Til inspiration ses her Kasse- og regnskabsregulativ for Storstrøms amt 2004.
Se afsnit 5 vedr. attestation og anvisning
Storstrøms amt Januar 2004
Kasse- og regnskabsregulativ
1.1. Hjemmel m.v.
Kasse- og regnskabsregulativet udarbejdes jævnfør styrelsesvedtægten for Storstrøms amt og er undergivet bestemmelserne i den kommunale styrelseslov, Indenrigs- og Sundhedsministeriets bekendtgørelse om budget- og regnskabsvæsen, revision m.v. og "Budget- og regnskabssystem for kommuner og amtskommuner".
1.2. Formål
Formålet med regulativet er at sikre en korrekt administration og at fastlægge forskrifter for hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange indenfor amtets kasse- og regnskabsvæsen.
Som led heri indeholder kasse- og regnskabsregulativet en række bestemmelser, der fastlægger ansvar og kompetence indenfor de områder, der er omfattet af kasse- og regnskabsvæsenet. I den forbindelse er kompetence og ansvar vedrørende budgetarbejdet, samt de grundlæggende retningslinier vedrørende bevillingsstyringen beskrevet, idet økonomiopgaverne generelt er tæt knyttet til opfølgningen af budgettet.
1.3. Gyldighedsområde
Regulativets bestemmelser gælder for alle amtets regnskabsområder, herunder de selvejende institutioner med driftsoverenskomst samt eksterne virksomheder eller institutioner, hvor kasse- og / eller regnskabsfunktionen varetages af amtet.
1.4. Bilag
Der kan tilføjes bilag i det omfang, der er behov for uddybning af regulativets bestemmelser.
Amtsdirektøren er bemyndiget til at godkende bilag til regulativet, med mindre andet er anført.
1.5. Definitioner
I det følgende betyder:
"selvstændigt bogførende institutioner" institutioner, der varetager alle administrative funktioner,
"registrerende institutioner" institutioner, der varetager bogføring og beslægtede administrative opgaver, og
"institutionslederen" den, der har ansvaret for institutionens samlede virksomhed.
For amtsrådhusets vedkommende følges den almindelige delegation.
”forvaltningen” den administrative organisation på Økonomiudvalgets område, fagforvaltninger, fagspecifikke stabe samt fælles tværgående stabe.
2.1. Økonomiudvalget
Økonomiudvalget har det politiske ansvar for amtets kasse- og regnskabsvæsen og for opfølgningen vedrørende de finansielle og administrative forhold indenfor samtlige forvaltningsområder.
2.2. Udvalgene
De enkelte udvalg forvalter de anliggender, der er underlagt dem indenfor de økonomiske og eventuelle personalemæssige rammer, der er fastsat i budgettet eller ved særskilt beslutning.
Forvaltningen skal være i overensstemmelse med amtsrådets vedtagelser, lovgivningen, regulativer m.v.
2.3. Amtsborgmesteren
Amtsborgmesteren har den daglige ledelse af amtets samlede administration. Amtsborgmesteren har delegeret sin administrative kompetence til direktionen, bortset fra områder, hvor Amtsrådet konkret har forudsat, at dette ikke kan ske, eller hvor dette følger af overordnede centrale retningslinier.
2.4. Direktionen
Direktionen ledes af amtsdirektøren, der har det overordnede ansvar for direktionens arbejde.
Den enkelte fagdirektør har indenfor sit område det overordnede ansvar for, at der foreligger de nødvendige forretningsgangsbeskrivelser, at forretningsgangene overholdes og at de kontrolforanstaltninger, der er besluttet, gennemføres.
2.5. Administrationen
Institutionslederen har overfor den pågældende fagdirektør og direktionen ansvaret for overholdelsen af forretningsgange og gennemførelsen af de kontrolforanstaltninger, der er fastlagt i medfør af kasse- og regnskabsregulativet og tilhørende bilag. Institutionslederen har samtidig ansvaret for, at der træffes nødvendige forholdsregler, hvis disse retningslinier i konkrete tilfælde ikke skønnes at være tilstrækkelige.
Institutionslederen har pligt til at gøre forvaltningen opmærksom på forhold, hvor regulativet og/eller bilagene på konkrete områder, efter institutionslederens opfattelse, ikke giver en tilfredsstillende sikkerhed i kasse- og regnskabsfunktionerne.
2.6. Revision
Regulativet og de tilhørende bilag sendes til amtets revision.
Revisionen underrettes om alle ændringer i regulativet og bilagene, inden de forelægges til politisk godkendelse. Revisionen kan anmode om en drøftelse af ændringerne, i givet fald med direktionen, inden ændringerne sættes i værk.
3.1. Budgetforslag
Økonomiudvalget fremsender senest den 15. september forslag til budget for det kommende regnskabsår til Amtsrådet. Budgetforslaget ledsages af overslag for mindst en treårig periode.
Økonomiudvalget fastsætter retningslinier for de stående udvalgs bidrag til budgetarbejdet. Inden for de af Økonomiudvalget udstukne rammer, kan økonomidirektøren fastsætte supplerende retningslinier for udformningen af de bidrag, forvaltningerne forelægger til politisk behandling.
3.2.Budgetbemærkninger Økonomiudvalgets forslag til årsbudget og flerårige budgetoverslag skal ledsages af bemærkninger, der belyser baggrunden og forudsætningerne for de aktiviteter, der indgår i budgettet og budgetoverslaget. Bemærkningerne skal så vidt muligt være udformet sådan, at de kan danne grundlag for opfølgning af, om Amtsrådets hhv. udvalgenes forudsætninger for de enkelte budgetbeløb opfyldes.
3.3. Bevillingsniveau
Amtsrådet beslutter i forbindelse med budgetvedtagelsen den specifikationsgrad, der skal gælde for posterne på årsbudgettet.
Økonomiudvalget er bemyndiget til at fastlægge retningslinier for adgangen til at foretage omplacering af budgetbeløb indenfor en bevilling.
4.1. Amtsrådet har bevillingsmyndigheden
Aktiviteter, der vil medføre udgifter eller indtægter, der ikke er bevilget i forbindelse med vedtagelsen af årsbudgettet, må ikke sættes i gang, før Amtsrådet har givet den fornødne bevilling. Væsentlige ændringer i aktiviteterne i forhold til det ved budgetvedtagelsen fastlagte serviceniveau, forudsættes dog forelagt Amtsrådet inden iværksættelsen.
Foranstaltninger, der er påbudt ved lov eller anden bindende retsforskrift, kan dog om fornødent sættes i gang uden Amtsrådets forudgående bevilling, men bevilling skal indhentes snarest muligt.
Hvis der ikke foreligger et tilstrækkelig sikkert grundlag for at bedømme behovet for bevilling, kan Amtsrådet i helt særlige tilfælde vælge at afvente regnskabsresultatet.
4.2. Tillægsbevillinger
Hvis det findes nødvendigt med yderligere bevillinger, for at Amtsrådets målsætninger kan opfyldes på et givet udgiftsområde, kan de stående udvalg (for Økonomiudvalgets område administrationen) indstille gennem Økonomiudvalget til Amtsrådet, at der gives tillægsbevilling. Det skal i forbindelse med tillægsbevillingen angives, hvis der er knyttet særlige betingelser til anvendelsen af bevillingen.
Alternativt kan udvalget/administrationen foreslå reduktion af den forudsatte aktivitet, så vidt muligt med angivelse af konsekvenserne for serviceniveau mv.
4.3. Budgetansvar
Økonomiudvalget fører det overordnede tilsyn med, at de bevillinger og rådighedsbeløb, der er opført på det vedtagne årsbudget, samt de beløb der er bevilget ved særlig beslutning, ikke overskrides uden Amtsrådets samtykke.
Økonomiudvalget tager i den forbindelse stilling til form og indhold for den løbende rapportering til Økonomiudvalg og Amtsråd, ligesom Økonomiudvalget kan fastsætte minimumskrav til den rapportering, der sker i forhold til de stående udvalg.
De stående udvalg har ansvaret for, at de bevillinger og rådighedsbeløb, der er tildelt udvalget, ikke overskrides. Udvalg og andre, der er bemyndiget til at overføre budgetbeløb indenfor en bevilling, er ansvarlige for, at rammerne for bemyndigelsen ikke overskrides.
Det påhviler Økonomisk kontor at påse, at udvalgene og forvaltningerne overholder retningslinierne.
5.1. Direktionens ansvar
Direktionen har overfor amtsborgmesteren og Økonomiudvalget ansvaret for, at alle indbetalinger til, og udbetalinger fra amtet, er bogført i amtets regnskab.
5.2. Anvisning
Ved anvisning forstås forudgående eller efterfølgende godkendelse af amtets bogføring.
Anvisning foretages af institutionslederne og deres stedfortrædere indenfor de pågældendes ansvars- og kompetenceområde.
Anvisning kan ske:
1) ved påtegning på et attesteret bilag. Anvisning foretages som udgangspunkt forud for bogføringen, idet bilag, der kræver kontant betaling, f.eks. fragt, kontante indbetalinger o.l. kan anvises efter bogføringen, eller
2) ved påtegning på en regnskabsrapport, der dækker den pågældende institutionsleders ansvars- og kompetenceområde. Anvisning på regnskabsrapport skal som minimum ske 1 gang månedlig, og de anviste regnskabsrapporter skal opbevares efter retningslinier, der fastsættes af Økonomisk kontor.
Anvisningen sker således som en integreret del af budgetkontrollen, suppleret med det almindeligeledelsestilsyn. Den anvisningsberettigede / budgetansvarlige kan selv fastsætte krav om mere restriktive godkendelser. Anvisningen / tilsynet skal kunne dokumenteres.
Anvisning kan ske manuelt på papir, eller det kan ske elektronisk. Elektronisk anvisning kræver Økonomiudvalgets godkendelse af de sikkerhedsmæssige forhold vedr. den pågældende anvisningsform. For interne bilag kan godkendelsen af de sikkerhedsmæssige forhold ske administrativt. Kravene til elektronisk anvisning beskrives i et bilag til regulativet
5.3. Attestation/godkendelse
For at kunne indgå i amtets bogføring skal et bilag være attesteret.
Institutionslederen eller dennes stedfortræder udpeger de attestationsberettigede med angivelse af, på hvilke kontoområder den enkelte attestationsberettigede har kompetence til at attestere.
Ved attestation af regnskabsbilag påtager den attesterende sig ansvaret for
at amtet har modtaget / leveret den omhandlede vare / ydelse
at varen / ydelsen kan afholdes indenfor en eventuel budgetramme, som den attestationsberettigede er gjort ansvarlig for
at prisen er korrekt
Den attestationsberettigede skal i nødvendigt omfang sikre sig
at bilag forud for attestation er efterregnet at bilag er konteret i overensstemmelse med dets indhold samt på det regnskabsår, hvor va-
ren / ydelsen er præsteret at betalingstidspunktet er i overensstemmelse med aftale eller gældende praksis (sidste
rettidige betalingsfrist)
enten ved selv at foretage de relevante administrative funktioner eller ved at sikre sig, at de er foretaget af en anden kvalificeret medarbejder.
Attestation kan ske manuelt på papir eller elektronisk. Kravene til elektronisk attestation beskrives i et bilag til regulativet, der godkendes af Økonomiudvalget. Retningslinier vedrørende interne bilag kan dog godkendes administrativt.
5.4. Anvisning af udbetalinger til anvisnings-/attestationsberettigede
Den anvisnings-/attestationsberettigede kan ikke anvise eller attestere udbetalinger til sig selv.
I situationer, hvor dette medfører, at anvisning/attestation ikke kan foretages af de hertil udpegede personer, kan den anvisnings-/ attestationsberettigede selv anvise/attestere bilaget under forudsætning af, at bilaget er påtegnet af 2 andre medarbejdere.
6.1. Generelle retningslinier
De administrative forretningsgange tilrettelægges, indenfor de enkelte forvaltningsområder, under hensyn til effektivitet, sikkerhed, smidighed og kontrol.
Der skal sikres en forretningsgang, der medfører fornøden kontrol med amtets indtægter og udgifter, samt de beholdninger og værdier, der ejes eller forvaltes af amtet.
6.2. Forretningsgangsbeskrivelser
Institutionslederen skal ud fra kravene i bl.a. kasse- og regnskabsregulativet og de af Økonomisk kontor udarbejdede generelle retningslinier/forretningsgange, herunder minimumskrav til forretningsgangene, sikre, at der indenfor pågældendes ansvarsområde forefindes de nødvendige tilpassede/uddybende forretningsgangsbeskrivelser. Minimumskravene kan variere mellem de enkelte typer af institutioner.
Institutionslederen har ansvaret for, at forretningsgangene overholdes, herunder at der foretages ajourføring og nødvendige ændringer af de uddybende forretningsgange, der gælder for institutionen, afdelingen m.v..
7.1. Kassefunktioner
Økonomiudvalget har ansvaret for tilsynet med forvaltningen af amtets kasser. Tilsynet er beskrevet i amtets revisionsregulativ.
Amtsborgmesteren kan fastsætte nærmere retningslinier for tilsynet.
7.2. Adskillelse mellem kasse og bogholderi
Institutionslederen skal, hvor det er muligt, tilstræbe at den samme person ikke udøver funktioner på flere niveauer i en transaktion.
Det er især vigtigt, at der etableres en personalemæssig adskillelse mellem kasse, bogholderi (bogføring) og attestation. Hvor adskillelse ikke er mulig, etableres en forretningsgang, hvori indgår institutionslederens sikring af en effektiv kontrol med kasse- og bogholderibevægelser.
7.3. Begrænsninger for kasserere
En kasserer må ikke uden Økonomiudvalgets tilladelse varetage kassererfunktioner i relation til andre kasser, herunder kassererfunktion i foreninger, virksomheder eller andet uden for amtets regi.
7.4. Poståbning
Hvor forholdene muliggør det, skal indgået post åbnes af 2 personer, så vidt muligt uden tilknytning til kasse og bogholderi.
Kontante beløb, checks og andre værdier i posten skal indføres i en værdiindgangsbog. Kassereren kvitterer for modtagelsen af de anførte værdier.
Checks skal straks forsynes med endosseringsstempel, således at de ikke kan hæves, men kun indsættes på amtets konti.
7.5. Betalingsfunktion
Alle ind- og udbetalinger skal, hvor ikke andet er vedtaget, effektueres ved amtsrådhusets kassefunktion.
7.6. Kasser på institutioner m. fl.
Økonomiudvalget godkender etablering af egentlige selvstændige kasser på selvstændigt bogførende institutioner.
Oprettelse og ændring af forskuds- og afdelingskasser, herunder fuldmagtforhold, ved registrerende institutioner, selvstændigt bogførende institutioner m. fl., godkendes af regnskabschefen.
7.7. Kassebeholdningens størrelse
Institutionslederen har pligt til at holde den kontante beholdning på et så lavt niveau som muligt, set i forhold til behovet for at kunne foretage kontante udbetalinger.
7.8. Creditcards
Der kan med amtsborgmesterens godkendelse etableres firmaaftale om udstedelse af creditcards i tilknytning til amtets bankaftale. Aftalen underskrives desuden af økonomidirektøren.
Direktøren for det enkelte fagområde godkender udstedelse af et personligt creditcard, hvor der er særligt behov.
Oprettelsesdokumentet vedr. kortudstedelsen underskrives af økonomidirektøren og regnskabschefen.
7.9.Telebanksystemer
Som udgangspunkt skal alle udbetalinger fra amtets hovedkonto ske via amtets økonomisystem i samspil med det via bankaftalen valgte betalingssystem. Regnskabsafdelingen kan anvende telebanksystemer til særlige betalinger. Der skal foreligge forretningsgang godkendt af økonomidirektør og regnskabschef.
Anvendelse af telebanksystem på institutioner og afdelinger kan alene ske til forespørgsler, herunder til bestilling af elektroniske kontoudskrifter.
7.10. Registrering og afstemning
Institutionslederen skal sikre, at der løbende foretages registrering af samtlige ind- og udbetalinger på baggrund af fornøden dokumentation.
Der skal foretages daglig afstemning af kasse-, bank-, og girokonti, idet der dog for registrerende institutioner henvises til den særlige forretningsgang, udarbejdet af Økonomisk kontor jfr. afsnit 6.2.
7.11. Betalingsterminer
Økonomiudvalget godkender principperne vedrørende betalingsfrister, rykkerprocedurer m.v. efter forslag fra Økonomisk kontor.
Institutionslederen påser, at indbetalinger indgår til tiden, og at de forretningsgange, der skal sikre, at udbetalinger effektueres på sidste rettidige betalingsdag, overholdes.
Økonomidirektøren kan fastlægge nærmere retningslinier for området.
7.12. Anbringelse og sikring af midler
Midler, der af hensyn til de daglige forretninger ikke skal foreligge kontant, skal indsættes på konto i pengeinstitut i amtets navn.
Økonomiudvalget kan fastlægge nærmere retningslinier for anbringelse af midler, herunder godkende indgåelse af aftaler om pleje af amtets beholdninger af værdipapirer, samt retningslinier for den daglige administration af området.
Opbevaring af midler, der administreres for andre som led i amtets opgavevaretagelse, for eksempel midler tilhørende beboere, patienter på institutioner m.v. administreres efter regler, der fastsættes af Økonomiudvalget.
7.13. Sikring af omsætningspapirer
Amtets omsætningspapirer, samt midler, der forvaltes af amtet, skal, hvis de ikke er sikret på anden måde, forsynes med påtegning om, at der kun kan disponeres over papirerne med Amtsrådets samtykke.
7.14. Fuldmagtsforhold
Regnskabschefen godkender sammen med stedfortræderen for regnskabschefen de personer, der er berettiget til at disponere over konti i pengeinstitutter.
7.15. Forskud til enkeltpersoner
Forskud, der ydes i forbindelse med tjenesterejser o.l., skal så vidt muligt udlignes umiddelbart efter rejsens afslutning, og i alle tilfælde senest 10 arbejdsdage efter at rejsen er afsluttet.
8.1. Krav til regnskabssystemet
Amtets regnskabsføring skal give en oversigt over, hvordan amtets midler anvendes i forhold til de givne bevillinger.
Sammen med oplysninger om aktivitet, personaleforbrug mv. skal regnskabsføringen kunne belyse, om anvendelsen af midler er sket i overensstemmelse med lovgivningen, budgettet og Amtsrådets øvrige beslutninger.
Bogføring skal foretages i overensstemmelse med gældende konteringsregler, vejledninger og øvrige retningslinier.
Økonomisk kontor fastlægger retningslinier for anvendelsen af amtets økonomisystem.
8.2. Registrering på institutioner
Amtsdirektøren kan godkende, at institutioner selv foretager bogføring.
8.3. Bilagsopbevaring
Institutionslederen skal sikre at bilag, kontoudskrifter m.v. opbevares på en hensigtsmæssig og forsvarlig måde.
Den centrale regnskabsafdeling udsender en vejledning om opbevaring af bilag.
Opbevaring skal mindst ske i det antal år, der kræves i lovgivningen (lov om kassation). I den nuværende lovgivning svarer det til minimum 5 år efter regnskabsårets slutning.
For bilag vedr. EU-projekter gælder særlige kassationsregler.
8.4. Bogføringens indhold
Bogføring af bilag skal ske snarest muligt efter godkendelse (attestation samt evt. forudgående anvisning).
Amtets rettigheder og forpligtelser, herunder kautions- og garantiforpligtelser, skal registreres når de opstår.
Institutionslederen skal sikre, at der gennem bogføringen foretages registrering af deponerede midler. Registrering af midler tilhørende beboere / andre personer fastlægges i særlige regler.
Alle bilag skal annulleres i forbindelse med bogføring. Dette sker ved, at bilaget påføres bogføringsdato, maskinnummer og edb-systemets løbenummer.
9.1. Årsregnskabet
Økonomisk kontor fastlægger hvert år en procedure for regnskabsafslutningen, der sikrer, at årsregnskabet kan forelægges for amtsrådet senest ultimo april i det følgende regnskabsår.
Økonomiudvalget godkender i maj måned amtets officielle regnskab og beretning.
9.2. Anlægsarbejder
Amtsrådet fastlægger retningslinier for aflæggelse af anlægsregnskaber.
9.3. Afgivelse af årsregnskabet til revision
Amtsrådet afgiver årsregnskabet til revision inden den frist, der er fastsat af Indenrigs- og sundhedsministeriet.
Revisionen afgiver beretning om revision af årsregnskabet til Amtsrådet inden den af Indenrigs- og sundhedsministeriet fastsatte frist.
Revisionens beretning forelægges Økonomiudvalget til besvarelse, i fornødent omfang efter forudgående forelæggelse for vedkommende stående udvalg.
Efter besvarelsen af revisionens bemærkninger træffer Amtsrådet afgørelse om de fremkomne bemærkninger.
Besvarelser af revisionens bemærkninger samt Amtsrådets afgørelse meddeles revisionen.
Amtets årlige regnskab sendes til tilsynsmyndigheden sammen med revisionsberetningen og de afgørelser, som Amtsrådet har truffet i forbindelse hermed.
Fristen for indsendelse til tilsynsmyndigheden fastsættes af Indenrigs- og sundhedsministeriet.
10.1. Gyldighedsområde
Nedenstående bestemmelser gælder for anvendelse af edb i opgaver med relation til kasse- og regnskabsvæsenet.
10.2. Styring af amtets edb - anvendelse
Etablering af eller tilslutning til edb-systemer med snitflade til amtets økonomisystem skal godkendes af økonomidirektøren.
I forbindelse med godkendelsen sikrer økonomidirektøren, at der for det pågældende system er udpeget en ansvarlig for leveringen af data til økonomisystemet.
10.3 Autorisation
Autorisation af økonomisystemets brugere sker efter særlige retningslinier, der godkendes af økonomidirektøren og regnskabschefen.
10.4. Dokumentationskontrol
Institutionslederen skal sikre, at der gennemføres en kontrol af, at der alene sker udbetaling til dem, der er berettiget hertil.
Kontrollen skal sikre overensstemmelse mellem originalt, skriftligt godkendt indberetningsmateriale (bilag) og de data, der fremgår af det enkelte edb-systems legalitets- / revisionslister.
Kontrollen skal endvidere sikre kvaliteten og den formelle orden i det udførte arbejde og lægge vægt på kontrol af uddatamateriale.
11.1. Adkomstpapirer, kontrakter m.m.
Ledelsessekretariatet udsender retningslinier for opbevaring af amtets adkomstpapirer (eksempelvis skøder), kontrakter og andre dokumenter.
Ledelsessekretariatet tilrettelægger – i samarbejde med andre relevante afdelinger - forretningsgange, der sikrer, at der løbende vedligeholdes nødvendige fortegnelser, herunder fortegnelse over amtets lejemål.
11.2. Aftaler om regnskabsføring m.v.
Amtet kan varetage regnskabsmæssige opgaver for eksterne virksomheder samt institutioner. Varetagelsen sker på grundlag af bestemmelserne i amtets kasse- og regnskabsregulativ og forudsætter en skriftlig aftale mellem amtet og den pågældende virksomhed / institution.
Aftalen skal indeholde bestemmelser om relationerne mellem virksomheden/institutionen og amtet, herunder om gensidig forpligtelse og ansvar. Aftalen godkendes af regnskabschefen.
11.3. Fortegnelser
Økonomidirektøren har overfor direktionen ansvaret for, at der fastsættes de nødvendige regler for registrering og kontrol af lagerbeholdninger, maskiner, inventar m.v., i det omfang, omsættelighed og værdi, herunder brugsværdi for private, tilsiger dette.
11.4. Forsikring
Økonomiudvalget fastlægger rammerne omkring amtets forsikringer, herunder i hvilket omfang amtet skal være selvforsikrende. Økonomidirektøren har inden for disse rammer ansvaret for, at amtets ejendomme er forsikret i forsvarligt omfang.
11.5. Ikrafttræden
Kasse- og regnskabsregulativet træder i kraft den 1. januar 2004.