Attestation og anvisning

Beskrivel

Der gives en mulighed for at kontrollere bilag i forbindelse med bogføring. Det kan kontrolleres, at de personer, der har hhv. attesteret og anvist et bilag, rent faktisk er bemyndiget til dette for den pågældende konto, og at underskrifterne på bilaget er korrekte.

Dele

Systemet består af 3 dele:

1. Side 355: skærmbillede til indtastning af rettigheder til hhv. attestation og anvisning
2. Et område på kommunens fællesdrev, hvor indskannede underskrifter ligger
3. Side 305: Et skærmbillede til indtastning af, hvad der ønskes kontrolleret. Ved klik på OK vises oplysningerne om attestations- og anvisningsrettigheder for den indtastede art/konto

Rettigheder tildeles på konto-, art- eller fagkode-niveau.

Kontrol af rettigheder vil efterfølgende kunne foretages ud fra såvel en art som selve kontoen. Hvis der ønskes kontrolleret ud fra en art, findes den tilhørende konto automatisk ud fra systemets oplysninger om artens samlekonto.

355: Skærmbillede til rettigheder

Skærmbilledet er til registrering af hbv attestationsrettigheder og anvisningsrettigheder. 

Skærmbilledet er opbygget som alm. Winformatik-skærmbilleder med en venstre ramme til indtastning af søge-kriterier og en højre ramme til registrering af oplysninger.

Venstre ramme

I venstre ramme vil det være muligt at indtaste et brugernavn og/eller et kontonr. (eller dele deraf), hvorefter de rettigheder, der matcher de indtastede oplysninger vil blive vist i højre ramme. Dette giver mulighed for finde oplysninger om, både hvilke rettigheder en person har, men også hvem der har rettigheder til en given konto.

Højre ramme

I højre ramme registreres oplysningerne om rettigheder for de udvalgte brugere/konti.

Når en konto er indtastet, henter systemet automatisk kontonavnet.

Når en persons initialer er indtastet, henter systemet automatisk personens navn, stilling og afdeling fra billede 012.

Hvis der trykke på en af ”Liste”-knapperne, åbnes et vindue, hvori der kan søges efter en given konto eller brugernavn.

I ovenstående eksempel vil Peder Sørensen have rettigheder til alle konti, som starter med ”4002”, og Niels Nielsen vil have rettigheder til alle konti, som starter med ”4”.

Indskannede underskrifter

På et område på kommunens fællesdrev, hvortil brugerne af underskriftskontrolsystemet har læse-adgang skal kommunen foranledige, at der bliver lagt en indskannet kopi af de personers underskrift, som har ret til at attestere eller anvise for en eller flere konti. 

Placering af en indskannet underskrift giver ingen rettigheder i sig selv, men er en betingelse for at underskriften kan vises under kontrollen i.f.m. bogføring.

Området angives med systemparameter nr 103 i side 16.

Filerne med indskannede underskrifter skal være af typen GIF, og navngives med brugerens initialer. Eksempel: pt.gif. Højden skal være 60 pixels og bredden 180 pixels.

305: Skærmbillede til søgning efter rettigheder

Der laves et lille skærmbillede, hvori der kan indtastes enten et kontonummer eller en art. Når der efterfølgende trykkes på ”OK”-knappen, åbnes oplysnings-billedet med oplysning om, hvem der har ret til at attestere og anvise til den indtastede konto/art.

Brugerne af underskriftskontrolsystemet vil så kunne have dette skærmbillede åbent hele tiden, og, når de ønsker at kontrollere en underskrift, skifte til dette skærmbillede, indtaste oplysningerne fra det bilag, de sidder med, og se om underskrifterne er OK.

Når en konto eller en art er indtastet, vises det tilhørende navn automatisk efter feltet.

Skærmbillede med oplysninger om rettigheder

Skærmbilledet vil være opbygget, så det giver en oversigt over, hvem der er attestations- og anvisningsberettiget.

Ud for de personer, for hvem der indskannet en underskrift, vil der blive vist et billede af underskriften. Hvis der ikke findes en indskannet underskrift, vises et billede, som illustrerer, at der ingen underskrift findes.

Hvis der f.eks. forespørges på konto ”4002300110”, vil alle personer, som har rettigheder til denne konto, blive vist inkl. personer, der har rettigheder til en pulje af konti, hvori denne konto indgår, f.eks. personer, som måtte have rettigheder til konto ”4002”.