Winformatik-systemet er en samling af delsystemer beregnet til administration i grønlandske kommuner, som er udviklet for det fælleskommunale IT-udvalg. Der er en høj grad af integration mellem de forskellige delsystemer. F.eks. henter alle delsystemer oplysninger om personer i Folkeregister-systemet.
Systemet består for tiden af følgende delsystemer:
De enkelte delsystemer kan være opdelt i moduler. F.eks. indeholder delsystemet Social modulerne Boligsikring, Børnetilskud, Handicap, Anbragte Børn m.fl.
Alle relevante delsystemer indeholder en kunde-overbliksside. Fra denne side kan systemet danne standardbreve med indflettede oplysninger om afsender og modtager, f.eks. navn, adresse og fax-nummer. Som standard findes brev, fax og følgeskrivelse.
I forbindelse med ERP-projektet blev der er i sommeren 2013 fortaget en analyse af Winformatik-systemet.
Systemet baserer sig på daglige ajourføringer via telekommunikation fra -registret i Danmark.
Ajourføringen omfatter alle personer, der bor eller har boet i Grønland. Det betyder bl.a. at folkeregister-systemet i Sermersooq kommune kender den aktuelle adresse på alle personer i Uummannaq. Systemet får også besked hvis en person skifter adresse i Danmark.
Ud over navn og adresse rummer systemet oplysninger om familie-forhold (ægtefælle, børn, forældre), statsborgerskab, umyndiggørelse, m.v.
Systemet indeholder 5 års historik på adresser, navne og civilstand.
Mulighed for at udskrive bopælsattest.
Funktioner
Dette delsystem rummer funktioner, der primært er beregnet til anvendelse i et borgerservicecenter. Der er dog ikke noget til hinder for at funktionerne kan anvendes i andre dele af kommunes administration.
Familie-økonomi giver mulighed for at lægge et budget for en familie med angivelse af indtægter og udgifter. Budgettet kan danne grundlag for afgørelse af om familien kan få tildelt sociale ydelser og kan indgå i en inkasso-behandling.
Funktioner
A-Bidrag giver mulighed for at oprette A-bidragssager for både tilskud, forskud og uafsluttede sager. Samt at bogføre det beløb der skal udbetales i A-bidrag.
Funktioner
Giver mulighed for at styre de enkelte kunders økonomiske mellemværende med kommunen. Navn og adresse hentes fra Folkeregistersystemet, øvrige stamoplysninger, som f.eks. sprog (grønlandsk/dansk), kategori, skal der udsendes månedsopgørelse, indtastes. Det er mulig at angive relationer mellem kunder, f.eks. at en person ejer et firma. Dagbogsnotater og aftaler kan angives for den enkelte kunde.
Der er et oversigtsbillede for det økonomiske mellemværende for en kunde. Restancen kan valgfrit vises sorteret med ældste/yngste øverst, ligesom der er mulighed for at vise eller skjule historiske mellemværender. Restance for relaterede kunder vises i sammendrag - der kan hoppes til en detaljeret visning.
Det er muligt at udskrive regninger samt foretage påligning. Regninger kan udskrives med eller uden FI-kort. Hvis der udskrives med FI-kort, kan der efterfølgende foretages automatisk bogføring ud fra oplysninger hentet elektronisk fra banken. På basis af påligningerne kan der dannes regningsudskifter, der viser hvilke påligninger, den enkelte kunde er blevet påført siden sidst. Regningsudskriften kan vedlægges månedsoversigten som et bilag.
Fra systemet kan der udskrives kontoudtog, restanceopgørelser, kundelister, restancestatistik m.v.
Man kan foretage en udvælgelse af kunder på basis af restancer, kundekategori, kommune/distrikt m.v. Der kan dannes flettefil til brug for brevforsendelse til de udvalgte kunder.
Årsopgørelse vedrørende A-bidrag udskrives hvert år i januar, og sendes til henholdsvis den bidragspligtige og dennes skattekommune.
Der kan oprettes inkasso-sager. Dette kan lette behandlingen af bidragssager.
Fra systemet kan man sende betalinger til opkrævning via PBS (Pengeinstituternes BetalingsService), samt modtage aftaler og betalinger.
Skattestyrelsens Inddrivelsesmyndighed foretager inddrivelse på kommunens vegne. Systemet indholder funktioner til at udveksle data med Inddrivelsemyndigheden
Kreditorafregning. Kreditorafregning kan håndtere bankoverførsel, FI-, og giro-kort.
Systemet giver endvidere adgang til funktioner under Bogholderi, som indgår i det daglige arbejde i kreditor-afdelingen.
BS-Plus (Betalingsservice Plus - Winformatik side 363). BS-Plus er et produkt der levers af ITR-data. Produktet kan modtage informtion om opkrævinger, som kommunen betaler via betalingsservice/NATS, og kan danne autobogføring ud fra disse informationer. Indlæsning af dilen sker fra side 363, som danner linjer i Elektronisk bilagshåndtering i Winformatik.
Indeholder bilags- og kasseregistrering, automatisk bogføring af FI-indbetalinger.
Indeholder sider til kontrol af bogføring, herunder forbrugskontrol hvor der sammenlignes med budgettal.
Omfattende udvalg af udskrifter. Fra systemet kan der udtrækkes regnskabs- og budgettal til regneark. Se eksempel på anvendelse her.
Vedligeholdelse af kontoplan, arter og konteringsregler, samt vedligeholdelse af basisoplysninger (regnskaber, standardkonti, m.v.).
Bilagskontrolsystem, hvor det for konti angives hvilke personer, der er h.h.v attestations- og anvisnings-berettigede. Et opslagsbillede viser ved indtastning af konto- eller arts-nummer indscannede underskrifter og andre oplysninger for de personer, der er berettigede.
Endvidere indeholder delsystemet en mulighed for at holde kontrol med udleverede rekvisitioner, herunder udskrivning af kvitteringsark.
Systemet giver mulighed for at håndtere alle bilag elektronisk. Dvs. at alle bilag scannes ind, attesteres, anvises og bogføres elektronisk. Efterfølgende mulighed for at hente bilag på skærmen i forbindelse med sagsbehandling af de enkelte posteringer.
Giver økonomichefen støtte i budgetlægningsprocessen. Udover den basale budgetlægning er der mulighed for udtræk til regneark, således at fagforvaltningerne kan komme med hver sit budget-oplæg, der efter økonomichefens kontrol indlæses i systemet.
Likviditets- og Finansieringsoversigt dannes som regneark, så økonomichefen kan arbejde videre med tallene før fremlæggelse for kommunalbestyrelse/økonomiudvalg.
Tillægsbevillinger kan indtastes i grupper, så det tydeligt fremgår om der er tale om omplacering eller træk på kassebeholdningen.
På grundlag af fremskrivningsprocenter for de enkelte standardkonti kan man på basis af forrige års budget danne et såkaldt reference-budget, der er udtryk for uændret service-niveau. Reference-budgettet kan hvis det ønskes indlægges som startpunkt for budgetlægningen. Alternativt startes med et blankt budget. Uanset hvilken af de to man vælger, så kan man lave en sammenligning mellem budgetforslaget og reference-budgettet, således at ændringer i forhold til sidste år fremstår tydeligt.
Ved budgetlægning angives en månedsfordeling, således at der efterfølgende kan laves likviditetsstyring.
Der er mulighed for op til 8 overslagsår.
Der kan tilknyttes budgetbemærkninger til konti på alle niveauer. Bemærkningerne indtastes i alm. tekstbehandling, og kan flettes sammen med budget-tallene til et kommenteret budget. Bemærkningerne kan kopieres fra år til år, og efterfølgende tilrettes.
Læs mere i design-dokument for budget.
Rummer ventelistesystem og system til administration af børn i institution. Samt system til administration af ansøgning om daginstitutionsplads der er indsendt elektronisk via Sullissivik daginstitutions borgerservice.
Ventelistesystemet giver mulighed for at oprette forskellige ventelister, og sætte børn på venteliste med angivelse af prioritet. Funktioner til beslutte hvem der skal have næste ledige plads i en institution.
Børn indmeldes i institutioner. Forældre angives, og ud fra disses skattepligtig indkomst eller forventet indkomst udregnes taksten for det enkelte barn. Der er mulighed for at angive søskenderabat m.v.
Hver måned laves en kørsel, der beregner taksterne for den kommende måned, og giver mulighed for bogføring samt regningsudskrivning
Læs mere i brugervejledning for daginstitution.
Funktioner
Systemet omfatter følgende dele:
Læs mere i Brugervejledning for Grænseflade til AKISSARSIAT lønsystem.
Systemet giver mulighed for at registrere oplysninger om ledige - uddannelse, stemplinger, m.v.
Fra systemet kan der elektronisk sender udtræk til Grønlands Statistik. Der kan også laves lokale statistikker.
Læs mere i Brugervejledning til Ledighedsregistrering.
Historiske opslag i tidligere års kommunale skatteoplysninger.
Opslag i aktuelle skatteoplysninger ud fra data hentet fra den centrale skatteforvaltning.
Med sociale udbetalinger kan det angives at en bestemt person skal have udbetalt et bestemt beløb under en bestemt art på en bestemt dato.
Herudover kan der oprettes periodiske betalinger, hvilket betyder at en bestemt person med fast mellemrum skal have udbetalt et bestemt beløb under en bestemt art i en angivet periode. Det kunne f.eks. være hver 14. dag i en 3 måneders periode. Udbetalingen kan gøres betinget af at der er "stemplet" i arbejdsmarkedskontoret.
De indtastede udbetalinger bogføres og bankoverføres i en samlet kørsel. Selve bankoverførslen sker med GrønlandsBANKENs Erhvervssystem.
Børnetilskudssystem, der henter oplysninger om børn og deres forældre i folkeregister og skattesystem. Der er mulighed for at oprette undtagelseskort f.eks. i forbindelse med anbringelse udenfor hjemmet eller hvis tilskuddet skal udbetales til en anden end forældrene. Automatisk bogføring og overførsel til modtagers bankkonto via Grønlandsbankens Erhvervssystem.
Barselssystem Et delsystem til registrering af barselsperioder (graviditetsorlov, far-/mor barselsorlov og forældreorlov) og begivenheder (fødsel,adoption, pleje) i relation til barsel. Der kan tilknyttes SocialJournal Notater. Og der kan udregnes barselsdagpengebeløbet for en given barselsperioden.
Boligsikringssystem, hvori ansøgning om boligsikring indtastes. Systemet henter oplysninger i folkeregister og skattesystem til kontrol af ansøgningen. Mulighed for at danne afslags- og tilsagns-breve. Månedlig kørsel med beregning, bogføring, dannelse og email-forsendelse af data-fil til INI, oplysningsbreve til øvrige udlejere, bankoverførsel af boligsikring til udlejere. Systemet indeholder en lang række kontrol-funktioner, f.eks. om ansøgningens oplysninger om husstand stemmer med folkeregistrets. Automatisk overførsel af ansøgninger fra et år til det næste.
Såvel børnetilskud som boligsikring indeholder opslagsværk med søgemulighed i relevante bekendtgørelser m.v.
Social Journal Ark Et delsystem til notering af notater i relation til en konkret sagsbehandling. Systemet anvendes til at føre journaler over borgernes henvendelser til socialforvaltningen. Ved hver personlig henvendelse, bliver et notat af samtalen samt eventuelle bemærkninger nedskrevet af sagsbehandlerne.
Notatet bliver sat sammen af borgerens CPR-nummer, sagsbehandlerens navn, samtalens dato, en emnetekst, en sagstype (Kategori), en årsag til notatet (Hændelse) samt selve notatets tekst.
Når man slår op på en persons CPR-nummer, så viser systemet en liste bestående af personens familie samt samboende. For hver af disse kan man se, om der er notater på dem. Det er muligt at hoppe til personerne på listen, for at se notaterne eller oprette nye notater.
Uanset hvorfra i Winformatik, notaterne er oprettet, vises de samlet på personen.
Det er et fælles system der kan tilgås enten som et selvstændigt notatsystem, eller som et system der kan tilgås fra flere systemer. Det er integreret med bl.a. Barslesdagpengesystemet, Handicap, Anbragte Børn.
Pensionsberegning giver mulighed for at udnytte indkomstoplysninger m.v. til at foretage beregning af alders- og førtidspension for pensionister.
Handicap-system, der indeholder funktioner til styring af handicap-området.
Anbragte Børn System til styring af anbragte børn med registering, søgning og statistik-udtræk.
Funktioner i social-delsystemet
Et system til regningsudskrivning for renovation.
Bygningsfortegnelse for bygninger i kommunen.
Affaldsvægt System til modtagelse af data fra automatiske vægte (forbrændingen m.m.), og dannelse af regninger på grundlag af disse data.
Rummer to delsystemer:
Brætsalg er et system til administration af fiskere og fangere, der sælger via et kommunalt administreret bræt. Med mulighed for træk af skat, kontingent til KNAPK, driftsbidrag. Afregning til fiskerne og fangerne. Og bogføring af brætsalg via Winformatiks kreditormodul, samt overførsel af data til SKAT.
Institutionssalg er et system til registrering af indhandling til det offentlige (kaldet institutionssalg), det offentliges bådleje, slædeleje ol. Og modulet indeholder en funktion, der gør det muligt at danne filer og breve med information herom. dels ti lskattemyndigheden og dels til indkomstmodtager.
Indeholder et system til beregning og udbetaling af uddannelsestilskud på basis af oplysninger om elever (herunder forsømmelse) og forældres indkomst.
Er ikke i drift for tiden, da uddannelsetilskud er afskaffet.
Administration af brugere, rettigheder, afdelinger, terminaler og printere.
Der er mulighed for at kopiere rettigheder fra én bruger til en anden, f.eks. når en bruger overtager en anden brugers funktion i kommunen.
Tilpasning af Winformatiksystemet til den enkelte kommune ved hjælp af system-konstanter. Her angives f.eks. kommunens FI-nummer, placering af skabeloner, m.v.