Budgetbemærkningerne bliver indtastet i Microsoft Word, således at der oprettes et antal dokumenter til hver konto, hvortil der skal knyttes bemærkninger. De enkelte dokumenter oprettes automatisk, efterhånden som der indtastes bemærkninger.
Adgang til de enkelte budgetbemærkninger fås via en knap i et skærmbillede, men da budgetbemærkningerne er indtastet i Word og ligger gemt som dokumenter, vil der være mulighed for at kopiere bemærkningerne. Dette kan evt. være nyttigt, hvis der er konti, hvor der er meget få rettelser i.f.t. foregående år.
Den mappe som anvendes til bemærkningerne er angivet som systemkonstant 371 i side 16. Brugere, der skal kunne indtaste bemærkninger, skal have læse- og skrive-rettigheder til denne mappe og dens undermapper.
Der vil være mulighed for at indtaste bemærkninger på såvel posterings- som sumkonti.
Som beskrevet i afsnit 5.3.4 i "Administrationshåndbog i Budget- og Regnskabssystemet" vil der blive mulighed for at indtaste både en generel og en speciel budgetbemærkning. De to typer bemærkninger vil blive lagret i hver sit dokument, så man ved bestilling af udskrift kan markere om man vil have generelle, specielle eller begge bemærkninger udskrevet. Hvis der vælges begge udskrives den generelle før den specielle.
På et senere tidspunkt vil der muligvis fremkomme dokumenter med lovkrav fra centralt hold (f.eks. KANUKOKA). Disse vil blive søgt indpasset, således at de indflettes og udskrives før den generelle og den specielle del. Da dokumenterne med lovkrav vil blive overskrevet, når der fremkommer nye, er det ikke tilrådeligt at kommunen selv retter i disse dokumenter. Ind til videre må lovkrav beskrives i den generelle og/eller den specielle del.
Der vil selvfølgelig også være mulighed for at indtaste både grønlandske og danske budgetbemærkninger. Ved bestilling af udskrift skal så vælges hvilket sprog der skal udskrives. Hvis der til en konto kun findes bemærkninger på det ene sprog, vil disse bemærkninger blive udskrevet uanset hvilket sprog der er bestilt udskrevet.
Ved udskrift af budgettet, vil alle konti blive udskrevet uanset om der er bemærkninger til dem eller ej.
Udskriften planlægges at få et udseende i stil med nedenstående:
| 10 | Tjenesteydelser | ||||||||
| Budget 1999: | 812.000 | Overslag 2000: | 815.000 | Overslag 2001: | 818.000 | Overslag 2002: | 821.000 | ||
| 10-01 | Kommunalbestyrelsen | ||||||||
| Budget 1999: | 684.000 | Overslag 2000: | 688.000 | Overslag 2001: | 672.000 | Overslag 2002: | 676.000 | ||
| 10-01-00-05-00 | Tjenesteydelser, befordring og kurser | ||||||||
| Budget 1999: | 482.000 | Overslag 2000: | 482.000 | Overslag 2001: | 482.000 | Overslag 2002: | 482.000 | ||
|
|||||||||
| 10-01-00-16-00 | Repræsentation, traktement, tobaksvarer m.v. | ||||||||
| Budget 1999: | 52.000 | Overslag 2000: | 52.000 | Overslag 2001: | 52.000 | Overslag 2002: | 52.000 | ||
|
|||||||||
Ud over udskriften kan man forestille sig, at budgetbemærkningerne bliver tilgængelige fra de sider i bogholderisystemet, der skal bruges til budgetopfølgning.