Kreditorafregning

Indhold

Indledning

I det følgende beskrives sider og udskrifter, der kan bruges i forbindelse med kreditor-afregning.

Princip

  1. Fakturaer bogføres, og beløb til afregning ligger som kredit-poster under arten KREDITOR-AFREGNING
  2. Kommunen og den centrale Inddrivelsesmyndighed foretager eventuel modregning i posterne
  3. Posterne udbetales, idet de åbne poster debiteres og kommunens bankkonto krediteres
  4. Bank-fil overføres via weberhverv til banken

Systemet er primært beregnet til betaling af kreditorer; men kan også bruges til andre typer udbetalinger.

Sider

360 Registrering af bank-konti til kreditor-afregning
362 Styring af kreditor-afregning (Inddrivelse/bogføring/bankoverførsel/udskrift)

Opsætning

Før systemet kan bruges skal der foretages en opsætning af system-konstanter og arter.

Systemkonstanter

Systemkonstanter sættes op med side 016 under Systemadministration

Nr Beskrivelse Eksempel
301 Kontonummer i kontoplan for kreditor-afregning.
Når der afregnes vil denne konto blive krediteret.
9002009002
302 Bankkonto for kreditor-afregning, i alt 14 cifre.
4 cifre til registrerings-nummer
10 cifre til konto-nummer (foranstillede nuller)
64710001234567
305 Mappe til bankfiler \\winfoqa1\winfo_share\bank\
306 Kundenummer for Inddrivelsesmyndigheden 0001200000

Bemærk: alle værdier skal indtastes i feltet Char-værdi.

Arter

Der skal oprettes en art til kreditor-afregning, hvis en sådan ikke findes i forvejen. Samlekonto for arten skal være en statuskonto under kortfristet gæld. I det følgende står der blot KREDITOR-AFREGNING når det pågældende artsnummer skal bruges. Der kan evt. oprettes mere end en art.

De arter, der bruges til kreditor-afregning, skal være mærket med type KREAFR i side 353.

Såfremt der skal være kontrol af fakturanumre (se senere), så skal arten yderligere have mærket FAK_NR i side 353.

Hvis arten som udgangspunkt skal have modregning hos Inddrivelsesmyndigheden, så skal arten have mærket KREIND i side 353.

Side 360 Registrering af bankkonti til kreditor-afregning

Dette billede bruges til af angive, hvilke konti de enkelte kunder skal have overført penge til.

Siden kender kun registrerings-nummeret for Grønlandsbanken. Andre registrerings-numre kan indtastes, men der er ikke nogen kontrol af konto-numrene. For konto-numre i Grønlandsbanken foretages checkciffer-kontrol.

Man behøver ikke at indtaste bank-konti for alle kreditorer. Hvis konto-nummeret mangler, så efterlader systemet blot kredit-posten åben, og den må så udbetales manuelt med check eller kontant.

Der er heller ikke behov for bank-konti, hvis fakturaen indtastes som indbetalingskort - se senere.

Med knappen Udskriv kan der laves en udskrift af indtastede konto-numre.

Der skal være indtastet bankkonto for den kunde, hvis kundenummer er angivet som systemkonstant nr. 306. Det pågældende kontonummer bruges ved afregning af modregninger til Inddrivelsesmyndigheden.

Eksempel:

Kontrol af fakturanumre

Systemet kan lave kontrol af om samme fakturanummer fra en kreditor bruges mere end en gang. Dette er et forsøg på at forhindre at den samme faktura bliver betalt mere end en gang.

De arter, der skal omfattes af kontrollen, skal mærkes med FAK_NR i side 353.

Når fakturaen bogføres i side 316, så skal der indtastes fakturanummer i feltet Faktura. Systemet forlanger at der indtastes et fakturanummer, og kontrollerer om samme fakturanummer allerede har været anvendt for denne kreditor. Kunder i Winformatik, som har samme GER/CVR-nummer, tæller i denne forbindelse som én kreditor.

Indbetalingskort

Systemet kan håndtere Indbetalingskort med og uden kodelinie. D.v.s. FI-kort af type 71 og 75 eller girokort af type 01 eller 04.

Ved bogføring (med side 300, 301  eller 316) på kreditorafregningsarten skal der udfyldes således hvis arten ikke har mærket FAK_NR:

Betalingstype Ref-nr Tekst
Bankoverførsel (bruges ikke) Faktura-nr samt evt. kommunens kundenummer hos kreditor
FI-kort type 71 8-cifret kreditor-nr +71< betalingsident
FI-kort, type 75 8-cifret kreditor-nr +75< betalingsident
Giro-kort, type 04 gironummer +04< betalingsident
Giro-kort, type 01 gironummer +01< Faktura-nr samt evt. kommunens kundenummer hos kreditor

Ved bogføring (med side 316) på kreditorafregningsarten skal der udfyldes således hvis arten har mærket FAK_NR:

Betalingstype Ref-nr Tekst Faktura-nr
Bankoverførsel (bruges ikke) Kommunens kundenummer hos kreditor Fakturanummer (kun cifre)
FI-kort type 71 8-cifret kreditor-nr +71< betalingsident Fakturanummer (kun cifre)
FI-kort, type 75 8-cifret kreditor-nr +75< betalingsident Fakturanummer (kun cifre)
Giro-kort, type 04 gironummer +04< betalingsident Fakturanummer (kun cifre)
Giro-kort, type 01 gironummer +01< Evt. kommunens kundenummer hos kreditor Fakturanummer (kun cifre)

Kontrol af indbetalingskort

Der udføres følgende kontrol af indbetalingskort.

I position 1 skal der være "+". Betalingstype i position 2 og 3 skal være "01", "04", "71" eller "75". I position 4 skal der være "<".

Hvis betalingstype er "71" skal betalingsident være på 15 cifre. Der må ikke være blanke, bogstaver eller andre tegn.

Hvis betalingstype er "04" eller "75" skal betalingsident være på 16 cifre. Der må ikke være blanke, bogstaver eller andre tegn.

Følgende er et eksempel på en fejlmeddelelse der vises hvis betalingsident er forkert.

"Indtastningsfejl ved +71<430469520000275"

På indbetalingskortet står +71<436469520000275. Der var indtastet forkert i position 7, hvor der var indtastet "0" i stedet for "6".

Eksempler

I eksemplerne antages at art ikke har mærket FAK_NR.

Bankoverførsel
Ref-nr (bruges ikke)
Tekst FAK 4711 KUNDE 64536

Bankkonto nummer findes fra side 360. Teksten "FAK 4711 KUNDE 64536" vil fremgå af kreditors kontoudtog fra banken.

Type 71

Ref-nr 83677902
Tekst +71<134329012661031

Eventuelt bankkonto-nummer fra side 360 anvendes ikke.

Type 04

Ref-nr 2478250
Tekst +04<2150263480000023

Eventuelt bankkonto-nummer fra side 360 anvendes ikke.

Type 01
Ref-nr 2478250
Tekst +01<FAK 34458

Eventuelt bankkonto-nummer fra side 360 anvendes ikke. Teksten "FAK 34458" vil fremgå af kreditors kontoudtog fra banken.

Arbejdsgang

Kommunen bør lave en tidsplan for nedenstående punkter. Eksempel på tidsskema, hvor der udbetales en gang om ugen:

Ugedag onsdag torsdag fredag
Handling Modregning Bogføring af udbetalinger.
Overførsel til bank inden kl. 16
Beløb overføres i banken

Beskrivelsen tager udgangspunkt i dette eksempel.

Systemet styres af de betalingsdatoer, der er angivet på den enkelte poster. Om torsdagen udbetales alle poster, der har betalingsdato før den efterfølgende torsdag.

I beskrivelsen antages det, at inkasso-afdelingen foretager modregning og bogholderiet foretager de øvrige punkter. I praksis kan man godt fordele arbejdet anderledes.

Attestation og anvisning

Læs om elektronisk bilagshåndtering.

Læs om kontrol af attestation og anvisning.

Hvis kommunen vælger helt eller delvis at benytte decentral bogføring, kan nedenstående forretningsgang forenkles på nogle punkter. Bl.a. derved at bogføring i side 300 kan betragtes som en form for elektronisk attestation, og derved at anvisningen kan foregå via underskrift på bogføringsjournalerne.

Ved central bogføring forventes det, at fakturaen før aflevering i bogholderiet bliver mærket med følgende oplysninger:

  • Det kunde-nummer, der skal benyttes ved bogføringen
  • Den konto, der skal benyttes (typisk en driftskonto)
  • Den tekst, der skal bruges
  • Udbetalingstidspunkt (sidste rettidig betalingsdato)

Hvis kommunen har faste dage for udbetaling – f.eks. hver torsdag – kan man vælge kun at bruge disse datoer som udbetalingstidspunkter.

Bogføring af faktura

Når fakturaen er klar bogføres den (typisk med side 300, 308 eller 316) således:

Debet

Konto/art anvist konto
Tekst Den markerede tekst, f.eks. firma-navn
og faktura-nummer og evt. varens/ydelsens art
Debet Beløb

Kredit

Art KREDITOR-AFREGNING
Kunde Kreditor
Post udfyldes ikke
Dato Udbetalingsdato
Ref (se skema ovenfor)
Tekst (se skema ovenfor)
Faktura (se skema ovenfor)
Kredit Beløb

Kredit-notaer bogføres med omvendt fortegn.

Bogføringen kan foregå løbende – blot skal en faktura være bogført i god tid før udbetalingsdatoen.

Modregning hos kommunen

Såfremt kreditoren har skyldige poster kan kommunen evt. foretage modregning før der udbetales. Der må ikke modregnes i poster, der er overdraget til inddrivelsesmyndigheden. Bemærk, at at ved modregning hos Inddrivelsesmyndigheden, så står kommunens fordringer først i prioriteringen ved evt. modregning - derfor vil der normalt ikke være grund til at kommunen selv foretager modregning. Se senere vedrørende modregning hos inddrivelsesmyndigheden.

Modregningen vil fremgå af kreditorspecifikationen.

Bemærk: Modregning i eventuelle kredit-notaer under arten KREDITOR-AFREGNING skal foretages under dette punkt. Bogføring i side 362 vil ikke tage sig af kreditnotaer.

Modregning hos Inddrivelsesmyndigheden og bogføring

Side 362 bruges nu til at bogføre udbetalinger, der udbetales via bank, herunder indbetalingskort.


Udfyld Betalingsdato og Art. Bemærk, at efter valg af Art vil der blive sat hak i "Mærk med inddrivelse", hvis det er en art, som er beregnet til central inddrivelse (mærket KREIND).

Tryk på "Vis kandidater" for at se hvilke poster, der vil komme med for denne dato og denne art. Eksempel:


Tryk "Check bankkonto" for at se kreditorer, som ikke har en bankkonto i side 360 (og hvor der ikke er tale om indbetalingskort). Disse vil ikke komme med i kørslen. Eksempel:


Enten skal man finde en bankkonto for de pågældende eller også skal der udbetales via check eller kontanter.


Tryk nu "Mærk kreditposter" for at markere posterne til videre behandling.


Tryk "Fortsæt".

Hvis der ikke var hak i "Mærk med inddrivelse", så springes frem til knappen "Bogfør udbetalinger" (dvs "Afsend kreditposter" og "Hent modregninger" springes over)


Bemærk listen af poster i bunden af siden. Hvis en kreditor ikke har noget debitor-nummer (CPR- eller GER-nummer) eller hvis saldoen er under en vis minimumsstørrelse, så fremsendes posten ikke til inddrivelse.

Tryk "Afsend kreditposter" for at sende posterne til Inddrivelsesmyndigheden.

Hvis det ikke kan lade sig gøre at sende posterne, så vises en rød fejlmeddelelse. Eksempel:


Prøv at par gange. Hvis det stadig ikke lykkes så kontakt Support. Hvis det stadig ikke lykkes så kan man annullere at posterne sendes via Inddrivelsen - klik "Annuller inddrivelse". Herved går systemet videre til "Bogfør udbetalinger" (dvs "Afsend kreditposter" og "Hent modregninger" springes over).

Hvis det derimod lykkes at sende posterne så vises en grøn meddelelse i Resultat. Send en email til den aftalte kontaktperson hos Inddrivelsesmyndigheden for at gøre opmærksom på at der er fremsendt poster. Afvent retur-email med besked om at modregning er foretaget. Når denne er modtaget startes side 362 igen fra menuen.

Siden viser en liste af igangværende forløb: 


Klik på "Åbn" for at se detaljer om forløbet.


Og klik "Hent modregninger" for at hente oplysning om modregninger hos Inddrivelsesmyndigheden.

Hvis modregningen endnu ikke er afsluttet hos myndigheden, så kommer der en fejlmeddelelse, og du kan prøve igen senere.

Hvis modregningen er afsluttet, og der bliver modtaget oplysninger om dette, så er vi klar til at bogføre.

Hvis der vælges Betalingsform = Masse, så skal der indtastes en bankdato. Det er den anbefalede fremgangsmåde.

Hvis der vælges Betalingsform = Enkelt, så laves der en bevægelse på kommunens bankkonto for hver enkelt faktura (med denne fakturas betalingsdato som bankdato)


Klik "Bogfør udbetalinger".


Klik "Fortsæt"


Klik "Udskriv log" for at udskrive en bogføringslog. Eksempel:


De to nederste bevægelser er den samlede modregning til Inddrivelsesmyndigheden, og bankoverførslen af denne.

Tryk "Udskriv breve" for at udskrive kreditorspecifikation.


Feltet "med Logo": Hak, hvis der udskrives på papir med fortrykt top. Tom, hvis der udskrives på blankt papir

"Modregnet K" betyder kommunens modregning. "Modregning I" betyder Inddrivelsesmyndighedens modregning.


Tryk "Dan bankfil" for at danne en fil, der kan sendes til banken.

Se senere afsnit vedrørende overførsel til banken.

Hvis en udskrift eller bank-fil går tabt kan den gendannes på følgende måde:

  1. Start side 362.
  2. Tryk Søg.
  3. Find den ønskede kørsel på listen og klik på den.
  4. Tryk på tasten "Udskriv Log", "Udskriv breve" eller "Dan Bankfil".

Bankoverførsel

Se eventuelt bilag med skærmkopier fra Weberhverv.

I Weberhverv overføres bank-filen til banken på følgende måde:

  1. Vælg Betalinger
  2. Vælg Overfør betalingsfil
  3. Prik i Betalingsfil, hvis du har valgt Betalingsform=Enkelt i side 362.
    Prik i Massebetalingsfil, hvis du har valgt Betalingsform=Masse i side 362.
    Klik Næste 
  4. Filformat = ERH Bankens Erhvervsformat.
    Klik Næste
  5. Klik "Gennemse..." og vælg betalingsfilen KREDIT1.txt i W:\penge (el.tilsvarende)

Det skal sikres, at overførslen ikke ved en fejltagelse sker to gange. Dette kan f.eks. gøres ved at markere på bogføringsloggen hvornår overførslen er foretaget.