Indhold
- Indledning
- Funktioner
-
Arbejdsopgaver
- Optagelse af barn på venteliste
- Registrering af børn, der ikke findes i folkeregistersystemet
- Forventede fødsler
- Finde ledige pladser på institutioner
- Finde næste barn på venteliste
- Genbekræftelse
- Tilbyde plads på institution
- Indmelde barn i institution
- Sletning af barn på venteliste
- Udmeldelse af barn
- Overflytning af barn fra en institution til en anden
- Overbooking
- Aldersgrænse
- Nedlæg en institution
- Beregning af takster
- Takster for den pågældende institutionstype
- Indkomstoplysninger
- Oplysninger vedrørende det enkelte barn i institution
- Anvendelse af billede 520
- Checkliste vedrørende søskenderabat
- Oprette notat med tilknyttet dokument
- e-Boks breve
- Liste vedrørende manglende indkomstoplysninger
- Begreber
- Historik
- Bekendtgørelse
Indledning
I det følgende beskrives daginstitutions- og ventelistesystem udviklet af Kimik IT. Systemet er en integreret del af Winformatiksystemet og er knyttet tæt sammen med andre dele af systemet.
Formålet med systemet er at kunne:
- Registrere og administrere børn på ventelister.
- Registrere og indmelde børn i institutioner.
- Sikre en optimal udnyttelse af institutionernes ressourcer.
- Lave påligninger af institutionsbetalinger.
- Give institutioner et overblik over hvilke børn, der forventes at møde op på institutionen.
Funktioner
Systemets funktioner kan opdeles i nogle logiske kategorier. Disse beskriver samtidig en anvendelsesrækkefølge, idet de første skal være på plads før man kan benytte efterfølgende funktioner.
Der er en række tabeller, som kun sjældent skal ændres.
| Det drejer sig om følgende sider: | |
| 510 | Registrering af ventelister |
| 511 | Registrering af lovlige prioriteter |
| 514 | Registrering af indtægtsgrupper |
| 515 | Registrering af institutionstyper (inkl. priser) |
Alle institutioner som man ønsker tilknyttet systemet skal registreres.
Dette gøres ved hjælp af side:
| 516 | Registrering af institutioner |
Bemærk at institutioner SKAL være oprettet som kunder i inkasso-systemet, før de kan oprettes i daginstitutionssystemet. Allerede ved registreringen af en institution skal man tage stilling til hvilke arter og bunker, der skal anvendes ved påligningen. Disse oplysninger registreres sammen med institutionen. Lokalitet og indtægtskonti bør så vidt muligt angives.
Registrering af børn og evt. optagelse på venteliste
Til at foretage den registrering anvendes side:
| 501 | Registrering af barn (inkl.. venteliste) |
Bemærk at personer, der oprettes, SKAL være registreret i folkeregister-modulet. Det er således IKKE muligt at registrere personer, som ikke findes i folke-registreret. Dog er det muligt at registrere ufødte børn, da sådanne kan optages på venteliste.
Administration af institutionspladser
Til dette er der følgende billeder:
| 503 | Børn i institution |
| 521 | Hent skatteoplysninger |
Bemærk at betalere SKAL være registreret som kunder i inkasso-systemet. Dette er for at sikre, at påligningen fungerer. Tilsvarende kan man ikke indmelde et barn i en institution uden samtidig at registrere en betaler.
| 505 | Oversigt over børn på venteliste |
| 506 | Oversigt over børn i institution |
505 Søgning med Chrome Browser
Efter udfasning af Internet Explorer browseren og overgangen til Chrome browser, kan man ikke mere eksportere liste direkte til Excel.
Der findes derfor en vejledning i hvordan man gør dette. Se vejledning i eksport til Excel
Til at beregne og bogføre er der følgende sider:
| 520 | Beregning af hvad der skal betales |
| 521 | Hent skatteoplysninger |
| 522 | Bogføring af daginstitution |
Friplads bogføres som udgangspunkt på betalers CPR-nummer. Såfremt det ønskes bogført på barnets CPR-nummer, så skal friplads-arten have en konteringsregel af typen MODREF i side 353.
Side 521 bruges en gang om året til at hente oplysninger om skattepligtig indkomst fra skattesystemet.
| 509 | Udskrift af børn der falder for aldersgrænsen: Giver et overblik over hvilke børn der falder / er faldet for aldersgrænsen i den institution, som de går i. |
Arbejdsopgaver
Optagelse af barn på venteliste
Stamdata på barnet oprettes med side 501, hvis barnet ikke allerede er registreret. Side 501 bruges til at registrere barnet på venteliste.
Registrering af børn, der ikke findes i folkeregistersystemet
Anbefaling vedrørende registrering af børn, der ikke er i kommunens folkeregistersystem, i side 501:
- Ufødte børn CPR-nr: <tom> Tekst: f.eks. Forventet fødsel 07.05.97
- Fødte
- uden CPR-nr, uden navn CPR-nr: <tom> Tekst: f.eks. Pige født 07.06.96
- uden CPR-nr, med navn CPR-nr: <tom> Tekst: f.eks. Egon, født 08.06.96
- med CPR-nr, uden navn Oprettes i billede 240 med: Kunde-nr: barns CPR-nr Fornavn: FORNAVN Efternavn: Mors efternavn
Oprettes i billede 501 med: CPR-nr: barns CPR-nr Tekst: <tom>
- med CPR-nr, med navn Oprettes i billede 240 med: Kunde-nr: barns CPR-nr Fornavn: barnets fornavn Efternavn: barnets efternavn
Oprettes i billede 501 med: CPR-nr: barns CPR-nr Tekst: <tom>
I alle tilfælde indtastes mors CPR-nr - samt evt. fars CPR-nr - under relaterede personer.
Barnet oprettes i side 501 som beskrevet ovenfor. I venteliste-blokken oprettes barnet med prioritet, der angiver forventet fødsel. Moderen skal have besked om at hun skal henvende sig når barnet er født. Når institutionskontoret får meddelelse om at barnet er født, fremsøges barnet i side 501. Prioriteten ændres til den relevante blandt de normale prioriteter. Ankomstdato ændres ikke. Når barnets CPR-nr bliver kendt indtastes dette i side 501, således at barnets navn og adresse kan vises på udskrifter og skærmsider. Det skal senest ske, når barnet indmeldes i en institution.
Finde ledige pladser på institutioner
Side 506 anvendes. Her fremgår hvor mange, der er indmeldt og hvilke børn, der har fået tilbudt pladser i institutionen.
Finde næste barn på venteliste
Side 505 giver oversigt over ventelisterne.
Side 501 rummer et felt Bekræft dato, der bruges til at angive dato for den seneste bekræftelse af at man ønsker barnet på venteliste.
Side 503 bruges til at registrere at man tilbyde en plads på en given institution til et givent barn. Ved at registrere at man tilbyder pladsen, så undgår man at tilbyde den samme plads til mere end ét barn.
Dette gøres med side 503. Hvis barnet har haft tilbudt pladsen kræver det blot en indtastning af dato samt ændringen af indmeldelsestype fra 'Tilbudt' til 'Indmeldt'.
Hvis barnet har stået på venteliste skal man overveje om ikke barnet skal slettes fra ventelisten. Sletning kan ske i forbindelse med indmeldelsen i billede 503.
Sletning af barn på venteliste
Dette gøres via side 501. Hvor man slår op på barnet, klikker på den relevante venteliste og klikker Slet.
Udmeldelsen foregår ved at sætte en udmeldelsesdato på billede 503. Bemærk at udmeldelsesdatoen er den sidste dag barnet går i institutionen - det er ikke den første dag det ikke gør.
Overflytning af barn fra en institution til en anden
Udmeld barnet fra den gamle institution ved at sætte udmeldelsesdato på og lav en indmeldelse i den nye institution.
Det er muligt at overbooke en institution. Systemet gør blot opmærksom på, at der finder en over-booking sted. I side 503 vises antal normerede pladser og antal disponerede pladser.
Antal disponerede pladser er defineret som:
| Nuværende indmeldte | |
| - | Børn, der er under udmeldelse (har en fremtidig udmeldelsesdato) |
| + | Børn, der er under indmeldelse (har en fremtidig indmeldelsesdato) |
| + | Børn, der er tilbudt en plads |
En institution nedlægges ved at sætte normering = 0 børn, og slette art- og bunke-nr.
Hvis et barn ved indmeldelse er tæt på at falde for aldersgrænsen for den pågældende institution, så kommer der en advarsel. Det er dog muligt at indmelde barnet i den pågældende institution. For børn der bliver 'for gamle' til en institution anvendes side 509 til at give et overblik over disse.
Aldersgrænserne sættes med side 515. Bemærk, at en maksimum-alder på 5 år betyder at barnet må gå i institutionen indtil det fylder 6 år, altså til det er 5,999 år.
Beregningen af hvad der skal betales for hvert enkelt barn i en bestemt måned, baseres på følgende oplysninger:
- Takster for den pågældende institutionstype
- Betalers og eventuel samboendes indkomst
- Oplysninger vedrørende det enkelte barn i institution
- Ind- og udmeldelsesdatoer
- Søskenderabat
- Hel eller delvis friplads
- Eventuel specialpris
Takster for den pågældende institutionstype
Med side 514 oprettes de indtægtsgrupper, der ønskes benyttet.
Eksempel:
|
Gruppe |
Laveste indkomst |
|
1 |
0.00 |
|
2 |
100000.00 |
|
3 |
105000.00 |
|
4 |
110000.00 |
|
5 |
115000.00 |
|
o.s.v. |
Hvis indkomsten er kr. 107000, så hører betaleren til i gruppe 3. Taksterne indtastes i side 515 med anvendelse af de indtægtsgrupper, der er oprettet med side 514. For hver indtægtsgruppe angives:
- Startdato
- Normal pris
- Pris, som skal betales af børn, som er for gamle til den pågældende institution
- Pris, der skal betales af børn, som er for unge til den pågældende institution
Hvis artsnumre for en institution er efterladt tomme i side 516, så dannes der ikke påligninger for den pågældende institution.
Der benyttes et sæt indkomstoplysninger for hvert skatte-år (indkomst-år). I 2006 beregnes taksterne på grundlag af oplysninger for indkomst-året 2004.
Oplysningerne hentes fra skattesystemet hvert år i god tid inden de skal bruges. Oplysninger for skatteår 2005 vil typisk skulle hentes i november 2006. Oplysningerne kan tidligst hentes efter den ordinære slutopgørelse pr. 1. september. Oplysningerne hentes med side 521. Der hentes oplysninger om:
- Skattepligtskommune
- Skattepligtig indkomst (kun for kommunens egne skatteydere)
- Sambeskatning
Efterfølgende vedligeholdes indkomstoplysningerne med side 503. Bemærk at der skal indtastes i feltet Forventet indkomst, hvis der er tale om skattepligtig indkomst fra en anden kommune.
Oplysninger vedrørende det enkelte barn i institution
Oplysningerne indtastes i side 503.
Detaljeret beskrivelse af takst-beregning
Takstberegning foregår i 4 små skridt:
1) Check at barn (side 503- slå barns cpr-nr op) :
- ikke er udmeldt institution eller udmeldelse dato ligger I fremtiden
- er tilmeld institution
- er indmeldt før sidste dag som køres for i denne måned (f.eks. sidste dag i juli: 31-07-2012)
2) Find indkomst for betaler: (side 503 slå barns cpr-nr op og klik på barn- se betalers skattepligtig/forventet indkomst)
Husk: aflæs felt Takstår – skal være dette år vi foretage bogføring for. Brug forventet indkomst for betaler og sambo hvis den findes, ellers brug skattepligtig oplysning
Aflæs samlet Indkomst
3) Beregn pris for barn: (side 515)
Find nominel pris, ud fra gyldig- fra, forældres indtægtsgruppe, altså saml.et Indkomst og institutionstype. > Tag udgangspunkt i relevante gyldig-fra-dato
Regler:
- Til men ikke med den måned man fylder minimums-alderen, betaler man under-takst
- Fra og med den måned man fylder minimums-alderen, betaler man normal takst
- Fra og med måneden efter man fylder maximum-alderen, betaler man over-takst
Bemærk: der regnes i hele måneder Bemærk, at en maksimum-alder på 5 år betyder at barnet må gå i institutionen indtil det fylder 6 år, altså til det er 5,999 år. Nu har vi nominel pris
4) Beregn endelig takst for barn
Tag nu hensyn til evt. søskenderabat, specialpris etc.: (side 503- slå barns cpr-nr op) : Udgangspunkt: Takst= nominel pris
- Hvis speciel pris angivet, så er Takst = special pris
- Hvis søskende rabat: Takst = Takst /2
- Hvis pris-reduktion% angivet OG ligger inden for betalingsmåned:
prisreduktutionKR= Takst * prisreduktion% / 100 – og Takst = Takst – prisreduktutionKR
- Juster pris i henhold til antal dage som barn går i institution:
Takst= Takst * antal dage i måneden som barn er indmeldt / antal dage i måneden;
prisreduktutionKR = prisreduktutionKR * antal dage i måneden som barn er indmeldt / antal dage i måneden
Endelig Takst = Takst – prisreduktutionKR
Antal dage i måneden: beregnes som: Sidste dag i måned – 1. dag i måned +1
Billedet anvendes en gang om måneden til at beregne den kommende måneds påligninger. Fremgangsmåde:
- Kontroller børn på checklisten vedrørende søskende-rabat
- Dan påligningsforslag (klik "Beregn")
- Hvis der er fejl, kontrolleres / rettes betalere på fejllisten
Når dannelsen er sket uden fejl kan påligningen foretages med side 522. De enkelte punkter gennemgås i det følgende.
Når der er sket en prøveberegning på side 520, og alle fejl er rettet, er det muligt at sende en meddelelse til borgeren om institutionssagsbehandlingen.
Der sendes til alle dem der er med i prøveberegningen. Det er ikke muligt at udvælge kun et enkelt kontaktpunkt for e-Boks meddelelser. Der sendes til alle.
Hvis man forsøger at sende til en måned (-skørsel) hvor der allerede er sendt til e-Boks, kommer der en meddelelse om, at der allerede er sendt for den valgte periode.
Er der behov for at gensende et brev eller se et tidligere afsendt brev, kan det ske fra side 503D, under den enkelte borger.
(Hvis knappen "Send brev til e-Boks" er deaktiveret er det fordi kommunen ikke har tilsluttet sig e-Boks teknologien. )
Hvis det er nødvendigt at danne papirbreve sker det ud fra samme måned (-skørsel) som e-Boks brevene, (den måned er er prøveberegnet for) men her kan sorteres på kontaktpunkter).
Der kan tilføjes en signatur til brevene som bliver anført under kommunens navn i brevene.
Du kan læse mere om e-Boks breve her.
Checkliste vedrørende søskenderabat
Listen viser betalere, som ikke har præcist eet barn, der betaler normal takst.
- Hvis ingen af børnene betaler normal takst (d.v.s. alle børnene får søskenderabat), så er et af disse ikke berettiget til det.
- Hvis der er 2 søskende, der betaler normal takst, så er den ene af disse berettiget til rabat.
Der kan være tale om tilfælde, hvor det er i orden at en betaler kommer ud på listen. Det gælder f.eks.:
- Hvis kommunen ikke opererer med søskende rabat overhovedet.
- Hvis en ekstern instans, f.eks. en anden kommune betaler for flere børn, der ikke er søskende.
Klik på betalers CPR i listen for at se / rette de børn det drejer sig om.
Alternativt kan man indtaste betalerens CPR-nummer som søgekriterie i side 503.
Oprette notat med tilknyttet dokument
I side 501 trykkes "Opret note":
Udfyld "Notats emne" (tvunget), skriv evt. noget i det store tekst-felt (valgfrit), og tryk Gem:
Tryk "Tilføj bilag"
Udfyld "Bilagstype", "Dato" og "Beskrivelse". Tryk "Anvend"
Tryk "Gennemse .." og udpeg det ønskede dokument. Tryk derefter "Tilknyt dokument"
Tryk "OK", og luk vinduet "Social Journal Ark - Oprettelse"
Se notat ved at trykke "Vis daginstitutionsnoter" i side 501:
Vis det tilknyttede dokument ved at trykke "Åbn"
Følgende typer af fejl kan optræde på listen:
| Fejl: | Ingen indtægtsoplysninger eller Ingen indkomst angivet |
| Årsag: | Der findes ingen oplysninger om indkomst for den pågældende betaler. |
| Løsning: | Der oprettes oplysninger for betaleren i side 503. |
| Fejl: | Ingen indtægtsoplysninger for sambo |
| Årsag: | Det er angivet i side 503, at betaleren har en sambo; men der findes ingen indkomstoplysninger for samboen. |
| Løsning: | Der oprettes oplysninger for samboen i side 503. |
| Fejl: | Inkonsistens i sambo-oplysninger |
| Årsag: | Teknisk fejl |
| Løsning: | Kontakt Support |
| Fejl: | Forventet indkomst mangler (sambo ikke er lig med sambeskattet) |
| Årsag: | Hvis betaleren er sambeskattet; men bor sammen med en anden end den sambeskattede, så kan man ikke bruge den skattepligtige indkomst til noget. Det er jo den samlede fælles indkomst for de to sambeskattede, og den kan principielt ikke deles i to dele. |
| Løsning: | Der angives en forventet indkomst i side 503. |
| Fejl: | Sambeskattet, ikke samboende, uden forventet indkomst |
| Årsag: | Hvis betaleren er sambeskattet; men bor alene, så kan man ikke bruge den skattepligtige indkomst til noget. Det er jo den samlede fælles indkomst for de to sambeskattede, og den kan principielt ikke deles i to dele. |
| Løsning: | Hvis betaleren faktisk bor alene, så skal der angives en forventet indkomst i side 503. Hvis betaleren bor sammen med nogen, så skal dennes CPR-nummer angives i feltet Sambo. |
| Fejl: | Ingen indtægtsgruppe matchede |
| Årsag: | Betalerens indkomst passede ikke med nogen af de indkomstgrupper, der findes. Det kan f.eks. skyldes, at der er tale om negativ indkomst. |
| Løsning: | Kontrollér om der er oprettet indkomstgrupperne i side 514. Hvis en betaler har negativ indkomst, så rettes denne til 0 (nul). |
| Fejl: | Inkonsistens i skattepligtig indkomst |
| Årsag: | Fejl i beregningen af skattepligtig indkomst. Kan muligvis forekomme efter brug af side 521 Hent/opdater skatteoplysninger. |
| Løsning: | Gå ind i side 503, og sørg for at der bliver lavet en genberegning, f.eks. ved at rette et af tallene. |
Begreber
I det følgende bliver relevante begreber forklaret.
Barn-nr: Et barn får et internt entydigt nummer, som automatisk tildeles af systemet. Grunden til dette er, at det skal være muligt at optage ufødte børn på venteliste.
Institutionsnr: Institutioner skal have et entydigt nummer. Grunden er, at en kunde i informatiksystemet godt kan dække over flere institutioner. Det er ønskeligt at kunne skelne mellem disse.
Relateret person: Typisk er der her tale om faderen og moderen. Men også andre kan registreres. Blot skal personerne eksistere i folkeregisteret.
Navne og adresser på personer: Det er ikke muligt at registrere disse, idet systemet er integreret med folkeregisteret. Navne og adresse-oplysninger hentes således fra folkeregisteret.
Søskende og søskenderabat: Søskende er defineret som personer, der har samme betaler. Søskenderabat feltet vedligeholdes manuelt. Oplysningen bruges i forbindelse med betalingen af institutionspladsen.
Fripladsprocent: Det er muligt at give en pris-reduktion (som en procentsats) i en periode. Oplysningen vedligeholdes manuelt og bruges automatisk i forbindelse med betalingen af institutionspladsen.
Institutionspris: Prisen beregnes ud fra barnets alder og institutionstypen på den institution, som barnet frekventerer. På de forskellige institutionstyper er der en normal-, en over og en under-pris. Normalprisen anvendes hvis barnet har den korrekte alder for institutionen. Over-prisen anvendes hvis barnet er for gammel til denne institutionstype. Tilsvarende anvendes under-prisen hvis barnet er for ung til institutionstypen.
Påligningspris: Denne pris er normalt institutionsprisen fradraget evt. søskenderabat. Det er dog muligt at angive en specielpris ved indmeldelsen. Er der registret en sådan anvendes denne. Hvis der er angivet fripladsprocent, så bliver denne andel beregnet som en modregning i påligningen. Se inkasso-systemet for en beskrivelse af denne mekanisme.
Prioriteringer: Opdeling af børn på ventelister i forskellige grupper.
Historik
Når et barn meldes ud af en institution, så slettes barnet ikke fra side 503. I stedet bliver der blot indtastet en udmeldelses-dato. Man kan finde historiske indmeldelser med side 503 ved at sætte hak i feltet "Søg også ikke aktive".
Når et barn slettes fra en venteliste, så kan man ikke mere finde barnet via side 505, og oplysningen fremgår heller ikke mere hvis man slår barnet op på side 501. I stedet gemmes informationen i et historisk register, og man kan efterfølgende finde den historiske oplysning med side 525 "Historiske data - ventelister".
Kommunen vil således være i stand til at opfylde reglerne vedr. 'bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne' (Grønlands Nationalmuseum og Arkiv).