Omlægning af bilags og kasse-registering til Winformatik. Herudover mulighed for at håndtere alle bilag elektronisk. Dvs. at alle bilag skal scannes ind i Scanjour, attesteres, anvises og bogføres elektronisk. Efterfølgende mulighed for at hente bilag på skærmen i forbindelse med sagsbehandling af de enkelte posteringer.
Omlægningen omfatter de gamle billeder 300, 301, 303 og 304. Denne foretages uden integration med ScanJour.
Integrationen med ScanJour sker i følgende sider:
| Side-nr | Funktion |
| 307 | Elektronisk attestation og anvisning |
| 308 | Oversigt over udestående bilag samt bogføring af bilag |
| 201, 310, 312 | Mulighed for visning af det indscannede bilag ved klik på postering |
Side 307 og 308 er nye sider. De øvrige er eksisterende sider, der modificeres således at hvis ScanJour-integrationen er installeret, så gives mulighed for visning af bilag.
Captia er en web-udgave af ScanJour's sagsbehandlingsdel. Nedenstående tager udgangspunkt i at kommunen har installeret ScanJour og Captia.
Så snart som muligt efter bilaget er kommet ind i kommunen skal det indscannes og registreres i ScanJour. Det tildelte dokumentnummer skrives med kuglepen øverst på bilaget, således det på den måde sikres at bilaget kun scannes ind én gang. Herefter arkiveres papirbilaget, og den videre behandling sker udelukket på grundlag af den elektroniske udgave af bilaget.
Bilaget registreres som en dokument med dokumentgruppen BOGFØRINGSBILAG. Dokumentet tildeles til ansvarlig afdeling = Bogholderi eller Sagsbehandler = bestemt medarbejder i bogholderiet. Dokumentet er åbent for ændring af sagsbehandler m.v..
Der kan eventuelt knyttes flere dokumenter til via dokumenthenvisning i Captia.
En intern postering kan laves ved at oprette f.eks. et Word-dokument som et ScanJour-dokumentmed dokumentgruppe BOGFØRINGSBILAG.
Et ScanJour-dokument med dokumentgruppe BOGFØRINGSBILAG har tre ekstra felter, som fremgår når man ser på dokumentet i Captia:
I felterne kan der enten stå ingenting eller et checkmærke . Felterne kan ikke udfyldes direkte; men de får et indhold som følge af processen som beskrevet nedenfor.
I forbindelse med sagsbehandlingen kan der knyttes ekstra dokumenter, f.eks. et regneark med mellemregninger til bilags-dokumentet.
En medarbejder i bogholderiet fremsøger åbne dokumenter med dokumentgruppe BOGFØRINGSBILAG. Hvis der er tale om en faktura, påføres bilaget oplysning om leverandørens kunde-nummer, betalingsdato, faktura-nummer, beløb. Ansvarlig afdeling ændres fra Bogholderi til den fagforvaltning/institution, der skal attestere og anvise.
Såfremt der er tale om indbetalingskort (giro- eller FI-kort) udfyldes Ref-nr og Tekst som beskrevet her.
Dokumentet optræder nu blandt Mine åbne dokumenter for medarbejdere i den ansvarlige afdeling. Når medarbejderen åbner dokumentet i Captia, så fremkommer en side, der viser en bogføringskladde for bilaget således:
| Konto/art | Kunde-nr | Ref-nr | Tekst | Beløb |
|
Sum: |
Der kan tilføjes linier efter behov.
I felterne Att. og Anvis kan brugeren klikke for at foretage attestationen hhv. anvisningen. Herved vises brugerens initialer og dato ved siden af. I felter, der allerede er udfyldt af en anden bruger vises initialer for denne, og der kan ikke ændres i dette. Der skal attesteres før der kan anvises.
Når der er attesteret, så kan der ikke mere indtastes oplysninger i bogføringskladden, der hører til bilaget.
Såfremt det skal være to forskellige medarbejdere, der attesterer og anviser, så ændres dokumentets sagsbehandler til at være den næste i rækken.
Det skal være muligt for kommunen at vælge om man vil køre med kontrol af attestation/anvisning eller ej. Hvis der køres med kontrol, så skal man på forhånd i side 355 have angivet hvilke brugere, der må attestere hhv. anvise på hvilke konti, og systemet vil kontrollere, at kun brugere med ret til den pågældende konto kan sætte hak i feltet.
Eksempel
Hvis det modtagne bilag er en faktura vil der skulle anføres følgende:
Øverste linie er låst efter bogholderiets indtastning af oplysninger. Den attesterende kan indtaste et vilkårligt antal øvrige linier; men total beløbet skal give nul.
Bemærk, at eventuel inkassos eventuelle modregning, og den senere bankoverførsel ikke vedkommer dette system.
Der skal være mulighed for at få en liste over bilag, der har betalingsdato inden en bestemt dato, som som endnu ikke er attesteret og anvist. I listen skal den ansvarlige afdeling være angivet.
Når en bogføringskladde for et bestemt bilag er udfyldt med de nødvendige oplysninger, så kan det bogføres. Det skal overvejes om det kan ske direkte fra ovenstående side eller der skal laves en separat side til det. Det taler for en separat side at man så kan styre rettighederne.
Der dannes én postering for hver linie i kladden.
Når bogføringskladden bliver bogført, så markeres det tilhørende ScanJour-dokument som afsluttet, og dermed låst. Hermed forsvinder dokumentet ud af listen Mine åbne dokumenter. Bogføringskladdens indhold overføres til posteringsdetaljer for posteringerne.
Dokumentets Bogført-felt vises nu med et check-mærke.
Når en postering vises i Winformatik, f.eks. i et kontoudtog, så kan man klikke på den, og få åbnet et Captia-vindue med det indscannede bilag. Samtidig vises et vindue med posteringsdetaljerne, der hører til.
Kvitteringer for indbetaling hhv. udbetaling af eksisterende kreditpost skal ikke indscannes. Det kan være interessant at få indscannet udgiftsordrer - også med henblik på kopi-orientering til skattekontoret. Dette bør dog ske efter kassen er lukket for ikke at forsinke kasse-ekspeditionen. (se også punkt 1 under udbygning). Det anses ikke for politisk spiseligt at forlange at al udbetaling sker via bank.
Det har været diskuteret om det skulle være muligt at indscanne hele dagens bogføringsbilag for en bestemt terminal på en gang. Det skulle så betyde, at der blev oprettet en sag med identifikation terminal-nummer plus dagsafslutningsjournal-nummer (eller måske blot dato), og at alle de indscannede bilag blev tilknyttet denne sag som dokumenter. Dette svarer det den arkiveringsmetode, som anvendes bl.a. i Qasigiannguit.
Det vil ikke være muligt pr. automatik at knytte posteringsnummer og det enkelt dokument sammen. Det skyldes at der ikke er en 1-til-1 sammenhæng mellem posteringer og bilag.
Problemet med denne metode er at det vil være forholdsvis besværligt at komme fra en postering (med posteringsnummer) til det bilag, som hører til posteringen. Derfor skønnes det at denne funktion ikke skal laves i første omgang.
Morten Trads, Kommunernes Revision Ålborg, har været kontaktet telefonisk. Han påpegede at det vigtigste var at sikre at et bilag ikke blev bogført to gange.
Endvidere skal det sikres at der ikke kan ændres i indtastede oplysninger senere i forløbet.
Det er nødvendigt at der kan angives att/anvis på hver enkelt linie. Det skal stadig være muligt at att/anvise for hele bilaget på en gang.
Der skal være et felt til at angive regnskabsår for hvert bilag. Det er ikke nødvendigt med et regnskabsårsfelt på hver linie.
I første omgang skal systemet kunne håndtere eksterne fakturaer. Dernæst interne bilag, og til sidst bilag der indscannes efter de er bogført.