Formål
Formålet med dette dokument er, at beskrive skærm-flowet i elektronisk bilags-håndtering i Winformatik under subsystemet BOGH. Der stilles også spørgsmål om uafklarede punkter. Nedenstående skal opfattes som et løsningsforslag, ændringer og kommentarer er meget velkomne.
Skærm-flow – elektronisk bilags-håndtering
Se Winformatik, BOGH:
På side 309 kan du angive søge-kriterier ved at indtaste i felterne. Bemærk, at normalt vises de bogførte bilag ikke.
Hvis du sætter kryds i ”Vis også bogførte” feltet, så vil du også se de bogførte bilag.
Siden giver sagsbehandleren en oversigt over bilag til behandling.
Spørgsmål:
Hvordan skal vi begrænse antal af sagsbehandlere som vises i dropdown-boksen? Per afdeling, eller oprette specielle grupper af sagsbehandlere på tværs af afdelinger og forvaltninger ?
For at oprette et nyt bilag, klik på knappen ”Ny” i side 309 og der vises et detalje-billede, hvor du kan tilknytte sagsbehandler, frist, regnskabsår samt evt. skrive en note til en ny sagsbehandler. Frist angiver den dato, hvor behandlingen af bilaget skal være færdigt.
En gang om dagen sendes en email til sagsbehandlere som har bilag der endnu ikke er færdigbehandlet. F.eks. hvis der tildeles en sagsbehandler eller en ny frist, så vil den sagsbehandler modtage en email. Denne email vil indeholde et link til side 309 og når sagsbehandleren klikker på linket, vil bilag som ikke er færdig behandlede blive vist.
Spørgsmål: Hvem skal stå som afsender på email, der sendes til sagsbehandlere?
Du kan også tilknytte et nyt bilags-dokument.
Man kan kun slette et bilag, hvis det IKKE er bogført.
Eksempel på resultat af søgning ved klik på Søg-knap fra side 309.
Spørgsmål:
Er oplysninger i søge-resultatet relevante? Ønskes andre oplysninger?
Hvordan sikrer vi at et bilags-dokument kun tilknyttes en gang? Gennem manuelle arbejds-processer, it-teknisk
Ved klik på eksisterende bilags-nr. i side 309, går man også til side 309D, men nu vises de tilknyttede bogførings-dokumenter, hvis der eksisterer nogle.
Brugeren kan tildele en anden sagsbehandler end sig selv, samt ændre frist. Du kan få vist selve bilags-dokumentet ved at klikke på "Vis"-linket.
Bemærk et bilag kan have nul eller flere bilags-dokumenter tilknyttet. Systemet vil tildele et dokument-nr, som består af bilags-nr. plus et serie-nr.
Hvis du klikker på bilags-dokumentet , f.eks. 13-1, åbner et nyt detalje -vindue. Her kan du slette bilags-dokumentet eller navngive bogførings-dokumentet med et andet navn end det foreslåede. Som standard får bilags-dokumentet samme navn som bilags-dokumentet filnavn
Eksempel på Klik understregede bilags-nr på side 309D; et nyt vindue åbnes og du kan give bilags-dokument et andet navn eller slette det.
Bemærk at et bilags-dokument kun kan slettes hvis bilaget IKKE er bogført.
Eksempel på klik ”Vis fil”-knap på side 309D, et bilag vises i browser:
Ved klik på ”Bogførings-detaljer” i side 309 eller 309D går man til side 307.
Fra side 307 , ved klik på ”Vis bilag” knappen” går man til 309F, som viser en liste af bilags-dokumenter der er tilknyttet til bilaget. Hvis der kun er et bilag tilknyttet, hvilket er det hyppigst forekomne, vises bilags-dokumentet.
Spørgsmål:
På et tidspunkt kan "Anvis" springes over, fordi man kan ikke overskue om budgettet holder, mens man sidder med og bogfører bilag på givne konto
Liste af tilknyttede på side 309F.
På side 308 kan personer med adgang til den side se de oprettede bilag og bogføre dem.
Side 308 er bogholderiets "kommando-central". Herfra overvåges om der er bilag, der har overskredet eller som er tæt på at overskride fristen. Siden viser bilag, der er klar til bogføring, dvs.
- alle bogførings-oplysninger (konto, art, beløb, etc.) er indtastet
- der er attesteret og anvist
Alle bilag, der er klar, bliver bogført på en gang ved at klikke på knappen "Bogfør"
Oversigt skærm-flow.
Masse-indlæsning af bilag
Formål
Når et elektronisk bilags-dokument (en fil) ligger i et bibliotek på serveren eller egen PC, så er der en risiko for at samme bilags-dokument tilknyttes flere bilag. Dvs. ved et uheld kan et bilags-dokument - en faktura fra tømrer Hansen - blive tilknyttet to forskellige bilag. Tømrer Hansen ville så modtage et beløb fra kommunen to gange, det må vi forhindre. Der er to problemer her:
1) Kommunen betaler en faktura TO gange
2) Vi er ikke helt sikre på om bilags-dokumentet er tilknyttet et bilag og KUN tilknyttet EN gang.
Derfor foreslå vi en en løsning som forhindrer de to nævnte situationer i at opstå.
Flow i masse-indlæsning af bilag
En masse-indlæsning defineres som behandling af flere bilags-dokumenter, hvorved Winformatik på en gang opretter et elektronisk bilag for hvert af dokumenterne og sørger for at sammenknytte bilag og dokument. Bemærk forskellen mellem bilag (et elektronisk bilag) og bilags-dokument. Det sidste er det fysiske bilag, som er indscannet og som tilknyttes et bilag.
Forudsætning for at kunne masse-indlæse bilags-dokumenter er, at man har en scanner som kan gemme de indscannede dokumenter direkte på en given mappe på Winformatik-serveren.
Det er ligeledes en forudsætning, at et bilags-dokument kun gemmes som en fil for at vi kan masse-indlæse. Det betyder at scanningsprocessen skal være i stand til at tage en flersidet faktura, og danne ét flersidet dokument, der rummer alle fakturaens sider. Hvis et bilags-dokument er delt i to eller flere filer, så vil der oprettes et bilag for hver fil, og det er ikke tilsigtet.
Der bliver oprettet en mappe-struktur og hver person som har de fornødne rettigheder, får oprettet sin egen mappe. En mappe struktur kan se sådan ud: w:/Bilag/brugere/. F.eks. vil bruger BK scanne sine dokumenter til mappen w:/Bilag/brugere/BK, og bruger PT scanne sine dokumenter til mappen W:/Bilag/Brugere/PT., etc.
En bruger kan evt. få rettighed til at gemme de indscannede bilags-dokumenter i de andre brugeres mappe. På den måde opnås en større fleksibilitet, f.eks. kan sagsbehandler BK gemme de indscannede bilag i PT's mappe. En bruger kan kun masse-indlæse dokumenter fra sin egen mappe. F.eks. PT kan kun masse-indlæse dokumenter fra mappen W:/Bilag/Brugere/PT.
Det anbefales at gemme de indscannede bilags-dokumenter i pdf format.
Spørgsmål: Rettigheder til mapper: må piccolinen indscanne bilag til forskellige foldere
Arbejdsgang.
Ved indscannings-maskinen angiver man, hvilken mappe de indscannede bilags-dokumenter skal placeres i. Du kan evt. vælge at indscanne bilagene til en anden brugers mappe. Dernæst foretager man indscanningen af de fysiske bilags-dokumenter.
På et tidspunkt åbner man side 319 i Winformatik, som masse-indlæser bilags-dokumenter. (Side 319 er en ny side som ikke er færdig-udviklet endnu)
Ud fra login-initialer findes den mappe som tilhører login-bruger og mappe-navn vises på skærm. På nuværende tidspunkt er det ikke muligt at vælge en anden mappe.
På side 319 vises hvilke bilags-dokumenter der ligger i mappen - de venter på at blive indlæst.
Vælg sagsbehandler som i første omgang er ansvarlig for at behandle de indlæste bilag - siden foreslår den aktuelle bruger. Frist som angiver hvornår bilaget skal være færdigbehandlet, skal også angives og endelig regnskabsår.
Klik på knappen 'Indlæs bilag': for hvert bilags-dokument i login-brugers mappe gøres følgende:
- Opret et elektronisk bilag - hermed tildeles et bilags-nr.
- Indlæs bilags-dokumentet i Winformatiksystemet og gem det der
- Tilknyt det indlæste bilags-dokument til det elektroniske bilag
- Kopiere bilags-dokument fra login-brugers mappe til en "hemmelig" arkiv-mappe som kun kan tilgås af Kimik, f.eks. i forbindelse med fejlsøgning
- Slet bilags-dokumentet fra login-brugers mappe
Login-brugerens mappe er nu tom og der er oprettet et elektronisk bilag og bilags-dokumentet er tilknyttet.
Efter en vis tid, f.eks. en uge, slettes filen i den "hemmelige" arkiv-mappe, og det indscannede dokument findes nu kun inde i Winformatiksystemet.
Ved klik på knappen "Vis mine bilag", går du til side 309, hvor du kan klikke på Søg og finde dine bilag frem. Du har nu mulighed for at påføre det fysisk bilags-dokument det dokumentnr. som systemet har tildelt.
Du kan også bruge side 309 til at tilknytte flere dokumenter til et bilag (ud over det dokument, som er tilknyttet ved masse-indlæsningen).
Ved klik på knappen "Vis logfil", vises en kvittering for masse-indlæsning af bilag, herunder evt. fejl der opstod undervejs.
