Oplæg

Opgavebeskrivelse

Der ønskes en mulighed for at kontrollere bilag i forbindelse med bogføring. Det skal kunne kontrolleres, at de personer, der har hhv. attesteret og anvist et bilag, rent faktisk er bemyndiget til dette for den pågældende konto, og at underskrifterne på bilaget er korrekte.

Faser

Opgaven opdeles i 2 faser, hvoraf kun fase 1 på nuværende tidspunkt er plansat.

Fase 1

Systemet udvikles som et enkeltstående system uden direkte forbindelse til bogføringssystemet. Når en underskrift ønskes kontrolleret, kaldes systemet med oplysning om, hvad der ønskes kontrolleret, og resultatet af kontrollen vises.

Fase 2

Når bogføringsmodulet er udviklet i Winformatik-systemet, skal der derfra være mulighed for, direkte via en knap eller genvejstast, at få vist kontroloplysninger om de data, der er indtastet fra et bilag.

Fase 1

Dele

Systemet kommer til at bestå af 4 dele:

1. To skærmbilleder til indtastning af rettigheder til hhv. attestation og anvisning
2. Et område på kommunens fællesdrev, hvor indskannede underskrifter ligger
3. Et skærmbillede til indtastning af, hvad der ønskes kontrolleret
4. Et skærmbillede der viser oplysningerne om attestations- og anvisningsrettigheder for de indtastede oplysninger

Alle rettigheder tildeles på konto-niveau.

Kontrol af rettigheder vil efterfølgende kunne foretages ud fra såvel en art som selve kontoen. Hvis der ønskes kontrolleret ud fra en art, findes den tilhørende konto automatisk ud fra systemets oplysninger om artens samlekonto.

Skærmbilleder til rettigheder

Der vil blive lavet to skærmbilleder til registrering af rettigheder. Det ene skærmbillede vil skulle bruges til registrering af attestationsrettigheder; det andet til anvisningsrettigheder. De 2 skærm­billeder vil være stort set identiske.

Skærmbillederne vil være opbygget som alm. Winformatik-skærmbilleder med en venstre ramme til indtastning af søge-kriterier og en højre ramme til registrering af oplysninger.

Venstre ramme

I venstre ramme vil det være muligt at indtaste et brugernavn og/eller et kontonr. (eller dele deraf), hvorefter de rettigheder, der matcher de indtastede oplysninger vil blive vist i højre ramme. Dette giver mulighed for finde oplysninger om, både hvilke rettigheder en person har, men også hvem der har rettigheder til en given konto.

Højre ramme

I højre ramme registreres oplysningerne om rettigheder for de udvalgte brugere/konti.

Når en konto er indtastet, henter systemet automatisk kontonavnet.

Når en persons initialer er indtastet, henter systemet automatisk personens navn, stilling og afdeling fra billede 012.

Hvis der trykke på en af ”Liste”-knapperne, åbnes et vindue, hvori der kan søges efter en given konto eller brugernavn.

I ovenstående eksempel vil Peder Sørensen have rettigheder til alle konti, som starter med ”4002”, og Niels Nielsen vil have rettigheder til alle konti, som starter med ”4”.

Indskannede underskrifter

På et område på kommunens fællesdrev, hvortil brugerne af underskriftskontrolsystemet har læse-adgang skal kommunen foranledige, at der bliver lagt en indskannet kopi af de personers underskrift, som har ret til at attestere eller anvise for en eller flere konti. Der vil blive stillet krav til størrelsen af indskanningerne.

Placering af en indskannet underskrift giver ingen rettigheder i sig selv, men er en betingelse for at underskriften kan vises under kontrollen i.f.m. bogføring.

Skærmbillede til søgning efter rettigheder

Der laves et lille skærmbillede, hvori der kan indtastes enten et kontonummer eller en art. Når der efterfølgende trykkes på ”OK”-knappen, åbnes oplysnings-billedet med oplysning om, hvem der har ret til at attestere og anvise til den indtastede konto/art.

Brugerne af underskriftskontrolsystemet vil så kunne have dette skærmbillede åbent hele tiden, og, når de ønsker at kontrollere en underskrift, skifte til dette skærmbillede, indtaste oplysningerne fra det bilag, de sidder med, og se om underskrifterne er OK.

Når en konto eller en art er indtastet, vises det tilhørende navn automatisk efter feltet.

Skærmbillede med oplysninger om rettigheder

Skærmbilledet vil være opbygget, så det giver en oversigt over, hvem der er attestations- og anvisningsberettiget.

Ud for de personer, for hvem der indskannet en underskrift, vil der blive vist et billede af underskriften. Hvis der ikke findes en indskannet underskrift, vises et billede, som illustrerer, at der ingen underskrift findes.

Hvis der f.eks. forespørges på konto ”4002300110”, vil alle personer, som har rettigheder til denne konto, blive vist inkl. personer, der har rettigheder til en pulje af konti, hvori denne konto indgår, f.eks. personer, som måtte have rettigheder til konto ”4002”.

Fase 2

Når bogføringsmodulet er udviklet i Winformatik-systemet, vil der blive mulighed for, via en knap eller genvejstast, at gå direkte til visning af skærmbilledet med oplysninger om rettigheder. Det vil så blive vist på baggrund af, hvad der er indtastet i bogføringen.

Endelig analyse af, hvordan denne funktionalitet skal implementeres, vil blive foretaget i.f.m. udformning af bogføringsmodulet.