I Kasse- og regnskabsregulativet for Qaasuitsup står der følgende:

6.4 Anvisning

Beføjelsen til at anvise regnskabsbilag tilkommer borgmesteren. Borgmesteren har derfor ansvaret for at udpege de ledende medarbejdere, der har den daglige anvisningsret.

 

Anvisningsbemyndigede personer kan ikke anvise til sig selv.

 

Borgmesteren fastsætter desuden nærmere regler for interne kontroller og ledelsestilsyn og håndteringen af rollen som anvisningsbemyndiget. I Qaasuitsup Kommunia skal anvisningen af regnskabsbilag som hovedregel foregå som en integreret del af budgetkontrollen, suppleret med det almindelige ledelsestilsyn.

 

Det betyder, at påtegning af det enkelte regnskabsbilag kun sker undtagelsesvis og ud fra krav fastsat af Økonomiudvalget, jævnfør Retningslinjer for bogføringsprocessen.

 

Den budgetansvarlige for det enkelte aktivitetsområde skal herudover tage stilling til, hvornår der inden for det enkelte område kræves individuel anvisningspåtegning på det enkelte regnskabsbilag og hvornår anvisningen kan ske ved en kombination af bevillingskontrol og ledelsestilsyn.

Vedrørende attestation

Direktøren for Ressourcer/Teknik udarbejder retningslinjer for udpegning og oprettelse af de personer der skal autoriseres til at bogføre regnskabsbilag. De anvisningsbemyndigede godkender den/de personer, der skal autoriseres til at attestere regnskabsbilag.

 

Det forudsættes, at disse personer forinden oprettelsen i systemerne i tilstrækkeligt omfang vejledes omkring forretningsgange, interne kontroller mv. Den anvisningsbemyndigede har ansvaret for, at denne instruktion finder sted.

Direktøren for Ressourcer/Teknik udarbejder vejledende retningslinjer for bogføringsprocessen og bistår i øvrigt de decentrale enheder med råd og vejledning på området. I retningslinjerne fastsættes de nærmere principper for disponering og attestation.

 

Kommunens regnskaber føres på grundlag af kontrollerede regnskabsbilag, såvel fysiske som elektroniske bilag kan accepteres.

 

Med kontrol menes i denne forbindelse, at:

• varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte
• mængde, kvalitet og pris er kontrolleret
• konteringen er korrekt
• eventuelle interne kompetenceregler (eller tilsvarende) er overholdte
• øvrige regler, jævnfør bilag om bogføringsprocessen, er overholdte

 

Bogføringsgrundlaget kan være elektroniske bilag, og her skal dokumentationen for attestation, anvisning og bilagsbehandling i øvrigt være en del af det elektroniske workflow.