Budgetsystem
Indhold:
- Indledning
- Formelle form- og procedurekrav
- Behov
- Winformatikløsningen
- Sammenligning med det eksisterende Informatiksystem
Indledning
Et af problemerne med at udvikle et budgetmodul som imødekommer alle kommuners behov er, at kommunerne har en høj grad af frihed til tilrettelægge budgetlægningsproceduren således som man selv ønsker. Det betyder, at det er umuligt at udvikle et edb-system som opfylder alle kommuners ønsker. Udviklingen af systemet vil blive tilrettelagt ud fra en opfattelse af, hvad der er en "ideel standardbudgetlægningsprocedure".
I det følgende vil vi først beskrive en række behov, det kunne være ønskeligt at få opfyldt i relation til budgetlægningsproceduren, og dernæst hvordan disse behov kunne opfyldes i det nye Winformatiksystem.
Formelle form- og procedurekrav
Afsnit 5 "Form- og procedurekrav til budgettet" fra KANUKOKA's "Administrationshåndbog i budget- og regnskabssystemet", 1.august 1993 tjener som baggrundmateriale.
Behov
- Det skal være muligt i budgetlægningsfasen at udarbejde forskellige alternative budgetforslag. Dvs. budgetforslag som er udarbejdet ud fra forskellige forudsætninger. Disse alternative budgetforslag skal kunne opbevares i informatiksystemet således at der når det ønskes med valgfri detaljeringsgrad kan udskrives alternative budgetforslag. Det skal fungere på den måde, at når kommunalbestyrelsen har foretaget en endelig beslutning/valg skal det være muligt at registrere hvilken af de angivne forslag der skal være gældende som det nye budget.
- Det skal være muligt at registrere et antal beslutningsblokke, som refererer til afgrænsede dele af kontoplanen. Dvs. forslag til besparelser eller forslag til nye aktiviteter. Det skal være muligt at vise konsekvenser for det samlede budget ved valg af forskellige kombinationer af valg af beslutningsblokke.
- Det skal være muligt at generere et budget, som viser hvad et uændret serviceniveau vil koste. Dvs. med udgangspunkt i indeværende års budget eller med udgangspunkt i sidst afsluttede regnskabsår med tillæg af forventede pris- og lønstigninger og med regulering for forventede mængdeforskydninger. De relevante mængdeforskydninger er afhængig af, hvilket kontoafsnit der er tale om. Det betyder, at der skal være en tabel, hvor man kan registrere de relevante mængdeforskydninger
- Hele befolkningen
- 1 – 5 årige
- 6 – 17 årige
- 18 – 59 årige
- 60 - årige
- arbejdsløse
Det skal være muligt for hver konto eller kontoafsnit at angive hvilken "mængdeforskydnings-gruppe" som skal anvendes.
- Det skal være muligt at generere forslag til forventede mængdeforskydninger for befolkningstallet og befolkningssammensætningen i form af befolkningsprognoser genereret på baggrund af den aktuelle befolkningssammensætning, som er registreret i Folke-registersystemet
- Det skal være muligt at udskrive en finansieringsoversigt. Dvs. en oversigt på "hovedområde-niveau", som viser den forventede likviditetsudvikling
- Det skal være muligt at lægge budget for både drift- og statuskonti
- I forbindelse med registrering af tillægsbevillinger skal det være muligt at registrere konsekvenser for overslagsårene
- Hvis der "fremkommer" (enten via Skattedirektoratet eller KANUKOKA) en velegnet model til beregning af skattegrundlag vil dette blive søgt indarbejdet
Winformatikløsningen
Når budgettet åbnes opretter systemet "tomme" pladser for alle konti. Hver plads rummer følgende (alle tal i hele tusinder):
- Budget for hele året
- Ét tal for hvert af de tre overslagsår
- Opløsning af årets budget i 13 månedstal
Det her oprettede budget kaldes gældende budget (bedre ord ønskes !). Al indtasning sker på posteringskontoniveau. Som nu bliver det muligt at indtaste budget både på drift og på status.
Det bliver muligt at arbejde med op til 8 overslagsår mod de nuværende maksimale 3 år. En del udskrifter medtager blot de tre, som er angivet i Administrationshåndbogen. Det angives med en system-konstant, hvor mange år, der aktuelt skal anvendes i kommunen. Ved dannelse og kopiering af reference-budget (se senere) vil alle de anvendte overslagsår blive medtaget.
Der er følgende måder at fordele budgettet på:
| Jævn fordeling | Fordeles med lige store dele i hver af de 13 måneder. Overskydende beløb efter division fordeles med tusind kroner i månederne bagfra. Eksempel: 17 (tusind) fordeles med 1 i hver af månederne jan-sep og med 2 i månederne okt, nov, dec og sup. |
| Indtastet | Månedsbudgettet indtastes for hver måned for sig. Summen af de indtastede beløb skal være lig med årsbudgettet. |
| Som regnskab x-2 | Fordelingen sker efter samme procentvise fordeling, som senest afsluttede regnskab fordelte sig på månederne. |
| Som anden konto | Konto-nummer for anden konto indtastes. Budgettet fordeles på samme måde som denne konto. |
Der kan oprettes et reference-budget. Reference-budgettet skal være udtryk for uændret service-niveau. Følgende kan udføres på reference-budgettet:
- Indlæs et fremskrevet budget. Fremskrivningen kan ske på baggrund af fremskrivningsprocenter, som de kendes fra det nuværende system. Eksempel:
Budget 1999 Budget 2000 overslag 2000 * faktor -> budget 2000 overslag 2001 * faktor -> overslag 2001 ... overslag 2007 * faktor -> overslag 2007 overslag 2007 * faktor -> overslag 2008 Fremskrivningsprocenterne indtastes som hørende til år 2000.
I en senere udgave vil der eventuelt blive inddraget mængdeforskydninger, som beskrevet i behov 3. - Kopier reference-budgettet til det gældende budget. Dette gøres hvis man ønsker at tage udgangspunkt i noget, når man lægger gældende budget.
- Udskrift, der sammenligner reference-budgettet med gældende budget. Udskriften påviser ændringer i service-niveauet.
Det bliver muligt at overføre gældende budget til Excel regneark. Bemærk: Det kræves at brugeren har installeret Excel 97 eller nyere.
Karakteristika for dannet regneark:
- Kan bestilles for hele kontoplanen eller for dele af kontoplanen. Udvalg af konti svarer til den nuværende udskrift 100 fra billede 399.
- Indeholder kolonnerne:
-
- kontonummer
- kontonavn
- budget-tal
- tre kolonner med overslagsår
- en kolonne til månedsfordelingsmetode
- 13 kolonner til månedstallene
- Formler for summerne
Det bliver muligt at overføre et regneark (med samme kolonneopdeling som ovennævnte) til gældende budget. Kun kolonner med 10-cifrede kontonumre bruges. Tal-kolonnerne ud for de 10-cifrede kontonumre kan eventuelt være erstattet af formler af brugeren. Det er i det tilfælde resultatet af udregningen, der overføres til Informatiksystemet.
Overførslen til gældende budget overskriver de eksisterende tal for de konti, der er nævnt i regnearket. Overførslen kan ske i flere omgang, f.eks. for de enkelte kontoafsnit.
Det er tanken, at regnearksløsningen ikke skal være tvungen, forstået således at al funktionalitet, der er nødvendig ligger i selve Winformatiksystemet. F.eks. vil man kunne indtaste et budget udelukkende ved brug af Winformatik-billeder.
Løsningen med regneark tænkes at kunne tilgodese behov 1 og 2, altså at der i budgetprocessen kan opereres med flere alternativer. I første omgang vil der ikke blive koblet yderligere funktionalitet på regnearkene. Det betyder f.eks. at hvis man vil se en finansieringsoversigt, så skal tallene føres fra regnearket tilbage til Winformatiksystemet, der så kan lave de ønskede udskrifter. Den enkelte bruger kan selvfølgelig lave noget, der ligner en finasieringsoversigt ved selv at opsætte yderligere formler i regnearket.
Der vil ikke blive implementeret en automatisk dannelse af mængdeforskydninger for personer, som ønsket i behov 4. I stedet henvises til befolkningsprognoserne under Grønlands Statistiks hjemmeside på Grønlands Statistik.
Budget-oversigten ændres således at overskriften bliver "Budgetforslag" indtil budgettet vedtages. Når budgettet er vedtaget vil overskiften "Budget". Såfremt der ønskes yderligere bemærkninger i sideoverskrifterne, kan udskriften bestilles til Word, hvor toptekst kan ændres inden udskrift.
Der laves et nyt skærmbillede til korrektion af månedsfordelingen efter budgettet er vedtaget.
I de tilfælde hvor der skal afrundes i udskrifter, f.eks. hvis regnskabstal visse i hele tusinder for at være sammenlignelige med budgettallene, anvendes følgende regler.
Summer beregnes ved først at lægge uafrundede tal sammen, hvorefter der afrundes til hele tusinder. På denne måde vil det viste tal højst afvige med +/- 500,- fra den "rigtige" sum. Til gengæld kan der optræde en talrække med tilhørende sum, der tilsyneladende ikke stemmer.
Eksempel:
| Konto | Regnskabstal i kr. og øre |
Regnskabstal afrundet til hele tusinder | |
| 10-01-00-01-10 | Honorarer | 345.400,35 | 345 |
| 10-01-00-05-00 | Tjenesterejser | 23.467,75 | 23 |
| 10-01-00-05-01 | Kursusudgifter | 14.388,00 | 14 |
| 10-01-00-16-00 | Traktement ved møder | 18.488,25 | 18 |
| 10-01 | Kommunalbestyrelsen | 401.744,35 | 402 |
mens 345+23+14+18 = 400
Alternativet, nemlig at lægge afrundede tal sammen, ville kunne resulterer i at det viste tal afveg med mange tusind fra det "rigtige" tal. Det er vurderet at denne situation er værre end at vise en sum, der tilsyneladende ikke stemmer.
Sammenligning med det eksisterende Informatiksystem
| 370 Budget-tal på drift og status | Vil kunne indtastes enten via et Winformatik skærmbillede eller via Excel-regneark. Korrektion af månedsfordeling efter budget er vedtaget udføres med det nye billede 377. |
| 371 Rammer | Udgår |
| 372 Åbning af budget-år | Der vil altid blive åbnet med et tomt budget. Hvis dette ønskes udfyldt på grundlag af tidligere års tal, så kan det gøres med kopi-funktionen |
| 373 Indtastning af fremskrivnings-procenter | Overføres |
| 374 Indtastning af tillægsbevillinger | Overføres. Udvides så der også indtastes betydning for overslagsår. Udvides så der indtastes udvalg, møde-nr og punkt-nr. |
| 375 Vedtagelse af budgettet | Overføres |
| 376 Budget-bemærkninger | Overføres, idet bemærkninger indtastes ved hjælp af Word |
| 377 Overslagsår | Udgår. Er integreret i indtastning af selve budgettet (370/Excel) |
Udskrifter
| 1 Forbrug pr. standardkonto. | Videreføres |
| 2 Fremskrevet budget. | Udgår |
| 3 Budgetforslag og rammer. | Udgår |
| 4 Budget-oversigt (liggende). Kun til laser-printer | Udgår |
| 5 Tillægsbevillinger (kontonr-orden) | Videreføres |
| 6 Tillægsbevillinger (dato-orden) | Videreføres |
| 7 Budget-oversigt uden konto-tekster (matrix-printer) | Udgår |
| 8 Budget-tal med budget-bemærkninger | Videreføres |
| 9 Budget-skema | Udgår |
| 10 Fremskrevne overslags-år | Udgår |
| 11 Likviditets-budget, hoved-områder | Videreføres i en anden form |
| 12 Likviditets-budget i detaljer | Udgår ? |
| 100 Budget-oversigt | Videreføres |