Påligninger

Overblik

Med påligningssystemet kan man angive tilbagevendende opkrævninger/udbetalinger, f.eks. renovation. Systemet husker oplysningerne fra gang til gang.

Inden bogføring af en periode kan man rette i oplysningerne. De posteringer, der dannes ved bogføring, vil fremgå af månedsoversigten.

Der er med side 215 og 216 mulighed for at udskrive regninger på papir baseret på det pålignede; men det er ikke noget krav. Side 215 udskriver almindelige regninger, side 216 udskriver regninger med FI-kort (Fælles indbetalingskort).

Se evt. video-vejledningen

Til sidst i dette dokument findes et afsnit, der beskriver kontering i forbindelse med påligning.

Sider

211 Påligning. Indtastning
212 Påligning med modregninger. Indtastning
213 Påligning med modregninger. Igangsætning
214 Påligning. Igangsætning

211 Påligning. Indtastning

Generelt

Med dette billede indtastes påligninger (f.eks. husleje), og masse-udbetalinger (f.eks. aldersrente). Påligninger angives med positivt beløb (uden fortegn), udbetalinger angives med negativt beløb (- foran tallet).

Til hjælp i påligningen findes der en pålignings-bunke, der f.eks. ser sådan ud for kommunal husleje:

KUNDE-NR	REFERENCE	BELØB
0000000001	123-101	1.234,00
0000000001	321	2.345,00
0000000002	123-001	999,00

Kunde nr. 1 har to leje-mål hos kommunen, ét i BNR 123 og ét i BNR 321.
Kunde nr. 2 har kun et lejemål.

Denne pålignings-bunke gemmes fra måned til måned. Man kan frit rette i den, f.eks. ændre beløbet eller tilføje en ny kunde. Linier i bunken kan slettes. Man kan udskrive bunken på papir så tit det ønskes.

For hver art findes et antal bunker, der hver indeholder nogle pålignings-linier (d.v.s. Kunde-nr, Reference-nr og Beløb).

Bunkerne er uafhængige af hinanden, og kan anvendes til hver sit formål. F.eks. :

Bunke	Anvendelse
01	Renovations-regninger i byen
02	Renovations-regninger i bygden
03	Ad-hoc (lejlighedsvise) påligninger (kan slettes hver gang den har været brugt)

Man kan slette bunker, der ikke skal bruges mere.

Søgning af bunker

På side 211 og 212 kan du kan søge på en bunkes art-nr og art-navn, bunke-nr og bunke-navn. Du kan også søge på en pålignings kunde-nr, kunde-navn og reference. I feltet bunke navn og art navn kan du s krive noget af ordet du vil finde. F.eks. i feltet bunke navn kan du skrive renov og du vil se de bunker, hvor bunke ordet indeholder "renov". I de øvrige felter kan du angive hele søge-navnet eller evt. nøjes med at angive en del af søge-navnet i søgefeltet. Når du trykker på knappen Søg, vil du få vist en oversigt over de bunker som opfylder søgekriterierne. Der vises art -nr, art-navn bunke -nr og bunke-navn. Du kan klikke på art-nr. i listen og du vil da gå til side 211D/212D. Du kan også oprette en ny bunke ved klik på knappen Ny. Hvis du vil oprette en bunke hvor man kan anvende modregning i påligninger, vælg da side 212.

Redigere eller oprette bunker side 211D eller 212D

Ved redigering af bunke kan du ændre beskrivelsen af bunken samt tilføje og slette påligninger som er knyttet til bunken.

Knappen Ny bunke opretter en ny bunke og du skal indtaste oplysninger i felterne.

Knappen Slet bunke sletter en bunke OG dens tilhørende påligninger. En påligning kan ikke stå alene, men er altid tilknyttet en bunke. HUSK for at slette en pålignings-linie, så skal du sætte kryds ud for selve pålignings-linien og til sidst trykke på Anvend-knappen.

Knappen Anvend og OK gemmer oplysninger om bunken samt bunkens tilhørende påligninger. Der checkes om de tvungne felter er udfyldte, men hvis f.eks. et kunde-nr ikke findes når du klikker på Anvend eller OK knappen, så kommer en fejlmeddelelse eller markeres med en rød stjerne ( *). Dernæst skal du rette f.eks. kunde-nr og klik på OK eller Anvend igen. Bemærk, at du kan oprette/rette en bunke og indtaste påligninger og til sidst klikke på knappen Anvend/OK. Forskellen på de to knapper er, at man bliver på siden ved klik på Anvend , men ved klik på OK forlader du siden.

Knappen Udskriv: Udskriver rapport over en bunke og dens påligninger. Husk at gemme før du udskriver! Klik på Anvend knap.

Knappen Bogfør bogfører bunkens påligninger. Husk at gemme før du klikke på Bogfør knap. Klik på Anvend knap.

Påligninger:
I den nederste del af siden kan du sortere og udvælge påligninger som hører til bunken. MEN vær opmærksom på at når du sorterer eller udvælger, så kan det tage lang tid inden systemet er færdig med at udføre sortering eller udvælgelse!
Sortere: Du kan sortere på kunde-nr eller reference-nr. Vælg en af mulighederne og tryk på knappen Sorter. Som nævnt, det kan tage nogen tid før systemet er færdig med at sortere.
Søge: Du kan søge på den første del af et kunde-nr. eller hele kunde-nr. F.eks. hvis kunde-nr er 9182736453, og du søger på 9182 som er den første del af kunde-nr., så vil du se påligninger hvor kundenr er 9182736453. Du kan søge på hele reference-nr og kunde-navn eller en del af det. Når du indtastet i søge-felterne, klik på Udvælg-knappen få at få vist de påligninger som opfylder dine søge-kriterier. Hvis du igen vil se alle påligninger, klik da på Vis alle knappen.

Tilføje påligninger. Bemærk, at der er ti ekstra tomme linjer. De er til indtastning af nye påligninger.
Hvis du ikke kender kunde-nr. så kan du slå det op ved at klikke på på knappen med de tre prikker i kunde. MEN, vær opmærksom på, at når du slår en kunde eller drif tskonto op , så kan det tage lang tid. Hvis det er muligt, så undgå opslag af kunde og driftskonto. Hvis reference feltet er udfyldt i sektionen under bunke, så skal man også udfylde reference-feltet i påligninger.
Tilføj alle dine påligninger og tryk så Anvend eller OK knappen til sidst.

Hvis du vil slette påligninger, så sæt kryds i "Slet række?" check-boksen ud for den påligning du vil slette. Til sidst skal du så trykke på Anvend eller OK knappen. Du kan sagtens slette (altså sæt kryds i Slet række ud for påligning) og oprette nye påligning i den samme arbejdsgang.

Du skal ikke at slette de tomme rækker før du skal gemmer.

Om driftskonto. Eksempel: Hvis en børnehave køber ydelser hos kommunen, såsom tømning af skraldespand, så kan børnehaven og kommunen aftale, at kommunen altid anvender børnehavens renovations-konto. På den måde spares der tid og sagsbehandling, for sagsbehandler behøver ikke indhente oplysninger om hvilken konto der skal anvendes. Ligeledes behøver børnehaven heller ikke anføre konto ikke hver gang der skal betales for tømning af skraldespand.

212 Påligning med modregninger. Indtastning

Side 211D og 212D er næsten ens bortset fra at på side 212D ses to felter mere, nemlig Rest og Modregnings-knap i hver pålignings-linje.
Bemærk: Du kan kun ændre referencenummer, hvis der ikke er en modregning tilknyttet. Hvis du har brug for at ændre reference-nr på en påligning hvor der er en modregning tilknyttet, så skal du 1) slette modregning 2) ændre reference-nr og tryk Anvend 3) tilknyt modregning igen.

Her indtastes påligninger med modregning i andre arter.

For at åbne for indtastning af modregning, klik på knappen Modregning. Der er to linjer som du kan anvende til indtastning, som regel er det nok med blot en linje. Ved udfyldelse af feltet Art, kan du trykke på Liste-knappen ud for Art. Hvis det er muligt, så undlad at slå Art op. Angiv også beløb for modregning og husk at beløb skal have modsat fortegn af hoved-beløbet. Feltet Rest beregnes ikke løbende, dvs. at Rest beregnes til sidst når du klikker på Anvend knappen. MEN bemærk at det kan tage lang tid for systemet at finde en art.

Der vil være fejl i modregning, hvis en eller flere af følgende regler er overtrådt:

Inden for en påligning må der ikke være to modregning med samme Art.
Hvis påligning beløb er positiv, så skal alle beløb i tilhørende modregning være med negativ fortegn ( - )
Hvis påligning beløb er negativ, så skal alle beløb i tilhørende modregning være positive ( - )
Summen af modregnings beløb må ikke overstige pålignings beløb
Der må kun være numeriske tegn (tal) i beløb
Du forsøger at ændre reference-nr for en påligning som har en Modregning tilknyttet

Eksempel på påligning med modregning (en kunde):

ART	BESKRIVELSE	BELØB
101	Brutto-husleje	2.000,00
301	Bolig-sikring	-200,00
	Netto-husleje (rest)	1.800,00

Modregningsbeløbene skal have modsat fortegn af hoved-beløbet, og der må ikke modregnes mere end hoved-beløbet.

Hver kunde må kun optræde én gang indenfor hver bunke. Kunden må dog godt optræde flere gange, hvis der er forskelligt reference-nummer. Det kan f.eks. være en kunde, der har flere lejemål hos kommunen. Referencen skal afgøre hvilket lejemål, der er tale om (f.eks. B-nr, lejlighed-nr).

Bunkerne gemmes fra gang til gang. Man kan frit rette i en bunke, f.eks. ændre beløbet eller tilføje en ny kunde. De enkelte påligninger (incl. de tilhørende modregninger) kan slettes. Man kan udskrive bunken på papir så tit det ønskes. Hele bunken kan slettes på en gang.

Bunken bogføres ved hjælp af side 213.

213 Påligning med modregninger. Igangsætning

Bogføring af en pålignings-bunke, der er indtastet med billede 212. Systemet gennemløber pålignings-bunken, og laver posteringerne til de enkelte kunder ud fra den. Der udskrives en pålignings-journal med angivelse af hvilke konti/arter, der er posteret på.

Der kan udskrive regninger til de enkelte kunder med side 215. Posteringerne vil desuden fremgå af deres måneds-oversigt.

I forbindelse med påligningen skal der anføres en posterings-tekst, der bliver fælles for alle kunderne. Det kan f.eks. være angivelse af hvilken periode, der er tale om. Teksten kan angives ved at skrive nummeret på en af standard-teksterne. En tekst, der er forskellig fra kunde til kunde, kan angives via referencen. Der skal desuden anføres to betalings-datoer, en for debet-beløb, og en for kredit-beløb. Typisk kan kredit-beløb udbetales med det samme, mens debet-beløb først skal betales af kunden efter en vis frist (f.eks. 20 dage).

Såfremt der skal bruges et andet regnskabsår end kalenderen viser, skal du ændre i felterne regnskabsår og -måned. Det gælder f.eks. når der i december udskrives husleje-regninger vedrørende januar næste år.

214 Påligning. Igangsætning

Bogføring af en pålignings-bunke, der er indtastet med billede 211. Systemet gennemløber pålignings-bunken, og laver posteringerne til de enkelte kunder ud fra den. Der udskrives en pålignings-journal med angivelse af hvilke konti/arter, der er posteret på.

Der kan udskrive regninger til de enkelte kunder med side 215. Posteringerne vil desuden fremgå af deres måneds-oversigt.

Kontering

I eksemplerne antages at der er indtastet positive beløb i påligningsbunkerne.

Ved påligningen debiteres hver kunde på bunkens art.

Den samlede indtægt ved påligningen krediteres på den konto, der er nævnt som KONTO1 for arten på side 353.

Man kan lave en bunke-specifik indtægtskonto ved at udfylde feltet Spec med bunke-nummeret. Eksempel:

I dette eksempel vil påligning med bunke 01 blive krediteret konto 40-02-00-70-00, mens påligning med de øvrige bunker under art 104 vil blive krediteret konto 91-05-80-90-43.

Såfremt KONTO1 er samlekonto for en anden art, så vil krediteringen ikke ske som ét stort beløb; men i stedet ske på de enkelte kunder under denne art