Winformatik Product Backlog

Winfo-PB-Lite juli 2017

Seneste nyt

Den primære udviklingsindsats lægges fortsat på det sociale område. Handicapområdet er fortsat i udvikling og der er gang i udvikling af et meget længe efterspurgt modul til håndtering af underholdsbidrag. Begge er ganske store kommunale sagsbehandlingsområder som omfatter håndtering af personfølsomme oplysninger og ganske store beløb.

Opgaver omkring deling af Qaasuitsup Kommunia og den besluttede indførelse af Prisme i Kommuneqarfik Sermersooq er begge enkeltkommunale aktiviteter som finansieres uden for puljen. Begge opgaver trækker dog på de samme udviklingsressourcer og sætter dermed tempoet lidt ned for de fælleskommunale opgaver.

Arbejdet med implementeringen af Pensions- og boligsikringsreformen og indførelse af begrebet ”Aktuel indkomst” har beslaglagt en ganske væsentlig del af ressourceindsatsen langt ind i indeværende år. Udviklingsopgaverne er nu afsluttet men der konstateres fortsat en del driftsstøtteopgaver som opfølgning på reformen.

Juli og august afvikles som sædvanligt som et dobbeltsprint – ligesom mødekadencen for Projekt Owner møderne kun afholdes hveranden fredag. Der er således PO-statusmøder 21. juli, 4. august og 18. august, inden man med sprintskiftemøde 1. september vender tilbage til den faste ugentlige rytme.

 

Aktuelle indsatsområder for juli-august 2017

Handicapmodul

Kommunerne har siden overtagelsen af Handikapområdet fokuseret på udvikling af forskellige former for konkret sagsbehandlingsstøtte og styring af den ganske omfattende økonomi som er forbundet med området. Det har undervejs udviklet sig til et ret omfattende system som af samme årsag er blevet opdelt i selvstændige projekter/faser. Handicap modulet er dermed et af de mere omfattende moduler inden for socialområdet. Systemet administrerer støtte til mere end 1000 personer med handicap og håndterer mere end 400 millioner kroner om året. Der er store potentielle gevinster for kommunerne at hente gennem en effektiv anvendelse af systemet, ligesom der fortsat er mange ønsker til systemet.

Den netop afsluttede fase 6 omhandlede budgettering, kontoplanskobling, visning af tidligere budgetter, fordelingsberegning, import/eksport til Excel – samt en udvidelse af økonomidelen så institutionstyper, hjælpeforanstaltninger og personer med handicap kan bindes sammen med kontoplan, satser mm. Dette muliggør sammenstilling af omkostninger til støtte af personer med handicap og budgettering af kommende og eksisterende omkostninger ud fra gældende lovgivning samt satser.

Systemet påtænkes senere at skulle kunne foretage beregninger ud fra de registreringer som er foretaget mht. medarbejderes udførte arbejde – f.eks. støttepersoner el. lign. samt at eksportere disse økonomidata til lønsystem mv. 
Der arbejdes nu på to nye områder. Det ene omhandler tilretning af udtræk og statistiksider. Det drejer sig om kontrolsiderne (side 928) som udvides med f.eks. søgning på inaktive, fraflyttede og alderspensionister. Samt institutionssøgning (side 927) som skal udvides til at give bedre søgbare oversigter og udtræk (ud fra flere kriterier) .

Det andet område er ”Paragraf-registrering”. Dette følger op på det lovgivningsmæssige krav om tilknytning af f.eks. en given hjælpe­foranstaltning eller en institution til en person med handicap, og har som formål  at det kan dokumenteres ud fra hvilken paragraf en konkret hjælpeforanstaltning er blevet tilkendt en given person med handicap. Der er således behov for strukturer til registrering og administration af eksisterende og kommende paragraffer samt ændringer i registreringssiderne til at håndtere angivelse af disse.

Data fra pensionsmodulet til lønsystemet Akissarsiat.

Der har i gennem en årrække været ønske om at Winformatiks pensionsmodul skulle kunne overføre pensionsudbetalingsoplysninger direkte til det fællesoffentlige lønsystem.
Dette har hidtil været afvist fra Lønsystemet side, angiveligt af tekniske sikkerhedsproblematiske årsager. Lønsystemet meddeler nu at disse forhindringer skulle være ryddet af vejen og der skal gøres et nyt forsøg på at afskaffe de hidtil krævede dobbeltindtastninger. Projektet afventer dog på 5. år, fortsat at Selvstyrets Løntekniske afdeling lader kommunerne få adgang til en test/udviklingsversion af lønsystemet.
Projektet er et af de mest eklatante eksempler på at samarbejde på tværs i det offentlige ikke så meget er et spørgsmål om hvilke IT-systemer der anvendes, men langt mere om håndtering af organisatoriske og formelle udfordringer. 

Bidragsmodul

Der udarbejdes et nyt modul i Winformatik som skal understøtte sagsbehandlingen omkring administration af underholdsbidrag.
Dette omfatter registrering og kontrol af anmodning om udbetaling fra bidragsberettiget, opkrævning af beløbet hos bidragspligtig samt generering af breve.
Modulet skal endvidere kunne danne indrapportering til Skattestyrelsen – både for bidragsberettiget og for bidragspligtig.
Arbejdet med det nye modul er godt i gang med det egentlige udviklingsarbejde ud fra de indledende analyser og i et tæt samarbejde med faggruppen bestående af kommunale repræsentanter. Der arbejdes i øjeblikket med det relativt komplicerede regelsæt som systemet skal implementere. Der er modtaget materiale herom fra Skattestyrelsen, og afventes pt. materiale fra Departementet for Familie, Ligestilling, Sociale Anliggender og Justitsvæsen.

Løbende konsolidering og vedligehold af Winformatik.

Winformatik er udviklet som en ren webløsning – og er dermed baseret på teknologier som udvikler sig med et højt og stabilt tempo.
Da systemet er kommunernes ejendom, er det også kommunerne, som suverænt afgør i hvilken takt det skal opdateres teknologisk. Med den seneste gennemførte modernisering af såvel selve løsningerne som den bagvedliggende udviklingsplatform er systemet bragt teknisk og fagligt up-to-date.
Den aktuelle indsats begrænser sig derfor til løbende konsolidering i et reduceret tempo med fokus på mere funktionelle opdateringer.  

Tre af de (kommende) fem kommuner har besluttet at flytte driften af Winformatik over på Windows Server 2016. De kommunale Winformatik-installationer konstateres dermed fortsat at være teknisk og platformsmæssigt på absolut forkant af de tilgængelige teknologier.

Kommunal ledelsesinformation

Winformatik er målrettet databehandling i de enkelte kommuner. KOMLIS-projektet fokuserer derfor på at skabe nøgletal og målrettede sammenligningsgrundlag på tværs af kommunerne, i form af både totaler og enhedsomkostninger pr. borger i antal/kroner. KOMLIS tager afsæt i kommunale tal, som overvejende udtrækkes og aggregeres fra Winformatik, men medtager også relevante data fra andre datakilder, som f.eks. Central løn og pension samt redegørelses- og GER-data.
KOMLIS publiceres som Excel Power Pivot-ark på IT-udvalgets hjemmeside: www.kaqa.gl og er således offentligt tilgængelige. Data der offentliggøres ad denne vej sikres altid at være ”ikke-personhenførbare”.
Kommunerne kan herudover rekvirere kommune-specifikke KOMLIS ark, som er personhenførbare til f.eks. lokale sagsbehandlingsopgaver.
KOMLIS udgives periodisk
i i samme formater/pakker og Power-Pivot standardværktøjer som anvendes i f.eks. Microsofts AX2012.. Økonomi- og ledigheds-ark offentliggøres månedsvis, mens sociale- og løn-ark udsendes kvartalsvis.

En nærmere beskrivelse af Power-pivot findes på: microsoft.com/en-us/bi/powerpivot.aspx
Kurser i konkret anvendelse og efterbehandling af de enkelte KOMLIS-ark kan rekvireres hos KIMIK iT.

De producerede data-pakker annonceres via en mailliste, som administreres af KOMLIS-ansvarlig. Ønsker du at komme med på listen, send en mail til support@kimik-it.gl.

 

Fastsat på det fælleskommunale planlægningsmøde den 7.juli 2017

 


 

Det Fælleskommunale IT-samarbejde

 

Efter nedlæggelsen af KANUKOKA Informatik pr. 1. januar 1999 blev prioriteringen og koordinationen af den fælleskommunale indsats omkring videreudvikling og driftsstøtte af den kommunaladministrative løsningssuite, Winformatik® overdraget til Det Fælleskommunale IT-udvalg (KAQA), som i sin tur har overdraget den løbende opfølgning på de enkelte delprojekter til en operationel ”Project Owner” (PO) gruppe, bestående af administrative repræsentanter fra hver af de fire kommuner.

Agilt samarbejde

Den løbende samarbejde mellem kommunerne omkring Winformatik sker efter den såkaldte ”SCRUM”-model. Modellen sikrer kommunerne den størst mulige indsigt i det løbende arbejde, og dermed absolut ”governance” på området: Projekter holdes konstant økonomisk ”på sporet” samtidigt med at kommunerne sikres de ønskede resultater af indsatsen.

En af SCRUM-modellens vigtigste regler er at enhver opgave deles op i et antal praktiske mindre perioder, der kaldes ”Sprints”, som typisk svarer til én kalendermåneds udviklingsindsats. Juli-august afvikles dog typisk som et 2 måneders sprint – på af ferieperioden.

På denne måde opnår kommunerne fuld indsigt i projektet og kan undgå risikoen for at noget skulle udvikle sig i en anden retning end den ønskede. Kommunerne benytter således ”Lean” metodens principper for udvikling og ibrugtagning funktionalitet efterhånden som den udvikles og tilpasses – ofte omtalt med begreber som: ”Continuous Delivery and Deployment of Minimal Viable Products”.

Product Backlog

Udviklingen tilrettelægges og prioriteres på grundlag af et fælleskommunalt dokument, der kaldes en ”Product Backlog”.

En Product Backlog er en liste over samtlige kendte ønsker til systemet. Dvs. både dem der aktuelt bliver arbejdet på - og dem som kommunerne har besluttet foreløbigt at udskyde iværksættelsen af. Product Backloggen er målrettet kommunikationen mellem kommunernes fagspecialister og KIMIK iT’s udviklere – hvilket gør, at den kan være svær at læse for udenforstående.

For at give omgivelserne mulighed for at følge med i arbejdet vedligeholdes (ovenstående) ”Backlog Lite”, som er en forholdsvis letlæst udgave af den del af Backloggen som der aktuelt arbejdes på. Målet med dokumentet er at sætte de enkelte emner i en sammenhæng for herigennem at give en overordnet idé om indholdet i de enkelte igangværende aktiviteter.

Det er ambitionen, at opdatere denne letlæste udgave af Backloggen, således at den kan udsendes til godkendelse i forbindelse med første statusmøde efter Sprint-/månedsskifte. Dvs. den typisk vil foreligge offentligt omkring midten af måneden.

Arbejdspakker

Yderligere detaljeret information om baggrund og mål for de enkelte udviklingsopgaver kan i hovedreglen (siden årsskiftet 2014-2015) findes i såkaldte Arbejdspakke-beskrivelser. Det er PO-gruppens mål, at arbejdspakken skal beskrive hvad indsatsen fører med sig og hvad gevinsten vil være ved gennemførelse.

Arbejdspakke-beskrivelserne er offentligt tilgængelige og kan ses på KAQA.gl/DK/Arbejdspakker

Project Owner Gruppen

Den løbende systemejer-rolle for det fælles projekt varetages af den kommunale ”Project Owner” gruppe.
Gruppen varetager de fælleskommunale IT-aktiviteters løbende prioritering og planlægning på månedlige ”Sprintskifte”-møder, hvor de tilstedeværende kommunale repræsentanter beslutter hvad der skal arbejdes med i det kommende sprint – samt meddeler de økonomiske rammer herfor.

En gang ugentligt – typisk hver fredag – gennemgår PO-gruppen status på de igangsatte opgaver, og meddeler evt. relevante og nødvendige justeringer til den fælles plan.

Systemforvaltning

Den løbende drift og anvendelse af et stort og kompliceret system som Winformatik indebærer en række systemforvaltningsmæssige opgaver. Ud over løbende sikring af at systemer fungerer efter hensigten og at systemtekniske fejl – og evt. problemer af generel art afdækkes og løses på tværs af kommunerne, varetager KIMIK iT en række sekretariatsopgaver for disse. Som følge af sin kontinuerte indsats for kommunerne gennem de sidste 30 år udgør KIMIK iT en absolut vidensbank, som såvel kommunerne selv som andre myndigheder og leverandører trækker på.

Et af de stående emner under systemforvaltning er f.eks. ”Dataudveksling med Inddrivelsesmyndigheden”, hvor KIMIK iT bl.a. løbende faciliterer månedlige møder i den såkaldte ”kontaktgruppe” med deltagelse fra kommuner og inddrivelsesmyndigheden.

ERP

Det fællesoffentlige ERP-projekt sigter mod introduktion af et fællesoffentligt økonomisystem. Det er kun en begrænset del af Winformatiks funktionalitet, som vil kunne erstatte af et sådant system. Den overvejende del af den kommunale fagadministration forventes også fremover løst via Winformatik.
ERP-Projektet arbejder derfor sammen med KIMIK iT på at afklare hvordan Winformatik-fagmodulerne bedst integreres med den besluttede AX2012R2-løsning. Status som den opfattes af KIMIK iT fremgår af: support.kimik-it.gl/winfosupport/Interface/prisme/Default.aspx

Kurser

Der er løbende interesse for kurser i stort set alle dele af Winformatik. Både nye og eksisterende moduler.
Dette er glædeligt, fordi kursusaktivitet særdeles vigtig for at løse de store udfordringer som kommunerne har med at udbygge og fastholde ekspertise på de mange forskelligartede fagområder som en kommune faktisk skal administrere.
Brugeruddannelse og kursusmateriale er derfor et fast punkt på backloggen – som vækkes til live hver gang det bliver aktuelt at udvikle nyt eller opfriske eksisterende kursusmateriale.
De eksisterende kursusmaterialer findes på support.kimik-it.gl/winfosupport/Undervisning/Default.aspx

Implementeringsstøtte

Ofte udgør selve udviklingen af et system kun en mindre del af den samlede indsats for at få et nyt system, eller en ny facilitet, sat i drift. Indsatsen omkring at ”tage systemet i brug” kræver ofte en ganske langstrakt indsats, fordi den i sagens natur kun kan ydes når kommunens medarbejdere har tid og mulighed for at deltage i processen.
Implementering skal i henhold til kommunerne primært finansieres af den enkelte kommune, men evt. fælles tiltag og generel opfølgning afrapporteres under dette punkt.

Mindre tilpasninger og udviklingsønsker

I henhold til aftale med kommunerne kan mindre udviklingsønsker – som umiddelbart virker indlysende fornuftige og ikke forventes at tage mere end allerhøjest et par dage at udvikle – iværksættes umiddelbart mod at KIMIK iT orienterer kontaktgruppen om sådanne aktiviteter straks på førstkommende statusmøde.