Vejledning til overgang til Prisme

Indhold

Indledning
A-bidrag
Daginstitution - Bogfør periode
Lønkørsler
Børnetilskud
Brætsalg
Bogføring af sociale udbetalinger
Boligsikring
Renovation
Sider i Winformatik efter overgang til Prisme

Indledning

Når kommunen overgår til ERP-systemet Prisme, vil der være en række af de arbejdsgange der tidligere er foretaget i Winformatik, som fremover vil skulle foretages i Prisme i stedet.
I praksis vil det betyde at nogle arbejdsgange fremover vil skulle foretages 100 % i Prisme og andre arbejdsgange vil stadig skulle 100% i Winformatik.
For at få et overblik over hvilke arbejdsgange der overgår til Prisme, se her:  Modulernes fremtidige placering
Der vil dog også være arbejdsgange, hvor første del af arbejdsgangen udføres i Winformatik, og anden del af arbejdsgangen udføres i Prisme. Det er disse arbejdsgange der beskrives i denne vejledning.

Læs her om det tekniske samspil mellem Winformatik og Prisme efter ibrugtagning af Prisme.

I en kort overgangsperiode kan der være tale om en alternativ arbejdsgang hvor Winformatik danner bankfil, og hvor der skal bogføres i Prisme uden bankoverførsel. Dette skal i hvert enkelt tilfælde aftales med leverandøren af Prisme: Fujitsu.

A-bidrag:

Så længe man ikke er overgået til Prisme laves A-bidrag således:

1. Indtastning med side 585 (A-bidrag Sag/søgning)
2. Bogføring med side 586 (A-bidrag – Bogføre)
3. Regningsdannelse/udskrift med side 216 (Udskriv regninger)
4. Bankoverførsel med side 362 (Kreditorafregning)

Overgangsperiode: Punkt 1 og 2 udføres i Winformatik, punkt 3 udføres i Prisme, punkt 4 udføres ved manuel indtastning i Grønlandsbanken netbank. NB: Advisering til Fujitsu vedr. bogføring uden bankoverførsel.

Når man er gået over til Prisme skal pkt. 1 og 2 stadig udføres i Winformatik, mens pkt. 3 og 4 skal udføres i Prisme.  

Daginstitution- Bogfør periode:

Så længe man ikke er overgået til Prisme laves bogføring af periode således:

1. Bogføring med side 522 (Daginstitution - Bogfør periode)
2. Oversendelse til betalingsservice med side 272 (PBS: Behandling af data til og fra PBS).
3. Regningsudskrivning med side 216 (Udskriv regninger)

Overgangsperiode: Ikke relevant i QE.

Efter at man er gået over til Prisme skal pkt. 1 stadig udføres i Winformatik, mens pkt. 2 og 3 skal udføres i Prisme.  

BEMÆRK: Når man er gået over til Prisme, kan side 501 (List børn – Registrering af barn) ikke længere anvendes til at se om regningerne er betalt (Restance?). Det skyldes at indbetalingerne kun registreres i Prisme; ikke længere i Winformatik. Disse oplysninger skal efterfølgende findes via Prisme.

 

Lønkørsler:

Så længe man ikke er overgået til Prisme bogføres lønkørsler med side 403 (Bogføring af lønkørsel) i Winformatik.

Overgangsperiode: Skal aftales med Centralløn.

Når man er gået over til Prisme skal lønkørsler bogføres via Prisme.

Børnetilskud:

Så længe man ikke er overgået til Prisme håndteres børnetilskud således:

1. Beregning af børnetilskud med side 550 (Børnetilskud - Ajourfør udbetalings-underlag).
2. Bogføring med side 552 (Bogføring af børnetilskud)
3. Bankoverførsel med side 552 (Bogføring af børnetilskud - Dan Bankfil)

Overgangsperiode: Alle 3 punkter udføres i Winformatik. NB: Advisering til Fujitsu vedr. bogføring uden bankoverførsel.

Når man er gået over til Prisme skal pkt. 1 og 2 stadig udføres i Winformatik, mens pkt. 3 skal udføres i Prisme.
Bemærk at batch-jobbet i Prisme skal køres således at bankoverførsel kan nås - typisk kl. 7 på udbetalingsdagen.

Brætsalg:

Så længe man ikke er overgået til Prisme håndteres brætsalg således: 

1. Bogføring med side 417 (Brætsalg: Beregning og bogføring)
2. Bankoverførsel med side 362 (Kreditorafregning) - inkl. modregning hos Inddrivelsen

Overgangsperiode: Punkt 1 udføres i Winformatik, punkt 2 udføres ved manuel indtastning i Grønlandsbanken netbank. NB: Advisering til Fujitsu vedr. bogføring uden bankoverførsel. Der kan ikke modregnes hos Inddrivelsen i overgangsperioden.

Når man er gået over til Prisme skal pkt. 1 stadig udføres i Winformatik, mens pkt. 2 skal udføres i Prisme.  

Bogføring af sociale udbetalinger:

Så længe man ikke er overgået til Prisme håndteres bogføring af sociale udbetalinger således:

1. Bogfør med side 562 (Bogføring sociale udbetalinger)
2. Dan bankfil med side 562

Overgangsperiode: Begge punkter udføres i Winformatik. NB: Advisering til Fujitsu vedr. bogføring uden bankoverførsel.

Når man er gået over til Prisme skal pkt. 1 stadig udføres i Winformatik, mens pkt. 2 skal udføres i Prisme.  

Boligsikring:

Så længe man ikke er overgået til Prisme håndteres boligsikring således:

1. Indtastning af ansøgninger med side 570 (Boligsikringsansøgninger).
2. Beregning og bogføring med side 571 (Beregn og bogføring boligsikring)
3. Bankoverførsel til udlejer med side 362 (Kreditorafregning)

Overgangsperiode: Ikke relevant i QE.

Når man er gået over til Prisme skal pkt. 1 og 2 stadig udføres i Winformatik, mens pkt. 3 skal udføres i Prisme.

Renovation:

Så længe man ikke er overgået til Prisme håndteres renovation således:

1. Bogføring med side 861 (Renovation - Bogfør periode)
2. Oversendelse til betalingsservice med side 272 (PBS: Behandling af data til og fra PBS).
3. Regningsudskrivning med side 216 (Udskriv regninger)

Overgangsperiode: Ikke relevant i QE.

Efter at man er gået over til Prisme skal pkt. 1 stadig udføres i Winformatik, mens pkt. 2 og 3 skal udføres i Prisme.  

Sider i Winformatik efter overgang til Prisme.

Sider i Winformatik/økonomi, som stadig skal anvendes

Siderne til oprettelse af kunder, art og konti anvendes hvis der bliver behov for at oprette nye kunder, arter eller konti. Bemærk, at der skal ske en tilsvarende oprettelse parallelt i Prisme. Side 360 anvendes til at oprette bankkonto til brug for udbetaling af A-bidrag.

Sider i Winformatik, som erstattes af funktionalitet i Prisme:

Nedenfor oplistes de sider i Winformatik, som ikke længere skal anvendes som en del af de daglige arbejdsgange, når man er gået over til Prisme. De arbejdsopgaver som tidligere blev udført ved hjælp af disse sider, skal fremadrettet udføres i Prisme.

Det vil dog være muligt at anvende disse sider til opslag af historiske data i Winformatik hvor dette er nødvendigt. Det er vigtigt at være opmærksom på at man kun kan forvente at de data, der hidrører fra tiden frem til overgangen til Prisme, er korrekte. Hvis man har behov for at fremsøge historiske data, som relaterer sig til tiden efter overgangen til Prisme, skal disse data findes via Prisme.