Elektronisk bilagshåndtering

Arbejdsgangen kan enten styres med konkrete sagsbehandlere eller med ansvarlig afdeling. I sidstnævnte tilfælde kan der være et antal sagsbehandlere i den enkelte afdeling, der kan tage sig af håndteringen.

Indscanning af bilag

Bilaget scannes ind, og gemmes i første omgang som f.eks. pdf-fil. Dernæst sendes den indscannede fil til Winformatik med side 309. Winformatik vil tildele et dokument-nummer.

På selve papir-bilaget skrives øverst hvilket dokument-nummer bilaget har fået. Det er for at forhindre at bilaget indscannes (og betales) endnu en gang.

Bogholderiet udfylder

På bilaget udfylder bogholderiet følgende:

ENTEN Sagsbehandler Konkret medarbejder i fagforvaltning
ELLER Ansvarlig afdeling Den konkrete fagforvaltning
Svarfrist Sidste rettidige betalingsdato

I vinduet, der vises med bogførings-oplysninger, indtastes i første linie:

Konto/Art Artsnummer for kreditor-afregning
Kunde Kreditors kunde-nummer
Post (udfyldes ikke)
Ref (se nedenfor)
Dato Sidste rettidige betalingsdato
Tekst (se nedenfor)
Debet Udfyldes med total-beløb (hvis kredit-nota)
Kredit Udfyldes med total-beløb (hvis faktura)

Ref og Tekst udfyldes afhængig af betalingstype på følgende måde:

Betalingstype Ref Tekst
Bankoverførsel (bruges ikke) tekst, typisk fakturanummer
FI-kort type 71 8-cifret kreditor-nr +71< betalingsident
Giro-kort, type 04 gironummer +04< betalingsident
Giro-kort, type 01 gironummer +01< tekst, typisk fakturanummer

Læs mere om betalingstyper her.

Den attesterende udfylder

Den attesterede vil modtage en email med et link til bilaget. Når der klikkes på linket vil der vises sig et vindue med det indscannede dokument (side 309D). Herfra klikkes på "Bogføringsdetaljer" for at se et vindue med bogføringsoplysninger (side 307).

I vinduet, der vises med bogførings-oplysninger indtaster den attesterende i anden og evt. følgende linier:

Konto/Art Kontonummer eller art for driftskonto
Kunde Udfyldes kun hvis der er brugt art
Post (udfyldes ikke)
Ref Udfyldes evt. hvis der er brugt art
Dato (udfyldes ikke)
Tekst Den tekst, der ønskes på kontoudtog
Debet Udfyldes med beløb (hvis faktura)
Kredit Udfyldes med beløb (hvis kredit-nota)

Brugeren sætter hak i feltet Att.

Hvis det er en anden, der skal anvise, så sættes denne på som sagsbehandler i 309D. Denne anden vil få email, som nævnt ovenfor.

Den anvisende udfylder

Brugeren sætter hak i feltet Anvis.

Bogføring

Bilaget optræder nu som Klar i bogholderiets side 308. Herfra skal bogholderier bogføre det.

Efter bogføring

Når bilaget er blevet bogført vil de tilhørende posteringer optræde i diverse sider i Winformatik, f.eks. side 312. Posteringen vil være mærket med et dokument-nummer i kolonnen Bilag. Når der klikkes på nummeret, så vises det indscannede bilag i et vindue.