Regninger ud fra påligning

Princip

Meningen er at man skal kunne fremstille både papir-regninger (fakturaer), og fakturaer som skal sendes til kunderne som elektroniske regninger via sikker mail. Systemet tager udgangspunkt i et antal påligningskørsler, og danner regninger, der svarer til påligningerne.

Hver regning kan indeholde en eller flere posteringer. I forbindelse med dannelsen bliver hver regning tildelt et fakturanummer.

Regningerne bliver enten dannet i form af Word-dokumenter, der fremsendes med email til et kontaktpunkt/mailmodtarger, der derefter viderebehandler forsendelsen med udprint og postforsendelse. Eller der dannes et pdf-dokument med faktura som kan sendes via sikker mail til debitor. Modtageren af e-mailen er ansvarlig for at udskrive regningerne på printer, pakke dem i kuverter, og aflevere til postvæsnet, eller videresende elektronisk faktura til den angivne mailmodtager hos kunden. 

Forudsætninen for at kunne modtage en regning i pdf-format - fremsendt som sikker mail til debitor - er, at kunden/debitor har et CVR-nummer, som er registreret på kunden på side 240. Og at der på side 200 ved kunden er registreret en fakturamodtagelsesmail. (se eksempel på mail til videreforsendelse med sikker mail).  Personer der har CPR-nummer som kundenummer, eller firmaer der IKKE har et CVR-nummer kan IKKE modtage faktura i pdf-format fremsendt som sikker mail.  (se eksempel på mail til udprint).

Dannelse af regningerne

På regningerne står information, som skal bruges, hvis man ønsker at tilmelde den pågældende type regning til betaling via Betalingsservice (PBS/NETS). Det drejer som kommunens kreditornummer og debitorgruppen for denne type regninger.

Påligningerne samles på regninger, således at der bliver færrest mulig regninger. Dog skal alle påligninger på samme regning have samme debitorgruppe. Det betyder at f.eks. dag- og nat-renovation godt kan samles på samme regning; men dag-renovation og daginstitution kan ikke komme på samme regning, idet de har hver sin debitorgruppe.

Såfremt der allerede findes en aftale om Betalingsservice, så vil der slet ikke blive udskrevet nogen regning. I stedet fremgår informationen af specifikationen, som kunden modtager fra PBS/NETS.

Såfremt saldoen allerede er gået i nul, vil påligningen ikke komme med på en regning.

I bunden af hver faktura udskrives et FI-kort (fælles indbetalingskort). Derfor er det en forudsætning at kommunen er oprettet som FI-kreditor. Se eksempel på faktura.

Det vælges på en liste hvilke påligningskørsler, der skal være med i dannelsen af regningerne. Det er kun muligt at sætte hak i påligningskørsler, der ikke allerede er med i en regningskørsel.

Systemet sætter ikke på forhånd hakker ud for en kørsel. Heller ikke selvom arten er mærket med "216AUT" i side 353 "Oprettelse af konteringsregler".

Man skal nu sætte eller fjerne hakker, så de ønskede påligninger kommer med. Derefter klikkes Udskriv for at starter dannelsen af fakturaer.

Udskrivning af regningerne

Når man har fremfundet og valgt påligninger til fakturering, og klikket Udskriv bliver man præsenteret for flg. skærmbillede:

Man skal nu beslutte hvor Word-regninger til udprint skal sendes hen og hvor PDF-regninger til forsendelse med sikker mail skal sendes hen.

Man har her to muligheder for både word-faktura og PDF-faktura: Man kan få sendt fakturaene enten til en bestemt e-mailadresse, eller man kan bede om at få sendt fakturaene til de e-mail-adresser der er tilknyttet kontaktpunkterne via side 24 i feltet adm. Email. 

Vælger man muligheden ’Send fakturaer til denne e-mail’/'Send elektronisk fakturaer til denne email', hvor man kan indtaste den ønskede modtager af fakturaerne, er der kun en enkelt modtager, som så skal sørge for at få dem udskrevet eller sendt videre.

Vælger man derimod muligheden ’Send fakturerer til e-mail-adresser fundet via kontaktpunkter’/' Send elektroniske fakturerer til e-mail-adresser fundet via kontaktpunkter' vil fakturaerne for den pågældende kørsel blive fordelt på de kontaktpunkter, der via kundens lokalitet er involveret i fakturaen. På denne måde vil hvert kontaktpunkt få deres egne fakturaerne, som de efterfølgende selv er ansvarlige for at fremsende til kunderne. Hvis der ikke er tilknyttet nogen administrativ e-mail til et kontaktpunkt involveret i udskrivningen, afbrydes udskrivningen og  brugeren får en fejlmeddelelse. Man skal så oprette en e-mail til kontaktpunktet på s. 24 og derefter genudskrive via s. 216B.

Fakturaer der dannes som PDF-filer til en bestemt kunde, vil blive fremsendt som en zipfil i en mail til den valgte mailmodtager. I mailen vil der være angivet, hvilken mailadresse hos kunden/debitor regningen skal videresendes til. 

Knappen ”Udskriv kunder med en faktura” udskriver kun fakturaer til kunder, som skal have én faktura. Meningen med denne knap er at man kan lægge stakken af de udskrevne fakturaer i en kuverteringsmaskine, som så lægger et ark papir i hver kuvert.

Dernæst er det så meningen at man skal bruge knappen "Udskriv kunder med mere end en faktura" til at udskrive til alle de kunder, som skal have mere end én faktura. Der er altså mere end et ark papir til hver kunde. Der er forskelligt antal for hver kunde, og der er ikke nogen markering for skift af kunde. Derfor kan de ikke behandles af en kuverteringsmaskine. Disse fakturaer skal puttes manuelt i kuverter (håndarbejde).

Alternativt – hvis man ikke har en kuverteringsmaskine eller ikke vil bruge den – kan man trykke på knappen "Udskriv". Den vil udskrive fakturaer til ALLE kunder – uanset hvor mange fakturaer de skal have.

Hver gang der klikkes på en udskriv-knap  bliver der dannet wordfiler med regninger til dem der ikke har et CVR-nummer og PDF-filer med regninger til dem der kan modtage faktura elektronisk. 

Altså:

• ENTEN ”Udskriv kunder med en faktura” OG  "Udskriv kunder med mere end en faktura"

• ELLER kun "Udskriv"

Grundtanken med den byvise regningsudskrivning er egentlig at man normalt kun en gang om måneden finder påligninger til fakturering, sætter hak i alle og får dem automatisk sendt til kommunens forskellige kontaktpunkter, som så derefter sørger for at sende fakturaerne til kunderne. Men hvis man af en eller anden årsag ikke ønsker at få udskrevet til kontaktpunkter, kan man dels nøjes med at vælge nogle enkelte påligninger til fakturering og dels som nævnt ovenfor vælge at sende til en bestemt e-mail. På denne måde kan man udskrive regninger uden at de bliver forsendt byvis.

Genudskrivning

Man kan genudskrive de tidligere kørsler, men genudskrivningen indeholder mulighed for at genudskrive fakturaerne til et enkelt kontaktpunkt. Vælges en kørsel i søgesiden på side 216 vises nu alle de kontaktpunkter, der er involveret i udskrivningen i den nederste listbox: Kontaktpunkter:

Marker det kontaktpunkt der skal modtage de genudskrevne fakturaer. Derved åbnes side 216B. Derefter kan man  genudskrive såvel enkeltfaktura som flere faktura, på samme måde som ved udskriv faktura første gang.

Eksempel på faktura

Eksempel på mail med PDF-faktura til videreforsendelse som sikker mail.

Siden viser en vedlagt zip-fil med faktura i PDF-format og i mailen er angivet den faktureringsmailmodtager som kunden har oplyst og fået registreret på side 200. Og som mailen skal videresendes til. (Gælder kun for kunder med CVR-nummer).

Eksempel på mail til udprint. 

Siden viser en vedlagt zip-fil med faktura i Word-format. Klar til udprint og pakning i kuvert.