Funktioner

Indledning

I det følgende beskrives det kommunale folkeregister system.

Folkeregister systemet fremstår dels som et selvstændigt modul i den Fælleskommunale IT-løsning - og dels som en integreret del af inkassomodulet og andre moduler.

Rent teknisk har de enkelte kommuner hvert deres lille CPR-register liggende. Disse lokale kopier af det "grønlandske CPR-register" er ens, og opdateres én gang dagligt med oplysninger overført fra CPR-registret i Danmark. Den lokale kopi indeholder kun personer, der bor eller har boet i Grønland, samt personer med grønlandsk interesse-markering.

CPR-modulet anvendes således overvejende til opslag på CPR-oplysninger; se den nærmere beskrivelse i afsnit om de enkelte skærmbilleder.

Der ajourføres ikke CPR-oplysninger lokalt i modulet. Det er et krav fra Indenrigsministeriets side, at data, der findes både i kommunens folkeregistersystem og i CPR, kun må ajourføres direkte i CPR-systemet. Selve indrapporteringen til CPR sker ved at anvende CPR-Ajour.

Som integreret del af Den Fælleskommunale IT-løsnings andre moduler anvendes CPR-registret som et baggrundsregister - f. eks. vedrørende den enkelte kommunes stamdata i Inkasso-modulet.

Systemet er integreret med Asiaq's kortvisning

CPR-opdatering

Systemet bliver natten efter hver hverdag opdateret med oplysninger fra CPR-registret i Danmark.

Opdateringen overvåges af Kimik IT, der også handler hvis der opstår problemer med opdateringen.

I forbindelse med opdateringen sendes der en status-email til en eller flere brugere i kommune, der er angivet som ansvarlige for CPR-opdateringen. Emailen har informativ karakter. Det er altså ikke meningen at brugeren skal reagere hvis emailen udebliver eller indeholder en meddelelse om fejl. Som angivet ovenfor vil Kimik IT gribe ind.

Efter en CPR-opdatering sendes en såkaldt advis-liste til udvalgte brugere i kommunen. Advis-listen indeholder information vedr. borgere i kommunen, der har været udsat for en CPR-hændelse (flytning, ægteskab, dødsfald, osv). Advislisten sendes til medarbejdere, der har brug for denne information i forbindelse med deres arbejde. Det kunne f.eks. være pensionskontoret i socialforvaltningen.

Advis-listen kan herudover bestilles manuelt med side 130.

Sletning af ajourføring for fraflyttet borger

Når en borger fraflytter Grønland så sættes der pr. automatik interesse-markering på den pågældende borger. Det betyder at folkeregister-modulet holdes ajourført med oplysninger om denne borger.

Borgeren har under visse betingelser ret til at få denne ajourføring slettet. Det sker ved at henvende sig til folkeregistret i fraflytningskommunen.

Såfremt folkeregistret modtager en sådan henvendelse, så skal man først sikre sig at der ikke er et mellemværende mellem kommunen og den pågældende borger. Det kunne være et økonomisk mellemværende eller en igangværende sag. Såfremt der er et mellemværende bør man ikke slette ajourføringen. Hvis man sletter den vil folkeregistret ikke få ajourføring i forbindelse med borgerens fremtidige flytninger og andre ændringer.

Hvis der ikke er et mellemværende kan man få slettet ajourføringen ved at skrive til support@kimik-it.gl med angivelse af borgerens CPR-nummer.

Funktioner

Systemets funktioner kan inddeles i fire typer:

Forespørgsler på enkelte CPR-numre eller grupper af CPR-numre. Svar på forespørgslerne fås på skærmen med mulighed for udskrift af skærm-kopi til printer.
Opdeling af kommunens egne borgere efter distrikt.
Udskrift af lister på papir.
Udskrift af bopælsattester.

ad 1.Forespørgsler kan i princippet foretages af medarbejdere i alle forvaltninger, men typisk vil adgangen til mere følsomme persondata være stærkt indskrænket. Opslag på adresse-oplysninger m.v. kan typisk gives til flere medarbejdere. De ikke-personlige opslag, f.eks. postnumre, bør alle have adgang til.

ad 2. Kommunens beboere kan opdeles i distrikter gennem tildeling af et distriktsnummer til én eller flere vej(e). Det er altså ikke den enkelte person, man giver et distriktsnummer, men den vej personen bor på.

Når en ny vej oprettes, så er det ikke nok at vejen bliver oprettet hos CPR. Den kommer først til at optræde i Winformatik folkeregistersystemet, når der er nogen, der flytter ind på den pågældende vej. Det skyldes at der kun abonneres på PERSON-oplysninger fra CPR, ikke på VEJ-oplysninger. Når kommunen så modtager oplysninger om en person, som er flyttet ind på vejen, så vil systemet aflæse vejkode og vejnavn, og oprette vejen i folkeregistersystemets vej-tabel.

Processen omkring oprettelse af en ny vej er:

	Begivenhed	Winformatik
A	Teknisk forvaltning klarmelder den nye vej	Vejen optræder endnu ikke i Winformatik
B	Folkeregister-kontoret indberetter den nye vej til CPR. Dette sker enten via "CPR-VEJKORT INDBERETNING" eller via CPR-Ajour.	Vejen optræder endnu ikke i Winformatik
C	Folkeregister-kontoret indberetter den første indflytning på den nye vej til CPR-systemet.	Vejen optræder endnu ikke i Winformatik
D	Kommunen modtager oplysninger fra CPR (typisk natten efter C)	Nu optræder vejen i Winformatik; men uden distrikts-nummer
E	Folkeregister-kontoret angiver med side 120 hvilket distrikt den nye vej hører til (Foretag en søgning efter veje "Uden distrikt").	Nu tilhører vejen et distrikt; men personerne, der bor på vejen er endnu ikke tilknyttet distriktet.
F	Kommunen modtager oplysninger fra CPR (typisk natten efter E)	Personerne, der bor på vejen, er nu også tilknyttet distriktet, og optræder under distriktet i oversigten på side 100.
G	En vej er ikke tilknyttet lokalitet, se side 112	Hvis en vej lige er oprettet, så skal den tilknyttes en lokalitet. Du kan kontakte den Folkeregister-ansvarlige. Hver nat overvåges, om der er veje som mangler en lokalitet og den folkeregister-ansvarlige i kommunen får en mail. Han skal så give Kimik-iT besked om hvilken lokalitet vejen skal knyttes til. Se side 112, vælg Veje og din kommune, sorter dernæst på lokalitet. Her kan du se hvilke veje der mangler lokalitet.

Bemærk, at der godt kan gå mange dage mellem punkt B og punkt D. I den periode vil vejen ikke optræde i Winformatiksystemet.

ad 3. Der kan udskrives forskellige lister:

personlister af forskellig type
statistik-udskrifter

ad 4. Der kan udskrives en bopæls-attest for en eller flere personer i en husstand. Læs mere.

Bemærk at bopælsattester, der udskrives via www.sullissivik.gl kun kan omfatte personer, som den person, der er logget ind via NemID, er formelt relateret til (den tætte familie).

Bopælsattesten (via Sullissivik) omfatter:

Personen selv
Personens ægtefælle / registrerede partner (*)
Personens børn (uanset alder) der bor på samme adresse som personen (*)

Bopælsattesten (via Sullissivik) omfatter ikke:

Personens forældre
Andre voksne, som ikke er personens ægtefælle / registrerede partner eller personens barn
Børn, som personen ikke er forælder til
Logerende, selvom de bor på samme adresse som personen

(*) Det kan vælges om attesten kun skal udskrives for personen selv eller om den skal udskrives for personen selv plus de personer i husstanden, som personen formelt er relateret til.

Vis på kort

Systemet rummer en mulighed for at vise en adresse på et kort. Eksempel

Ved at trykke på knappen "Vis på kort" vises bygningen på et kort:

I visse byer/bygder anvendes ikke B-nummer i adresserne. B-nummeret er nødvendigt for at kunne vise bygningen på et kort. Derfor forsøger systemet at finde B-nummeret ud fra Grønlands Adresseregister. Eksempel:

Bemærk, at B-nummer er markeret med en stjerne (*). Det betyder at B-nummeret ikke er fundet i CPR som de øvrige oplysninger på side; men at B-nummeret derimod er fundet via Grønlands Adresseregister.

Hvis B-nummer ikke kan findes så er knappen "Vis på kort" udeladt:

Bemærk: Kortfunktionen er baseret på NunaGIS (Asiaq), og er derfor afhængig af at denne er funktionel.