Winformatik Product Backlog

Aktuel backlog

Seneste nyt

Overgangen fra Microsofts proprietære Internet Explorer til Open source browserplatformen, Chromium, vil blive lagt i drift i juni; men har som forventet vist sig at være ganske ressourcekrævende. En del af denne måneds indsats ventes således øremærket denne opgave med henblik på at afslutte opgaven som medvirker til at fremtidsikre Winformatik gennem at give kommunerne adgang til et bredt udsnit af moderne browsertyper – herunder bl.a. den Chromium-baserede kommende udgave af Microsoft’s Edge-browser.

Aktuelle indsatsområder for juni 2019

Handicapmodul

Handicap modulet er et af de mere omfattende moduler indenfor socialområdet. Systemet administrerer støtte til mere end 1.000 personer med handicap og håndterer over 400 millioner kroner om året.
Der er store potentielle gevinster for kommunerne at hente gennem en effektiv anvendelse af systemet, ligesom der fortsat er mange ønsker til systemet.

Aktuelt arbejdes på at tilpasse den lovbundne indrapportering til Selvstyrets IPIS enhed via nye udtrækssider. Endvidere arbejdes der på  at samme data skal kunne kunne bruges til kommunens egen ledelsesinformationsplatform, KOMLIS og dermed analyseres i PowerBI.

Ønsket om generering af en lang række skræddersyede automatiske bevillingsskrivelser med indfletning af data fra handicapsystemet er tæt på at være færdig. Der udestår enkelte justeringer og tests. Parallelt hermed arbejdes på en ny metode til håndtering af automatiske bevillingsskrivelser. Målet er at gøre det lettere for brugerne ikke blot at redigere standardbrevene, men samtidigt at forenkle administration, vedligeholdelse og den løbende justering af bevillinger for personer omfattet af handicapforordningen. Alt sammen via Browseren vha. moderne teknologier.

Implementering af – og Opdateringer affødt af ”Grønlands Adresseregister” (GAR)

Efter udrulningen af det grønlandske adresseregister er der konstateret en række udfordringer som forsøges løst i samarbejde med Digitaliseringsstyrelsen, Asiaq, Landsplanafdelingen, m.fl.
Dette indebærer bl.a udvikling af forskellige kontrollister til sammenligning af personadresser i CPR op mod adresser i GAR. Der søges således oprettet en mulighed for at kommunerne kan abonnere på løbende opdatering af GAR.

Samtidigt med GAR introduceres en række underliggende regler for opbygning af autoritative adresser. Disse regler skal kortlægges og implementeres i de kommunale fagsystemer som benytter sig af ”adressesam­men­ligning” til fx fastlæggelse af ydelser som afhænger af husstandens sammensætning, mv.

Ændring af lov om Aktuel indkomst påvirker Pension, Boligsikring og Børnetilskud

Inatsisartutlov nr. 3 af 24. maj 2019 om ændring af Inatsisartutlov om en satstilpasningsprocent og om aktuel indkomst, som blev vedtaget på forårssamlingen 2019,indebærer ændringer af beregningsmetoderne for pension, boligsikring og børnetilskud. Som følge af kommunernes relativt langstrakte  igangsættelse af projektet – og ikke mindst den meget sene fremkomst af regler for lovens praktiske udmøntning har det ikke været muligt at færdiggøre samtlige tilpasninger i Winformatik inden disse skulle bruges til beregning af ydelser ved månedsskiftet maj/juni. Der er derfor idriftssat en nødløsning således at ydelserne kan beregnes korrekt.

Kommunal ledelsesinformation

Winformatik er målrettet databehandling i de enkelte kommuner. KOMLIS-projektet fokuserer derimod på at skabe nøgletal og målrettede sammenligningsgrundlag på tværs af kommunerne, i form af både totaler og enhedsomkostninger pr. borger i antal/kroner. KOMLIS tager afsæt i kommunale tal, som overvejende udtrækkes og aggregeres fra Winformatik, men medtager også relevante data fra andre datakilder, som f.eks. Central løn og pension.
Der udvikles både Microsoft Power BI og Excel Power Pivot-ark. Der vælges den arktype, som er mest hensigtsmæssig i forhold til den enkelte opgave.


Herudover kan den enkelte kommune rekvirere såvel kommune specifikke ark som bistand hertil og generel støtte til brugen af KOMLIS.

KOMLIS data er nu tilgængelige via et modul i Winformatik, som giver såvel sikker som hurtig adgang til disse for autoriserede brugere i de enkelte kommuner. For at kunne anvende KOMLIS skal brugerne gives rettigheder hertil på samme måde som for de øvrige delsystemer – hvilket normalt sker ved henvendelse til kommunens IT-afdeling. Herigennem kan brugerne få adgang til at se netop de arkgrupperinger, som de har behov for som f.eks. ”sociale ark”. Hvor der er mulighed for at kunne knytte en post til en specifik person, lægges informationerne ud som kommunespecifikke ark. Dette gælder eksempelvis pension og løn ark.

Løbende konsolidering og vedligehold af Winformatik.

Winformatik er udviklet som en ren webløsning – og er dermed baseret på teknologier som udvikler sig med et højt og stabilt tempo. Da systemet er kommunernes ejendom, er det også kommunerne, som suverænt afgør i hvilken takt det skal opdateres teknologisk.

Kommunerne gennemfører herudover et mindre antal aktiviteter med relation til Winformatik®s økonomimoduler. Kommuneqarfik Sermersooq står udenfor denne del af de fælles aktiviteter, som derfor finansieres udenfor puljen.

Platformsudvikling og -tilpasning

Microsoft har fornyligt frigivet bl.a Windows Server og Office i 2019-udgaver. Kommunerne søger – ikke mindst af sikkerhedsmæssige årsager – generelt at holde sig på niveau med den seneste udvikling, og der er behov for at afdække om det vil kunne give udfordringer at afvikle Winformatik® på den nye platform.

Microsofts udfasning af den gamle Internet Explorer browser går hurtigere end forventet og arbejdet med at sikre problemfri afvikling af Winformatik® på den nye Open Source standard Chromium vil komme til at fylde også i dette sprint.

Fastsat på det fælleskommunale ”Product Owner”-møde, 7.junil 2019

 

Det Fælleskommunale IT-samarbejde

Efter nedlæggelsen af KANUKOKA Informatik pr. 1. januar 1999 blev prioriteringen og koordinationen af den fælleskommunale indsats omkring videreudvikling og driftsstøtte af den kommunaladministrative løsningssuite, Winformatik® overdraget til Det Fælleskommunale IT-udvalg (KAQA), som i sin tur har overdraget den løbende opfølgning på de enkelte delprojekter til en operationel ”Project Owner” (PO) gruppe, bestående af administrative repræsentanter fra hver af de fire kommuner.

Agilt samarbejde

Den løbende samarbejde mellem kommunerne omkring Winformatik sker efter den såkaldte ”SCRUM”-model. Modellen sikrer kommunerne den størst mulige indsigt i det løbende arbejde, og dermed absolut ”governance” på området: Projekter holdes konstant økonomisk ”på sporet” samtidigt med at kommunerne sikres de ønskede resultater af indsatsen.

En af SCRUM-modellens vigtigste regler er at enhver opgave deles op i et antal praktiske mindre perioder, der kaldes ”Sprints”, som typisk svarer til én kalendermåneds udviklingsindsats. Juli-august afvikles dog typisk som et 2 måneders sprint – på af ferieperioden.

På denne måde opnår kommunerne fuld indsigt i projektet og kan undgå risikoen for at noget skulle udvikle sig i en anden retning end den ønskede. Kommunerne benytter således ”Lean” metodens principper for udvikling og ibrugtagning funktionalitet efterhånden som den udvikles og tilpasses – ofte omtalt med begreber som: ”Continuous Delivery and Deployment of Minimal Viable Products”.

Product Backlog

Udviklingen tilrettelægges og prioriteres på grundlag af et fælleskommunalt dokument, der kaldes en ”Product Backlog”.

En Product Backlog er en liste over samtlige kendte ønsker til systemet. Dvs. både dem der aktuelt bliver arbejdet på - og dem som kommunerne har besluttet foreløbigt at udskyde iværksættelsen af. Product Backloggen er målrettet kommunikationen mellem kommunernes fagspecialister og KIMIK iT’s udviklere – hvilket gør, at den kan være svær at læse for udenforstående.

For at give omgivelserne mulighed for at følge med i arbejdet vedligeholdes (ovenstående) ”Backlog Lite”, som er en forholdsvis letlæst udgave af den del af Backloggen som der aktuelt arbejdes på. Målet med dokumentet er at sætte de enkelte emner i en sammenhæng for herigennem at give en overordnet idé om indholdet i de enkelte igangværende aktiviteter.

Det er ambitionen, at opdatere denne letlæste udgave af Backloggen, således at den kan udsendes til godkendelse i forbindelse med første statusmøde efter Sprint-/månedsskifte. Dvs. den typisk vil foreligge offentligt omkring midten af måneden.

Arbejdspakker

Yderligere detaljeret information om baggrund og mål for de enkelte udviklingsopgaver kan i hovedreglen (siden årsskiftet 2014-2015) findes i såkaldte Arbejdspakke-beskrivelser. Det er PO-gruppens mål, at arbejdspakken skal beskrive hvad indsatsen fører med sig og hvad gevinsten vil være ved gennemførelse.

Arbejdspakke-beskrivelserne er offentligt tilgængelige og kan ses på http://kaqa.gl/Udvikling/Arbejdspakker

Project Owner Gruppen

Den løbende systemejer-rolle for det fælles projekt varetages af den kommunale ”Project Owner” gruppe.
Gruppen varetager de fælleskommunale IT-aktiviteters løbende prioritering og planlægning på månedlige ”Sprintskifte”-møder, hvor de tilstedeværende kommunale repræsentanter beslutter hvad der skal arbejdes med i det kommende sprint – samt meddeler de økonomiske rammer herfor.

En gang ugentligt – typisk hver fredag – gennemgår PO-gruppen status på de igangsatte opgaver, og meddeler evt. relevante og nødvendige justeringer til den fælles plan.

Systemforvaltning

Den løbende drift og anvendelse af et stort og kompliceret system som Winformatik indebærer en række systemforvaltningsmæssige opgaver. Ud over løbende sikring af at systemer fungerer efter hensigten og at systemtekniske fejl – og evt. problemer af generel art afdækkes og løses på tværs af kommunerne, varetager KIMIK iT en række sekretariatsopgaver for disse. Som følge af sin kontinuerte indsats for kommunerne gennem de sidste 30 år udgør KIMIK iT en absolut vidensbank, som såvel kommunerne selv som andre myndigheder og leverandører trækker på.

Et af de stående emner under systemforvaltning er f.eks. ”Dataudveksling med Inddrivelsesmyndigheden”, hvor KIMIK iT bl.a. løbende faciliterer månedlige møder i den såkaldte ”kontaktgruppe” med deltagelse fra kommuner og inddrivelsesmyndigheden.

Sekretariatsbistand

Hovedparten af de løbende sekretariatslignende opgaver består i at besvare spørgsmål samt generelle bidrag til høringssvar og til varetagelsen af kommunernes fælles interesser på IT-området. Disse håndteres i udgangspunktet som en del af systemforvaltningsopgaven.

De resterende sekretariatsopgaver omfatter mødeforberedelse og -afvikling samt fællesopgaver som vedligeholdelse af IT-samarbejdets hjemmeside www.kaqa.gl og licensadministration – Et indsatsområde som skal sikre at kommunerne så vidt muligt har adgang til benytte sig af mest muligt optimale aftaler indgået på vegne af hele den kommunale sektor.
Et eksempel herpå er aftalen vedr. Microsoft licenser der udnyttes af samtlige kommuner – Herunder Windows Server og klientoperativsystemer såvel som Office- og AX2012-produkter.

ERP

Det fællesoffentlige ERP-projekt sigter mod introduktion af et fællesoffentligt økonomisystem. Det er kun en begrænset del af Winformatiks funktionalitet, som kan erstattes af et sådant system. Den overvejende del af den kommunale fagadministration forventes også fremover løst via Winformatik.
ERP-Projektet arbejder derfor sammen med KIMIK iT på at afklare hvordan Winformatik-fagmodulerne bedst integreres med den besluttede AX2012R3 baserede Prismeløsning.
Status er at der findes en fungerende integration mellem Winformatiks fagmoduler som siden 1/1 2018 har været i drift i Kommuneqarfik Sermersooq. Dog er der endnu ikke etableret integration til Winformatik Renovation, idet Kommuneqarfik Sermersooq, som pt den eneste kommune der har ibrugtage Prisme, ikke benytter dette modul (Alle øvrige kommuner anvender Winformatik Renovation).
Mere om Prisme og samspillet med Winformatik findes på  http://kaqa.gl/Prisme

Kurser

Der er løbende interesse for kurser i stort set alle dele af Winformatik. Både nye og eksisterende moduler.
Dette er glædeligt, fordi kursusaktivitet særdeles vigtig for at løse de store udfordringer som kommunerne har med at udbygge og fastholde ekspertise på de mange forskelligartede fagområder som en kommune faktisk skal administrere.
Brugeruddannelse og kursusmateriale er derfor et fast punkt på backloggen – som vækkes til live hver gang det bliver aktuelt at udvikle nyt eller opfriske eksisterende kursusmateriale.
De eksisterende kursusmaterialer findes på http://kaqa.gl/Anvendelse/Kursus-selvstudier

Implementeringsstøtte

Ofte udgør selve udviklingen af et system kun en mindre del af den samlede indsats for at få et nyt system, eller en ny facilitet, sat i drift. Indsatsen omkring at ”tage systemet i brug” kræver ofte en ganske langstrakt indsats, fordi den i sagens natur kun kan ydes når kommunens medarbejdere har tid og mulighed for at deltage i processen.
Implementering skal i henhold til kommunerne primært finansieres af den enkelte kommune, men evt. fælles tiltag og generel opfølgning afrapporteres under dette punkt.

Mindre tilpasninger og udviklingsønsker

I henhold til aftale med kommunerne kan mindre udviklingsønsker – som umiddelbart virker indlysende fornuftige og ikke forventes at tage mere end allerhøjest et par dage at udvikle – iværksættes umiddelbart mod at KIMIK iT orienterer kontaktgruppen om sådanne aktiviteter straks på førstkommende statusmøde.

---oOo---