Elektronisk bilagshåndtering

Den elektroniske bilagshåndtering er tænkt til at erstatte den papirbaserede bilagshåndtering, som har været anvendt i mange år.

Papirbaseret bilagshåndtering

Papirbaseret håndtering forløber i grove træk på denne måde:

1. Der ankommer en papirfaktura (et bilag) til kommunen.
2. Fakturaen stemples således at der kommer rubrikker til udfyldes med konto-nummer, underskrift for attesterende og for anvisende medarbejder (se eksempel nedenfor)
3. Papirfakturaen sendes forbi attesterende og anvisende medarbejder, der udfylder rubrikkerne
4. Den udfyldte papirfaktura sendes til bogholderiet, der foretager bogføring af bilaget
5. Papirfakturaen arkiveres i et arkivskab efter et af kommunen valgt arkiveringssystem - typisk efter terminalnummer (PC-nummer) og bogføringsdato
6. Hvis man efterfølgende får brug for at se fakturaen, f.eks. i forbindelse med revision, budgetkontrol, fejlbetalinger el.lign, så skal man først finde indgangsnøglen til papirarkivet, altså f.eks. bogføringsdato og terminalnummer

Eksempel på udfyldte stemplede rubrikker:

Problemer med papirbaseret bilagshåndtering

Der kan være flere problemer med den papirbaserede metode:

• I forbindelse med ferie el.lign. kan en faktura "strande" på en medarbejders skrivebord - eller værre: i en medarbejders skuffe. Hvis leverandøren rykker for betaling, så kan man ikke finde papirfakturaen. Leverandøren sender en ny papir-udgave, som betales. Medarbejderen kommer tilbage fra ferie, hvorefter den oprindelige faktura betales - altså dobbeltbetaling.
• Hvis den der attesterer, den der anviser og den der bogfører ikke befinder sig i samme bygning – eller endnu værre, ikke befinder sig i samme by eller bygd - så kræver det en logistisk indsats at fragte bilag mellem sagsbehandlerne.
• Der er ikke noget overblik over om der ligger fakturaer "ude i systemet", som er ved at overskride sidste rettidige betalingsdato. Herved er der risiko for at fakturaer bliver betalt for sent med rente og rykkergebyr til følge.
• Papirbaseret arkiv giver stort tidsforbrug - specielt hvis den medarbejder, der skal se bilaget befinder sig geografisk væk fra arkivet.
• Såfremt en medarbejder har fjernet bilaget fra arkivet med henblik på sagsbehandling, kan andre medarbejdere ikke se bilaget.

Elektronisk bilagshåndtering

Den elektroniske bilagshåndtering fungerer på denne måde:

1. Så hurtigt som muligt efter papirfakturaen er ankommet til kommunen, bliver fakturaen scannet ind (lavet til et elektronisk billede) og den videre behandling sker udelukkende på den elektroniske udgave. Papirfakturaen mærkes (annulleres), og arkiveres. Kun i meget ekstraordinære tilfælde skal papirudgaven findes frem igen.
2. Det elektroniske bilag bliver efter tur tildelt til sagsbehandlere, der hver især påfører deres bidrag til at bilaget bliver klar til bogføring. En af sagsbehandlerne indtaster kontonummer m.v., den attesterende sætter et hak for at der er attesteret, og så videre. Hver sagsbehandler kan "skubbe" bilaget videre til en anden sagsbehandler.
3. Eftersom alt foregår elektronisk, så er det undervejs muligt at kontrollere om en faktura er ved at overskride fristen for betaling. Man kan i givet fald rykke bilagets aktuelle sagsbehandler.
4. Når et bilag er påført alle oplysninger, der er nødvendige for bogføring (herunder hak for attestering og anvisning), så kan det bogføres automatisk. Det foregår bunkevis således at alle bilag, der på det tidspunkt er klar, bliver bogført på én gang ved tryk på én knap.
5. Hvis der efterfølgende er behov for at se bilaget, så kan det indscannede billede kaldes frem på skærmen blot ved at klikke på posteringen i et kontoudtog. Det er muligt at se alle detaljer, herunder hvem, der har attesteret og anvist.

Se grafisk fremstilling af fremgangsmåden.

Alle problemerne med den papirbaserede metode nu fjernet !

Som en ekstra mulighed kan man sætte systemet op således at man for hver enkelt medarbejder angiver hvilke konti den pågældende må attestere og hvilke den pågældende må anvise. Systemet vil så forhindre at vedkommende kan attestere / anvise konti ud over de lovlige.

Ovenstående beskriver håndtering af en faktura; men det elektroniske princip kan anvendes på alle typer bilag.