1. Forside
  2. Winformatik
  3. Brugervejledning
  4. Bogholderi
  5. Rekvisitioner

Rekvisitioner

Indhold:

Krav til systemet

  1. Systemet skal bruges at registrere udlevering af rekvisitioner.
    Det skal være enkelt at oprette, ændre og slette i systemet.

  2. Definition af sagsbehandlere
    For at kunne få udleveret rekvisitioner, skal man være registreret i rekvisitionssystemet som sagsbehandler.
    Det forudsættes at en sagsbehandler allerede findes i Kunderegister.
    En sagsbehandler kan ikke igen slettes fra rekvisitionssystemet. Sagsbehandlere der ikke længere kan få udleveret rekvisitioner får ændret deres status fra "Aktiv" til "Ikke aktiv" 

  3. Beskrivelse af rekvisitionsblokke
    Rekvisitionerne registreres som nummerserier hvor første og sidste nummer indtastes.
    Det forudsættes at et rekvisitionsnummer udgøres af et bogstav efterfulgt af 5 cifre.

  4. Udskrivning af legitimationskort
    Der skal kunne udskrives et legitimationskort til den enkelte sagsbehandler. Legitimationskortet forsynes efterfølgende med et foto af sagsbehandleren. NB: Ikke implementeret pt

  5. Udskrivning af kvittering for udleverede rekvisitioner
    Der skal kunne udskrives en kvittering som modtageren af et sæt rekvisitioner skriver under på.
    Kvitteringen gemmes af kommunen.

    Ved eventuel tilbagelevering af ubrugte rekvisitioner, skal dette noteres på den oprindelige kvittering og en kopi af den rettede kvittering udleveres til sagsbehandleren med kommunens underskrift.

  6. Udskrivning af lister
    Der skal kunne udskrives en oversigt over personer, som har fået udleveret rekvisitionsblokke.

    Af oversigten skal det fremgå,  hvilke rekvisitioner den enkelte har fået udleveret samt hvilken afdeling og forvaltning den enkelte sagsbehandler er knyttet til.

  7. Søgemuligheder
    Det skal være muligt at søge i systemet på en konkret sagsbehandler.
    Det skal være muligt at søge i systemet på en konkret rekvisition.

    Ved søgning på en konkret sagsbehandler skal man kunne bruge personnummer, navn, titel, afdeling, forvaltning og status som søgekriterier.

    Ved søgning på en konkret rekvisition, bruges rekvisitionens nummer som søgekriterium.

Systemets opbygning

Systemet er placeret i Winformatik Bogh på siderne 365-368:

  1. Side 365 Rekvisitions-sagsbehandlere
  2. Side 366Udlevering afrekvisitioner
  3. Side 367 Oversigt over udleverede rekvisitioner
  4. Side 368 Kontrol af rekvisition

Bemærk at side  365 og side 366 forudsætter særlige brugeradgang, da der kan rettes i rekvisitionsdatabasen.
Siderne 367 og 368 giver kun adgang til at hente oplysninger i rekvisitionsdatabasen.

Side 365 Rekvisitions-sagsbehandlere

På denne side der oprettes nye sagsbehandlere med adgang til at få udleveret rekvisitioner. Og på denne side ajourføres  oplysninger om eksisterende sagsbehandlerne.

Endelig er det på denne side "fratrådte sagsbehandlere" får ændret deres status fra "Aktiv" til "Ikke aktiv".

Oprettelse af nye sagsbehandlere

Ny sagsbehandler oprettes ved at taste på knappen Ny

Herved åbnes felterne CPR-Nr, Titel, Afdeling og Status, ligesom knapperne OK og Fortryd bliver tilgængelige.

CPR-Nr: Det forudsættes at sagsbehandleren allerede er oprettet i kommunens system som ansat og derfor kan findes i tabellen KUNDE KAT.
Navnet på sagsbehandleren vil blive skrevet i klartekst til højre for feltet, når sagsbehandleren er fundet ved hjælp af CPR-nummeret

Titel: Her indtastes en passende stillingsbetegnelse. Der foretages ingen validering af det indtastede.

Afdeling: 

Dette er en Pull-down menu, hvor der kan vælges en afdeling (f.eks. navn på børneinstitution) mellem alle afdelinger i kommunen. Den tilhørende forvaltning vil blive skrevet i klartekst til højre for feltet, når der er valgt en afdeling .

Status: her markeres om sagsbehandleren er:
"Aktiv" = med ret til at få udleveret rekvisitioner
- eller
"Ikke aktiv" = uden ret til at få udleveret rekvisitioner (relevant for sagsbehandlere, der skifter arbejdsområde eller ophører med at arbejde ved kommunen).

Ajourføring af registrerede sagsbehandlere

Der kan søges i bestanden af registrerede sagsbehandlere vha CPR-nr, navn, titel, afdeling, forvaltning og status.

Søgningen kan foregå vha af et eller flere kriterier og dele af kriterier..

Resultatet af søgningen bliver vist i venstresidens nederste vindue.

  1. Hvis søgningen giver flere muligheder, skal der udvælges mellem de viste muligheder ved at taste på den ønskede sagsbehandler. Når det er gjort, vil fokus skifte til højresiden og alle oplysninger om sagsbehandleren vil fremgå af højresidens felter.
  2. Hvis søgningen kun giver en sagsbehandler, vil fokus skifte til højresiden og alle oplysninger om sagsbehandleren vil fremgå af højresidens felter 
  3. Giver søgningen ikke noget resultat, skal søgekriterierne rettes til, og der søges på ny.

Hvis der tastes på søgeknappen på en "ren side" hvor kun status "Aktiv" er vist, vil samtlige aktive sagsbehandlere blive vist i venstresidens nederste vindue.

Når den ønskede sagsbehandler er fundet, kan oplysninger om titel, afdeling og status ajourføres.

Side 366 Udlevering af rekvisitioner

Side 366 Udlevering af Rekvisitioner tjener flere formål:

  1. Registrering af rekvisitioner som udleveres til den enkelte sagsbehandler
  2. Registrering af rekvisitioner som tilbageleveres fra den enkelte sagsbehandler
  3. Sletning af registreret udlevering ved tilbagelevering af samtlige rekvisitioner i en udlevering

Ad 1: Registrering af rekvisitioner som udleveres til den enkelte sagsbehandler

Registreringen indledes ved at taste på Ny-knappen i højre vindue:

Når billedet åbner indsættes dags-dato automatisk som forslag til udleveringsdato. Denne dato kan ændres.

På illustrationen her for oven er første rekvisitionsnummer tastet ind som "E00026".

Følgende styres og kontrolleres automatisk vedr. første og sidste rekvisitionsnummer:

  • Det indtastede skal være på et bogstav efterfulgt af 5 cifre.
  • Bogstavet konverteres til stort bogstav.
  • "Sidste nummer" skal være større end "Første nummer".
  • Nummerrækken må ikke overlappe numre på allerede uddelte rekvisitioner.

Der kan kun tildeles rekvisitioner til en person, der er registreret som "Aktiv" sagsbehandler på Side 365.

I forbindelse med udlevering af rekvisitioner, skal der udskrives en kvittering. Det sker ved at taste på knappen "Udskriv Kvittering for udlevering".

Når sagsbehandleren har kvitteret for udleveringen, indsættes kvitteringen i et ringbind for "Kvitteringer for udlevering af rekvisitioner".

Ad 2: Registrering af rekvisitioner som tilbageleveres fra den enkelte sagsbehandler

Den aktuelle sagsbehandler findes ved lettest at indtaste sagsbehandlerens CPR-nummer eller nummeret på en af de rekvisitioner, der tilbageleveres.

Når udleveringen dukker op på højresiden, kan nummeret på sidste rekvisition rettes ned til nummeret på den sidste rekvisition der er brugt.

Resten af rekvisitionerne afleveres i forbindelse med registrering af afleveringen.

Den oprindelige kvittering for udlevering findes frem og de tilbageleverede rekvisitioner noteres på kvitteringen.
En kopi af den rettede kvittering udleveres til sagsbehandler med kommunens underskrift.

Ad 3: Sletning af registrering ved tilbagelevering af samtlige rekvisitioner i en udlevering

I de tilfælde hvor samtlige udleverede rekvisitioner tilbageleveres, skal udleveringen helt annulleres. Det sker ved hjælp af tasten "Annuller udlevering".

Side 367 Oversigt over udleverede rekvisitioner

Side 367 bruges til at skaffe oversigt over sagsbehandlere, der har fået udleveret rekvisitioner.

Hvis alle søgefelter i venstre side er tomme og der tastes på søg, vil samtlige sagsbehandlere, der har fået udleveret rekvisitioner, blive vist i listen på højre side.
I det viste eksempel, er der kun søgt på sagsbehandlere der har fået udleveret rekvisitioner efter den 29-12-2001.

Søgningen kan skæres til efter behov på rekvisitionsnumre, på periode, på status, på afdeling og på forvaltning - eller på et konkret CPR-nr.

Søgeresultatet i listen på højreside kan sorteres efter behov ved at taste på den enkelte kolonne overskrift.
Idet viste eksempel er listen sorteret efter rekvisitionsnummer.

Udskrift

Der kan genereres en udskrift ved at placere musen på oversigten, trykke på venstre musetast og vælge Udskriv.

Side 368 Kontrol af rekvisition

Side 368 er et pop-up vindue, der kan anvendes ved for eksempel bilagskontrol, hvor man ønsker nærmere oplysninger om en konkret rekvisition.

Rekvisitionsnummeret indtastes, og resultatet bliver enten

  • oplysninger om hvem rekvisitionen er udleveret til eller
  • en besked om at rekvisitionen ikke er registreret i systemet.