Winformatik Product Backlog

Winformatik Product Backlog November 2018

Seneste nyt

KIMIK har afholdt 2 møder med Departementet for Sociale Anliggender, Familie, Ligestilling og Justitsvæsen. Emnet var hvordan man kan lette beregning/genberegning af de sociale sikringsydelser, og sikre at administrationen af nuværende og fremtidig lovgivning understøttes bedst muligt af kommunens IT-systemer.

Departementet var positivt overraskede over den nuværende grad af automatisering i Winformatik, og udtrykte vilje til at gå ind i identifikation og finansiering af yderligere optimeringer der kan lette den kommunale administration på området.

KIMIK har udarbejdet et skøn over udviklingsudgifter for Departementets planlagte projekter de kommende år. Disse skøn har departementet anvendt i sin bevillingsansøgning til Finansdepartementet.

Med henblik på yderlige at styrke kommunernes governance i projektprocessen er det relativt store Systemforvaltningsområde blevet splittet op i 7 undertyper som tidsregistrering fremover vil blive delt ud på. De 7 undertyper af Systemforvaltning er Projektstyring, Mindre ønsker, Mindre fejlrettelse, Drift/fejlsøgning, Rutineopgaver, Tværkommunal support og Interessevaretagelse.

Der arbejdes fortsat på handicapområdet, bl.a. på en længere række opdateringer af de breve som kan dannes via systemet. Godt 20 breve skal tilrettes i henhold til seneste regler og opdaterede formuleringer. Herudover arbejdes der på en række mindre områder.

Hen over sommeren blev en offentlig pensionsberegner frigivet som kan findes via https://www.sullissivik.gl/Emner/Sociale_forhold/Foertidspension/Foertidspension_nyt-design hhv. https://www.sullissivik.gl/Emner/Familie_boern_og_aeldre/Alderspension/Alderspension_samlet. Denne giver borgerne adgang til selv at beregne hvor meget de kan forvente at få i førtids- eller alderspension. Disse løsninger er tilrettet således de bedre kan bruges fra mobile platforme og tabletter.

Der er fortsat aktivitet på en række opgaver i forlængelse af deling af Qaasuitsup Kommunia og forberedelserne til indførelse af Prisme i de øvrige kommuner (ud over Kommuneqarfik Sermersooq) er igangsat. Begge indsatsområder finansieres udenfor den fælleskommunale udviklingspulje.

Kommunerne gennemfører andre mindre aktiviteter med relation til Winformatik®s økonomimoduler. Kommuneqarfik Sermersooq står udenfor denne del af de fælleskommunale aktiviteter, som derfor finansieres udenfor puljen.

Aktuelle indsatsområder for november 2018

Handicapmodul

Handicap modulet er et af de mere omfattende moduler indenfor socialområdet. Systemet administrerer støtte til mere end 1.000 personer med handicap og håndterer mere end 400 millioner kroner om året. Der er store potentielle gevinster for kommunerne at hente gennem en effektiv anvendelse af systemet, ligesom der fortsat er mange ønsker til systemet.

Der er nu lavettilretninger af udtræk og statistiksider. Det drejer sig om kontrolsiderne (side 928) som er udvidet med f.eks. søgning på inaktive, fraflyttede og alderspensionister samt nye kontrolsider til tjek af om personer med handicap er registreret korrekt på institutioner. Samt en udvidelse af overbliksside 927 med institutionssøgning som skal bruges til at give bedre søgbare oversigter og udtræk (ud fra flere kriterier). Kontrolsiderne (Side 928) og overblikssiden (Side 927) er nu sat i drift.

Desuden er der udarbejdet et paragraf administrations-system som gør det muligt at tilknytte paragraffer til hjælpeforanstaltninger for personer med handicap, samt at gemme historikken for disse paragraffer. Dette er nu sat i drift. Endvidere er der indlæst en serie standard paragraffer, som pt. er under kontrol af kommunerne. Diverse udtræk og statistiksiderne er desuden tilrettet således at disse supporterer paragrafudvidelsen.

Et ønske omhandlende generering af automatiske bevillingsskrivelser er nu under udvikling. Et ”Proof-of-concept” på et nyt koncept der kan generere de automatiske bevillingsskrivelser er lavet. Det er nu målet at bruge dette koncept til at gøre det lettere for brugerne at administrere, vedligeholde og justere bevillinger for samtlige personer omfattet af handicapforordningen samt at redigere standardbreve.

Et andet ønske vedr. integration med økonomisystem er nu ved at blive udarbejdet som en arbejdspakke. Det er planen at handicapsystemet skal kunne udveksle økonomidata i form af bogføringer/faktureringer/kontoplan/budget m.v. med økonomisystemet.

Der er desuden kommet en række nye ønsker til handicapsystemet omkring udvidelse med Danske støtteforanstaltninger, forbedret filtrering samt en generel tilretning af hele handicapsystemet ud fra ny lovgivning på området, der muligvis træder i kraft pr. 1.1.2019. Der er desuden modtaget rettelser til de eksisterende standardbreve og dette arbejde er også i gang.

Systemet påtænkes endvidere senere at skulle kunne foretage beregninger ud fra de registreringer som er foretaget mht. medarbejderes udførte arbejde (f.eks. støttepersoner) samt at eksportere disse økonomidata til lønsystem mv.

Aconto udbetaling af pension løbende over måneden

Visse pensionister har svært ved at administrere deres pension, hvis denne udbetales med ét beløb én gang om måneden. I stedet udbetales deres pension enten ugentligt eller hver 14. dag. Der kan være udbetaling på varierende ugedage. Idet lønsystemet ikke kan opdele pensionen i acontoudbetalinger, ønskes der udviklet en metode til at håndtere dette i Winformatik modulet for sociale udbetalinger.

Overførsel af pensionsberegning til lønsystem

Det har igennem en del år været et ønske at kunne overføre oplysninger om pensionsberegningen fra Winformatiks pensionsmodul til lønsystemet. Det skal erstatte den manuelle indtastning i lønsystemet, der finder sted i øjeblikket. Projektet vil nu blive genoptaget.

Anvendelsen af Aktuel indkomst

Det har vist sig at såvel borgere som sagsbehandlere har svært ved at forstå begrebet ”aktuel indkomst” som defineret i Inatsisartutlov nr. 9 af 1. juni 2017 ”om en satstilpasningsprocent og om aktuel indkomst”. Derfor er der udarbejdet en vejledning vedrørende dette.

Se grønlandsk udgave: https://kaqa.gl/kl/Anvendelse/Brugervejledning/Skat/Aktuel-indkomst og dansk udgave: https://kaqa.gl/Anvendelse/Brugervejledning/Skat/Aktuel-indkomst.

Analyse af de mange ønsker til Socialområdet

I overensstemmelse med ønsket fra Departementet for Sociale Anliggender, om øget IT-anvendelse til at understøtte en lettelse af den administrative byrde på Socialområdet, påbegyndes en nærmere analyse af de mange ønsker til Socialområdet, med henblik på at vurdere om der bør udarbejdes arbejdspakker for et eller flere af disse.

Løbende konsolidering og vedligehold af Winformatik.

Winformatik er udviklet som en ren webløsning – og er dermed baseret på teknologier som udvikler sig med et højt og stabilt tempo. Da systemet er kommunernes ejendom, er det også kommunerne, som suverænt afgør i hvilken takt det skal opdateres teknologisk. Med den seneste gennemførte modernisering af såvel selve løsningerne som den bagvedliggende udviklingsplatform er systemet bragt teknisk og fagligt up-to-date. Den aktuelle indsats begrænser sig derfor til løbende konsolidering i et reduceret tempo med fokus på mere funktionelle opdateringer.

Tre af de fem kommuner har nu flyttet driften af Winformatik over på Windows Server 2016. Kommunale Winformatik-installationer kan dermed konstateres fortsat at være teknisk og platformsmæssigt på absolut forkant af de tilgængelige teknologier.

Kommunal ledelsesinformation

Winformatik er målrettet databehandling i de enkelte kommuner. KOMLIS-projektet fokuserer derimod på at skabe nøgletal og målrettede sammenligningsgrundlag på tværs af kommunerne, i form af både totaler og enhedsomkostninger pr. borger i antal/kroner. KOMLIS tager afsæt i kommunale tal, som overvejende udtrækkes og aggregeres fra Winformatik, men medtager også relevante data fra andre datakilder, som f.eks. Central løn og pension samt redegørelses- og branche-data. KOMLIS publiceres nu både som Microsoft Power BI og Excel Power Pivot-ark på IT-udvalgets hjemmeside: http://www.kaqa.gl/KOMLISog er således offentligt tilgængelige. Data der offentliggøres ad denne vej sikres altid at være ”ikke-personhenførbare”. Ikke alle ark er omlagt til Power BI, men der arbejdes på at gøre det med de fleste Excel ark, hvor Power BI’s funktionalitet er relevant – eksempelvis geografiske visninger.

Kommunerne kan herudover rekvirere kommune-specifikke KOMLIS ark, som er personhenførbare til f.eks. lokale sagsbehandlingsopgaver. KOMLIS udgives periodisk i samme formater/pakker og Power-Pivot standardværktøjer som anvendes i f.eks. Microsofts AX2012. Økonomi- og ledigheds-ark offentliggøres månedsvis, mens sociale- og løn-ark udsendes kvartalsvis.

En nærmere beskrivelse af Power-pivot findes på: microsoft.com/en-us/bi/powerpivot.aspxEn nærmere beskrivelse af Power BI kan findes på:powerbi.microsoft.com/en-us/

Kurser i konkret anvendelse og efterbehandling af de enkelte KOMLIS-ark kan rekvireres hos KIMIK iT.

De producerede data-pakker annonceres via en mailliste, som administreres af KOMLIS-ansvarlig. Ønsker du at komme med på listen, send en mail til support@kimik-it.gl.

Fastsat på det fælleskommunale ”Product Owner”-møde, 2.november 2018

 


Det Fælleskommunale IT-samarbejde

Efter nedlæggelsen af KANUKOKA Informatik pr. 1. januar 1999 blev prioriteringen og koordinationen af den fælleskommunale indsats omkring videreudvikling og driftsstøtte af den kommunaladministrative løsningssuite, Winformatik® overdraget til Det Fælleskommunale IT-udvalg (KAQA), som i sin tur har overdraget den løbende opfølgning på de enkelte delprojekter til en operationel ”Project Owner” (PO) gruppe, bestående af administrative repræsentanter fra hver af de fire kommuner.

Agilt samarbejde

Den løbende samarbejde mellem kommunerne omkring Winformatik sker efter den såkaldte ”SCRUM”-model. Modellen sikrer kommunerne den størst mulige indsigt i det løbende arbejde, og dermed absolut ”governance” på området: Projekter holdes konstant økonomisk ”på sporet” samtidigt med at kommunerne sikres de ønskede resultater af indsatsen.

En af SCRUM-modellens vigtigste regler er at enhver opgave deles op i et antal praktiske mindre perioder, der kaldes ”Sprints”, som typisk svarer til én kalendermåneds udviklingsindsats. Juli-august afvikles dog typisk som et 2 måneders sprint – på af ferieperioden.

På denne måde opnår kommunerne fuld indsigt i projektet og kan undgå risikoen for at noget skulle udvikle sig i en anden retning end den ønskede. Kommunerne benytter således ”Lean” metodens principper for udvikling og ibrugtagning funktionalitet efterhånden som den udvikles og tilpasses – ofte omtalt med begreber som: ”Continuous Delivery and Deployment of Minimal Viable Products”.

Product Backlog

Udviklingen tilrettelægges og prioriteres på grundlag af et fælleskommunalt dokument, der kaldes en ”Product Backlog”.

En Product Backlog er en liste over samtlige kendte ønsker til systemet. Dvs. både dem der aktuelt bliver arbejdet på - og dem som kommunerne har besluttet foreløbigt at udskyde iværksættelsen af. Product Backloggen er målrettet kommunikationen mellem kommunernes fagspecialister og KIMIK iT’s udviklere – hvilket gør, at den kan være svær at læse for udenforstående.

For at give omgivelserne mulighed for at følge med i arbejdet vedligeholdes (ovenstående) ”Backlog Lite”, som er en forholdsvis letlæst udgave af den del af Backloggen som der aktuelt arbejdes på. Målet med dokumentet er at sætte de enkelte emner i en sammenhæng for herigennem at give en overordnet idé om indholdet i de enkelte igangværende aktiviteter.

Det er ambitionen, at opdatere denne letlæste udgave af Backloggen, således at den kan udsendes til godkendelse i forbindelse med første statusmøde efter Sprint-/månedsskifte. Dvs. den typisk vil foreligge offentligt omkring midten af måneden.

Arbejdspakker

Yderligere detaljeret information om baggrund og mål for de enkelte udviklingsopgaver kan i hovedreglen (siden årsskiftet 2014-2015) findes i såkaldte Arbejdspakke-beskrivelser. Det er PO-gruppens mål, at arbejdspakken skal beskrive hvad indsatsen fører med sig og hvad gevinsten vil være ved gennemførelse.

Arbejdspakke-beskrivelserne er offentligt tilgængelige og kan ses på http://kaqa.gl/Udvikling/Arbejdspakker

Project Owner Gruppen

Den løbende systemejer-rolle for det fælles projekt varetages af den kommunale ”Project Owner” gruppe. Gruppen varetager de fælleskommunale IT-aktiviteters løbende prioritering og planlægning på månedlige ”Sprintskifte”-møder, hvor de tilstedeværende kommunale repræsentanter beslutter hvad der skal arbejdes med i det kommende sprint – samt meddeler de økonomiske rammer herfor.

En gang ugentligt – typisk hver fredag – gennemgår PO-gruppen status på de igangsatte opgaver, og meddeler evt. relevante og nødvendige justeringer til den fælles plan.

Systemforvaltning

Den løbende drift og anvendelse af et stort og kompliceret system som Winformatik indebærer en række systemforvaltningsmæssige opgaver. Ud over løbende sikring af at systemer fungerer efter hensigten og at systemtekniske fejl – og evt. problemer af generel art afdækkes og løses på tværs af kommunerne, varetager KIMIK iT en række sekretariatsopgaver for disse. Som følge af sin kontinuerte indsats for kommunerne gennem de sidste 30 år udgør KIMIK iT en absolut vidensbank, som såvel kommunerne selv som andre myndigheder og leverandører trækker på.

Et af de stående emner under systemforvaltning er f.eks. ”Dataudveksling med Inddrivelsesmyndigheden”, hvor KIMIK iT bl.a. løbende faciliterer månedlige møder i den såkaldte ”kontaktgruppe” med deltagelse fra kommuner og inddrivelsesmyndigheden.

Sekretariatsbistand

Hovedparten af de løbende sekretariatslignende opgaver består i at besvare spørgsmål samt generelle bidrag til høringssvar og til varetagelsen af kommunernes fælles interesser på IT-området. Disse håndteres i udgangspunktet som en del af systemforvaltningsopgaven.

De resterende sekretariatsopgaver omfatter mødeforberedelse og -afvikling samt fællesopgaver som vedligeholdelse af IT-samarbejdets hjemmeside www.kaqa.gl og licensadministration – Et indsatsområde som skal sikre at kommunerne så vidt muligt har adgang til benytte sig af mest muligt optimale aftaler indgået på vegne af hele den kommunale sektor. Et eksempel herpå er aftalen vedr. Microsoft licenser der udnyttes af samtlige kommuner – Herunder Windows Server og klientoperativsystemer såvel som Office- og AX2012-produkter.

ERP

Det fællesoffentlige ERP-projekt sigter mod introduktion af et fællesoffentligt økonomisystem. Det er kun en begrænset del af Winformatiks funktionalitet, som kan erstattes af et sådant system. Den overvejende del af den kommunale fagadministration forventes også fremover løst via Winformatik. ERP-Projektet arbejder derfor sammen med KIMIK iT på at afklare hvordan Winformatik-fagmodulerne bedst integreres med den besluttede AX2012R3 baserede Prismeløsning. Status er at der findes en fungerende integration mellem Winformatiks fagmoduler som siden 1/1 2018 har været i drift i Kommuneqarfik Sermersooq. Dog er der endnu ikke etableret integration til Winformatik Renovation, idet Kommuneqarfik Sermersooq, som pt den eneste kommune der har ibrugtage Prisme, ikke benytter dette modul (Alle øvrige kommuner anvender Winformatik Renovation). Mere om Prisme og samspillet med Winformatik findes på http://kaqa.gl/Prisme

Kurser

Der er løbende interesse for kurser i stort set alle dele af Winformatik. Både nye og eksisterende moduler. Dette er glædeligt, fordi kursusaktivitet særdeles vigtig for at løse de store udfordringer som kommunerne har med at udbygge og fastholde ekspertise på de mange forskelligartede fagområder som en kommune faktisk skal administrere. Brugeruddannelse og kursusmateriale er derfor et fast punkt på backloggen – som vækkes til live hver gang det bliver aktuelt at udvikle nyt eller opfriske eksisterende kursusmateriale. De eksisterende kursusmaterialer findes på http://kaqa.gl/Anvendelse/Kursus-selvstudier

Implementeringsstøtte

Ofte udgør selve udviklingen af et system kun en mindre del af den samlede indsats for at få et nyt system, eller en ny facilitet, sat i drift. Indsatsen omkring at ”tage systemet i brug” kræver ofte en ganske langstrakt indsats, fordi den i sagens natur kun kan ydes når kommunens medarbejdere har tid og mulighed for at deltage i processen. Implementering skal i henhold til kommunerne primært finansieres af den enkelte kommune, men evt. fælles tiltag og generel opfølgning afrapporteres under dette punkt.

Mindre tilpasninger og udviklingsønsker

I henhold til aftale med kommunerne kan mindre udviklingsønsker – som umiddelbart virker indlysende fornuftige og ikke forventes at tage mere end allerhøjest et par dage at udvikle – iværksættes umiddelbart mod at KIMIK iT orienterer kontaktgruppen om sådanne aktiviteter straks på førstkommende statusmøde.

---oOo---