Byvis udskrivning af fakturaer

Ved overgangen til storkommuner er regningsudskrivning via s. 216 i Winformatik blevet mere kompliceret. Dels p.gr.a. af mængden af fakturaer, dels fordi man bestræber sig på at danne kørsler for regninger for hver by for sig. Dette sker fordi det jo er det mest hensigtsmæssige at udskrive fakturaen så tæt på kunden som muligt.

Derfor har vi gjort tiltag til at gøre det muligt at lave en automatisk udskrivning af fakturaer i lighed med det vi har gjort på side 233 Periodisk kontoudtogskørsel. Her sker kontoudtogene ved hver kørsel opdelt i kontaktpunkter, som kan udskrives hver for sig. Det er intentionen at kontaktpunkterne dækker over byer, således at man netop opnår en byvis udskrivning. Man kan eventuelt, men ikke nødvendigvis lægge de tilhørende bygder under byernes kontaktpunkter, men i princippet er står det de enkelte kommuner helt frit at definere deres kontaktpunkter ud fra behov og ønsker ang. udskrivning.

Noget tilsvarende har vi til hensigt at gøre for Udskrivning af fakturaer, således at man ikke længere manuelt skal samle påligningsbunkerne i byvise fakturakørsler. Dette sker, ligesom ved kontoudtog, ved at hver kunde via sin bopæl er tilknyttet et kontaktpunkt i kommunen.

Den måde vi har tænkt os at gøre det på, er ved at når man på s. 216 vælger påligninger til fakturering, dannes der en samlet kørsel for kommunen. Når fakturaerne er blevet dannet på basis af påligningerne er det tanken, at disse automatisk vil blive sendt til de enkelte kontaktpunkter via den email, som er knyttet til kontaktpunktet på s. 24 i Winformatik. Herefter kan de enkelte byer/kontaktpunkter selv udskrive og sende fakturaerne. Der vil naturligvis også være mulighed for på den nye s. 216 at genudskrive fakturaerne per kontaktpunkt, om nødvendigt, ved at vælge dels kørselsnummer og derefter kontaktpunkt for den pågældende fakturakørsel.

Man skal dog være opmærksom på at den byvise udskrivning af fakturaerne ikke nødvendigvis svarer til påligningsbunkerne. Det er fordi man godt kan lave påligningsbunker for personer eller kunder, som ikke har samme kontaktpunkt. Det kan f.eks. skyldes at man laver en påligningsbunke baseret på arter, som kan gå på tværs af kontaktpunkter. F.eks. kan man lave en påligningsbunke for renovation for Ilulissat og tilhørende bygder. Men hvis disse bygder har selvstændige kontaktpunkter, vil der dannes en email pr. kontaktpunkt med fakturaer. Det kan også være hvis kunden er flyttet f.eks. fra Qaanaaq til Ilulissat, efter bogføringen, men inden faktureringen. Kunden vil stadig få fakturaen, men sendt fra Ilulissat selv om den er pålignet i en bunke i Qaanaaq.

En særlig problemstilling angår kunder, som ikke er personer, men er firmaer. Her er det nødvendigt at knytte dem til et kontaktpunkt via side 240 i Winformatik for at sikre at de sendes til den rigtige by/kontaktpunkt. F.eks. kan kunden jo bo udenfor kommunen og hvis regningen angår Qaanaaq, vil denne faktura ikke automatisk komme under det kontaktpunkt der repræsenterer Qaanaaq. Men hvis kunden eksplicit knyttes til dette kontaktpunkt, vil fakturaer til denne kunde automatisk sendt til dette kontaktpunkt, som derefter kan udskrive det. Det skal dog lige bemærkes, at undlader man at tilknytte et firma til et kontaktpunkt, vil kunden stadig få fakturaen, men fra kommunens default kontaktpunkt, dvs. det kontaktpunkt, der bruges hvis man i øvrigt ikke kan finde kundens kontaktpunkt, f.eks. også i det tilfælde at et person er flyttet fra kommunen. I alle tilfælde vil kunden få fakturaren!

En problemstilling i forlængelse heraf er kunder, som har aktiviteter i flere byer. Det mest kendte er boligselskabet INI. Det er her vores tanke at en sådan kunde oprettes (stadig via s. 240) under hvert kontaktpunkt, således at de får en faktura for hver by/kontaktpunkt, de er kunde i.