Efter nedlæggelsen af KANUKOKA Informatik pr. 1. januar 1999 blev prioriteringen og koordinationen af den fælleskommunale indsats omkring videreudvikling og driftsstøtte af den kommunaladministrative løsningssuite, Winformatik® overdraget til Det Fælleskommunale IT-udvalg (KAQA), som i sin tur har overdraget den løbende opfølgning på de enkelte delprojekter til en operationel ”Project Owner” (PO) gruppe, bestående af administrative repræsentanter fra hver af de fire kommuner.
Den løbende samarbejde mellem kommunerne omkring Winformatik sker efter den såkaldte ”SCRUM”-model. Modellen sikrer kommunerne den størst mulige indsigt i det løbende arbejde, og dermed absolut ”governance” på området: Projekter holdes konstant økonomisk ”på sporet” samtidigt med at kommunerne sikres de ønskede resultater af indsatsen.
En af SCRUM-modellens vigtigste regler er at enhver opgave deles op i et antal praktiske mindre perioder, der kaldes ”Sprints”, som typisk svarer til én kalendermåneds udviklingsindsats. Juli-august afvikles dog typisk som et 2 måneders sprint – på af ferieperioden.
På denne måde opnår kommunerne fuld indsigt i projektet og kan undgå risikoen for at noget skulle udvikle sig i en anden retning end den ønskede. Kommunerne benytter således ”Lean” metodens principper for udvikling og ibrugtagning funktionalitet efterhånden som den udvikles og tilpasses – ofte omtalt med begreber som: ”Continuous Delivery and Deployment of Minimal Viable Products”.
Udviklingen tilrettelægges og prioriteres på grundlag af et fælleskommunalt dokument, der kaldes en ”Product Backlog”.
En Product Backlog er en liste over samtlige kendte ønsker til systemet. Dvs. både dem der aktuelt bliver arbejdet på - og dem som kommunerne har besluttet foreløbigt at udskyde iværksættelsen af. Product Backloggen er målrettet kommunikationen mellem kommunernes fagspecialister og KIMIK iT’s udviklere – hvilket gør, at den kan være svær at læse for udenforstående.
For at give omgivelserne mulighed for at følge med i arbejdet vedligeholdes (ovenstående) ”Backlog Lite”, som er en forholdsvis letlæst udgave af den del af Backloggen som der aktuelt arbejdes på. Målet med dokumentet er at sætte de enkelte emner i en sammenhæng for herigennem at give en overordnet idé om indholdet i de enkelte igangværende aktiviteter.
Det er ambitionen, at opdatere denne letlæste udgave af Backloggen, således at den kan udsendes til godkendelse i forbindelse med første statusmøde efter Sprint-/månedsskifte. Dvs. den typisk vil foreligge offentligt omkring midten af måneden.
Yderligere detaljeret information om baggrund og mål for de enkelte udviklingsopgaver kan i hovedreglen (siden årsskiftet 2014-2015) findes i såkaldte Arbejdspakke-beskrivelser. Det er PO-gruppens mål, at arbejdspakken skal beskrive hvad indsatsen fører med sig og hvad gevinsten vil være ved gennemførelse.
Arbejdspakke-beskrivelserne er offentligt tilgængelige og kan ses på http://kaqa.gl/Udvikling/Arbejdspakker
Den løbende systemejer-rolle for det fælles projekt varetages af den kommunale ”Project Owner” gruppe.
Gruppen varetager de fælleskommunale IT-aktiviteters løbende prioritering og planlægning på månedlige ”Sprintskifte”-møder, hvor de tilstedeværende kommunale repræsentanter beslutter hvad der skal arbejdes med i det kommende sprint – samt meddeler de økonomiske rammer herfor.
En gang ugentligt – typisk hver fredag – gennemgår PO-gruppen status på de igangsatte opgaver, og meddeler evt. relevante og nødvendige justeringer til den fælles plan.
Den løbende drift og anvendelse af et stort og kompliceret system som Winformatik indebærer en række systemforvaltningsmæssige opgaver. Ud over løbende sikring af at systemer fungerer efter hensigten og at systemtekniske fejl – og evt. problemer af generel art afdækkes og løses på tværs af kommunerne, varetager KIMIK iT en række sekretariatsopgaver for disse. Som følge af sin kontinuerte indsats for kommunerne gennem de sidste 30 år udgør KIMIK iT en absolut vidensbank, som såvel kommunerne selv som andre myndigheder og leverandører trækker på.
Et af de stående emner under systemforvaltning er f.eks. ”Dataudveksling med Inddrivelsesmyndigheden”, hvor KIMIK iT bl.a. løbende faciliterer månedlige møder i den såkaldte ”kontaktgruppe” med deltagelse fra kommuner og inddrivelsesmyndigheden.
Hovedparten af de løbende sekretariatslignende opgaver består i at besvare spørgsmål samt generelle bidrag til høringssvar og til varetagelsen af kommunernes fælles interesser på IT-området. Disse håndteres i udgangspunktet som en del af systemforvaltningsopgaven.
De resterende sekretariatsopgaver omfatter mødeforberedelse og -afvikling samt fællesopgaver som vedligeholdelse af IT-samarbejdets hjemmeside www.kaqa.gl og licensadministration – Et indsatsområde som skal sikre at kommunerne så vidt muligt har adgang til benytte sig af mest muligt optimale aftaler indgået på vegne af hele den kommunale sektor.
Et eksempel herpå er aftalen vedr. Microsoft licenser der udnyttes af samtlige kommuner – Herunder Windows Server og klientoperativsystemer såvel som Office- og AX2012-produkter.
Det fællesoffentlige ERP-projekt sigter mod introduktion af et fællesoffentligt økonomisystem. Det er kun en begrænset del af Winformatiks funktionalitet, som kan erstattes af et sådant system. Den overvejende del af den kommunale fagadministration forventes også fremover løst via Winformatik.
ERP-Projektet arbejder derfor sammen med KIMIK iT på at afklare hvordan Winformatik-fagmodulerne bedst integreres med den besluttede AX2012R3 baserede Prismeløsning.
Status er at der findes en fungerende integration mellem Winformatiks fagmoduler som siden 1/1 2018 har været i drift i Kommuneqarfik Sermersooq. Dog er der endnu ikke etableret integration til Winformatik Renovation, idet Kommuneqarfik Sermersooq, som pt den eneste kommune der har ibrugtage Prisme, ikke benytter dette modul (Alle øvrige kommuner anvender Winformatik Renovation).
Mere om Prisme og samspillet med Winformatik findes på http://kaqa.gl/Prisme
Der er løbende interesse for kurser i stort set alle dele af Winformatik. Både nye og eksisterende moduler.
Dette er glædeligt, fordi kursusaktivitet særdeles vigtig for at løse de store udfordringer som kommunerne har med at udbygge og fastholde ekspertise på de mange forskelligartede fagområder som en kommune faktisk skal administrere.
Brugeruddannelse og kursusmateriale er derfor et fast punkt på backloggen – som vækkes til live hver gang det bliver aktuelt at udvikle nyt eller opfriske eksisterende kursusmateriale.
De eksisterende kursusmaterialer findes på http://kaqa.gl/Anvendelse/Kursus-selvstudier
Ofte udgør selve udviklingen af et system kun en mindre del af den samlede indsats for at få et nyt system, eller en ny facilitet, sat i drift. Indsatsen omkring at ”tage systemet i brug” kræver ofte en ganske langstrakt indsats, fordi den i sagens natur kun kan ydes når kommunens medarbejdere har tid og mulighed for at deltage i processen.
Implementering skal i henhold til kommunerne primært finansieres af den enkelte kommune, men evt. fælles tiltag og generel opfølgning afrapporteres under dette punkt.
I henhold til aftale med kommunerne kan mindre udviklingsønsker – som umiddelbart virker indlysende fornuftige og ikke forventes at tage mere end allerhøjest et par dage at udvikle – iværksættes umiddelbart mod at KIMIK iT orienterer kontaktgruppen om sådanne aktiviteter straks på førstkommende statusmøde.
---oOo---