Dagsafslutning af økonomisystemet

Natten efter alle hverdage kører systemet en automatisk dagsafslutning. Formålet er at foretage automatiske posteringer samt ajourføre saldotal for alle konti.

Der kan foretages en manuel dagsafslutning med side 330.

Betingelser for dagsafslutningen

Dagsafslutningen kan kun iværksættes, hvis ingen personer er i gang med bogføring. Desuden skal hver terminals tælleværk være lig med nul (debet = kredit).

Side 330 og side 302 kan bruges til at afgøre om betingelserne for dagsafslutningen er opfyldt.

Dagsafslutningen vil forsøge at udbedre nogle af de forhindringer, som forårsager at dagafslutningen ikke kan gennemføres. Her nævnes forhindringer som kan stoppe en dagsafslutning:

1. En terminal har status "I brug"

2. En terminal har sum af posteringer (afstemning) som er forskellig fra nul

3. En kasse-terminal har åbne kasseposter

ad a) Dagsafslutningen vil tvinge en terminal til status Fri, hvis det er mere end 8 timer siden den sidst blev taget i brug.

Punkt b og c udføres kun hvis systemkonstant nr 26 ”Skal dagsafslutning tvangslukke terminaler (J/N)” er lig med J.

ad b) Ubalancen posteres på terminalens fejl-konto (FEJLKT i side 353, art 0003), såfremt der er tilknyttet en fejl-konto til terminalen. Her skal man være opmærksom på, at en fejl-konto kun er en midlertidig konto og beløb som er posteret på fejl-kontoen bør snarest posteres på en passende konto.

ad c) Hvis en terminal har åbne kasseposter, så vil dagsafslutningen markere kasseposteringer med at de nu er lukkede. Bemærk, at en eventuel kassebevægelse er bogført på fejl-kontoen jvf. punkt b.

Dagsafslutningens indhold

Ved en dagsafslutnings-kørsel sker der følgende:

1. Dannelse af samleposteringer samt automatiske driftsposteringer (får terminal-nummer 99).

2. Dannelse af mellemregnings-posteringer mellem eksterne (herunder hjemmestyre) og kommune (får terminal-nummer 97).

3. Dannelse af automatiske mellemregnings-posteringer mellem regnskabsårene (kun kommunen) (får terminal-nummer 98).

4. Opdatering af diverse saldo-registre.

Resultatet af punkt 1 skal være, at summen af alle hovedbogs-posteringer er nul.

Såfremt summen efter punkt 1 stadigvæk er forskellig fra nul, selv efter forsøg på at udbedre forhindringer, kan dagsafslutningen ikke gennemføres.

Resultatet af punkt 2-3 vil være, at summen af posteringer indenfor regnskab (kommune/hjemmestyre/ekstern) og regnskabsår er nul. Dette betyder, at hvis hovedbogen stemmer før dagsafslutningen, vil den også stemme efter.

Resultatet af dagsafslutningen kan ses af de producerede journal-udskrifter, samt ved opslag i journal-loggen (side 331). Journaler kan genudskrives med side 322 og 325.

Efter endt dagsafslutning sender systemet en email, der angiver resultatet af dagsafslutningen. Email-adresserne angives med systemkonstant nr. 24 i side 16 under System-administration.

Automatiske driftsposteringer

Systemet kan foretage automatiske driftsposteringer, som en del af dagsafslutningen.

Baggrunden er afsnittet vedr "Underholdsbidrag og hjælp med tilbagebetaling" i Juli 2010 Ajourføring af den kommunale kontoplan, Budget & regnskabsrådet.

Eksempel på opsætning: