger efter fristen for afvisning. Gennemførte betalinger bogføres med kredit for debitor. Afviste/afmeldte/tilbageførte betalinger bogføres ikke. Ovennævnte tidsplan beskriver filtype Samlet.
- Løbende: Der kommer én fil med betalingerne på betalingsdatoen. Gennemførte betalinger (herunder senere afviste/afmeldte/tilbageførte) bogføres med kredit for debitor og debet på bankkontoen. Herefter kommer der en fil pr. dag hvis der senere er afvisninger/afmeldinger/tilbageførsler. Sidstnævnte bogføres med debet for debitor og kredit på bankkontoen.
Kommunen skal aftale med NETS om man ønsker filerne Samlet eller Løbende. I skrivende stund (oktober 2018) anvender Kujalleq og Qeqqata "Samlet", mens Qeqertalik og Avannaata anvender "Løbende".
Aftale-filerne kan også leveres som én samlet pr. måned, eller som løbende filer hver gang der er aftaleændringer. Bemærk at i sidstnævnte tilfælde er det vigtigt at aftale-filerne indlæses i kronologisk orden.
Dette kræver at der er en PBS kortlæser installeret på computeren eller at der er installeret en NemID nøglefil på computeren. Vejledning og programmer for at hente filer hos PBS findes på deres hjemmeside som PDF dokumenter. Start med at læse brugervejledningen, som er en forudsætning for at kunne hente og sende filer.
At modtage og indlæse filer fra PBS er en tre trins proces.
- Hente filer fra PBS
- Vise listen over filer som kan læses ind
- Vælge en fil til indlæsning og bogføring
Første trin er at hente filen hos PBS, dette gøres ved at sætte kortet i kortlæseren og klikke på linket på billede 272
Du bliver så bedt om at logge ind og angive et password, du kan derefter hente filer, gem filerne det "sædvanlige" sted, typisk W:\penge\PBS\ind.
Når filen er hentet og gemt trykker man på knappen "Vis liste"
Man kan se hvilke filer der findes i mappen, samt om det er en aftale eller en betaling. Den ønskede fil skal udpeges.
Når man trykker på knappen "indlæs" vil filen blive indlæst (og bogført, hvis det er betalinger), OG flyttet til undermappen ARKIV. Når dette er sket kan man se en log for hhv. indlæsning og bogføring.
Afsnittet "Journal oplysninger" vil være grøn eller blå afhængigt af om der er tale om en fil til eller fra PBS
Følgende informationer bliver vist i indlæsningsloggen:
- Kunde : Kundenummer
- Aftale-nr: Nummer tildelt af pbs
- Gr: Debitorgruppe
- Start dato Poster hvor betalingsdatoen ligger efter denne dato bliver opkrævet via pbs
- Slut dato Dato for evt. afmelding til pbs
- Reg.dato Dato for indlæsning via billede 272
Indbetalinger
Det anbefales, at log for bogføring arkiveres som bogføringsbilag.
De indbetalinger, som ikke kan gennemføres normalt, bliver krediteret fejl-arten. Det kan f.eks. være tilfælde, hvor posten er blevet betalt i kassen før PBS-indbetalingen er nået frem. Det er vigtigt at gennemgå disse posteringer, og behandle dem manuelt, således at fejl-arten holdes tom.
2: Afsendelse af betalingsanmodning til PBS
Mærk poster, billede 272
Det er vigtigt at alt er pålignet før mærk poster igangsættes. Der kan dog godt laves mærkning og forsendelse af betalingsanmodninger flere gange for en bestemt måned; men det er nemmest hvis det gøres på én gang. Poster, der allerede er mærket vil ikke komme med på senere mærkningskørsler. Bemærk dog at samme kunde, samme debitorgruppe og samme betalingsdato ikke må optræde i to forskellige filer.
- Indtast Måned og År
- Tryk Mærk poster (danner også filen, typisk i mappen K:\penge\PBS\ud)
- Send filen til PBS
- Hent kvitteringer fra PBS
Efter mærkning kan man se mærkningslog, samt gendanne fil til PBS.
Det forekommer nu og da at en mærkning skal annulleres. Annullering kan kun foretages med hjælp fra Kimik’s support. Årsagen til at Kimik skal involveres er, at der skal foretages en undersøgelse af hvor langt processen er kommet, og handlingerne afhænger af dette. Det vigtige er at finde ud af om 0601-filen er sendt til PBS. Hvis den er det, så skal den også annulleres hos PBS. Dette gøres ved at finde kommunens SE-nr og PBS-Nr og ringe til PBS-servicecenter. Telefonnummeret på servicecentret er for tiden 44 89 26 50, og fremgår af den årlige oversigt over afleveringsfrister som kommunen modtager en gang om året, direkte fra PBS.
Efter Kimik's Support har annulleret mærkningen kan kommunen selv mærke igen for den pågældende måned.
Kvitteringer for afsendte filer
Efter hver afsendelse af fil til PBS, skal man foretage en "Hent filer" fra PBS. Der skal komme to kvitteringer for hver fil, der er sendt:
Filer, der begynder med “T” er transmissionskvitteringer. Der kan du se om leverancen er blevet modtaget korrekt på PBS’ server.
Filer, der begynder med “V” er valideringskvitteringer. Her kan du se om din dataleverance er blevet accepteret af det PBS-system, der skal behandle den.
Eksempel på succesfuld T-kvittering:
PBCNET40BS1 13:12:31 971029134910+PN00 DATA ACCEPTERET 000006 Eksempel på fejlramt T-kvittering:
PBCNET40BS1 15:35:57 990723194025÷PN11 DUPLET VED HASHING CHECK 000596 I dette tilfælde er filen blevet sendt to gange til PBS. Den sidste gang blev ikke accepteret.
Eksempel på succesfuld V-kvittering:
PBCNET41BS1 10:06:57 990623141125+BS00 LEVERANCE ACCEPTERET
********************************************************************************
* *
* DATA TIL PBS: *
* *
* TILDELT LEVERANCE NR: 6453305001 *
* *
* LEVERANDØR: 10469481 SYSTEM: BS1 TIDSPUNKT: 990623 - 141125 *
* *
* ANTAL RECORDS: 000934 *
* *
* BS00: LEVERANCE ACCEPTERET *
* *
* *
* OPTÆLLING SEKTIONER TEKSTANTAL BELØBSANTAL BELØBS TOTAL *
* *
* LEVERANCE 8 386 143 169.518,00 *
* PBS 4 386 143 169.518,00 *
* *
* LEVERANCEN ER ACCEPTERET *
* *
* *
********************************************************************************Totaludtræk af alle aktive aftaler
Det er muligt at bestille et udtræk af alle de aktive aftaler hos NETS. Det kan f.eks. være aktuelt hvis der er nogle aftalefiler, som er forsvundet inden indlæsning i Winformatik. Bemærk at udtrækket skal bestilles på PBS-nummer, og man skal huske at bestille for alle kommunens PBS-numre (se side 270). Filen indlæses på normal vis i Winformatik side 272. Winformatik starter med at slette alle aftalerne i systemet før indlæsning af filen. Dermed bliver der ryddet op. Men det betyder også at hvis man kun bestiller for nogle af PBS-numrene, så bliver aftalerne på de resterende PBS-numre slettet!