Oversigt

1. Regnskabsår på bilag
2. Gruppe-begreb på bilag
3. Attestation og anvisning på linieniveau
4. Kontrol af attesterende og anvisende bruger

1. Regnskabsår på bilag

Det er muligt at angive et regnskabsår på et bilag i side 307. Det skal bruges i forbindelse med primo/ultimo bogføring. Man kan vælge mellem åbne regnskabsår.
 

2. Gruppe-begreb på bilag

Hvis gruppefeltet er udfyldt, så betragtes et antal bilag som en gruppe. De enkelte bilag i gruppen skal ikke beløbsmæssigt gå i nul; men det skal gruppen summeret på tværs af bilagene i gruppen. De enkelte bilag i gruppen attesteres og anvises hver for sig. Bilagene i gruppen kan ikke bogføres før alle bilag i gruppen er attesteret og anvist.

Gruppe-nummeret kan passende sættes til det første bilagsnummer i gruppen.

Grupper kan anvendes til f.eks. bygdeafregning. Eksempel:

Side 1    Afregningsark
Side 2    Udgiftsbilag vedr. teknisk forvaltning
Side 3-4 Udgiftsbilag vedr. social forvaltningen

Side 1 scannes ind som bilag 56
Side 2 scannes ind som bilag 57
Side 3-4 scannes ind som bilag 58

Gruppe sættes til 56 for alle 3 bilag.

Bilag 56 udfyldes med det samlede beløb i kredit, art = kreditorafregning

Bilag 57 og 58 udfyldes med debet-beløb på de respektive driftskonti

Fordelen ved opdelingen er at hvis man efterfølgende klikker på posteringen svarende til bilag 57, så vises kun dette; ikke bilag 56 og 58, som er uvedkommende for teknisk forvaltning.

Hvis gruppefeltet ikke er udfyldt, så er det et enkeltstående bilag, som beløbsmæssigt skal gå i nul i sig selv.

I side 308 vises grupperede bilag med en ramme omkring:

Kolonnen Sum viser den samlede sum indenfor gruppen.

Kolonnen L viser antallet at linier.

3. Attestation og anvisning på linieniveau

Det er muligt at attestere på linie-niveau. Hvis f.eks. en regning skal deles mellem to forvaltninger, så kan de enkelte forvaltninger attestere og anvise hver sine linier i bilaget.

Ved af føre musen hen over hakket i en linie kan man se hvem, der har attesteret hhv anvist og hvornår det er sket.

Hvis der sættes hak i Att. hhv Anvis. på bilagsniveau (altså øverst i vinduet), så "smitter det af" på de linier, der endnu ikke er blevet attesteret/anvist. I den normale situation, hvor hele bilaget attesteres/anvises af den samme, så man man altså nøjes med at sætte hak i de øverste to felter (Att.: og Anvis.:)

4. Kontrol af attesterende og anvisende bruger

Det er muligt at kontrollere om den bruger, der attesterer hhv. anviser har ret det det for den pågældende konto / art.

Det styres med systemkonstant 321 og 322 om der skal kontrolleres for attestation hhv. anvisning.

Der kontrolleres kun hvis beløbet er i debet.

Rettighederne angives i side 355.

Det anbefales at give anvisningsrettighed til alle medarbejdere i bogholderiet til konto = %. Det betyder at de kan anvise alle konti. Det må de selvfølgelig kun gøre hvis der foreligger et underskrevet bilag fra en medarbejder, der faktisk må anvise.

Endvidere skal de enkelte medarbejdere ude i forvaltningerne gives rettighed til art = kreditorafregning (dette er hvis det drejer sig om en kreditnota). Herudover skal de have rettigheder til de konti som de må anvise, f.eks. sekretariatet: Konto = 1%.

Der kan også gives rettigheder til arter og konti med bestemte fagkoder.