Kreditor

Indhold

Indledning

I det følgende beskrives sider og udskrifter, der kan bruges i forbindelse med kreditor-afregning.

Princip

  1. Fakturaer bogføres, og beløb til afregning ligger som kredit-poster under arten KREDITOR-AFREGNING
  2. Inkasso foretages eventuel modregning i posterne
  3. Posterne udbetales, idet de åbne poster debiteres og kommunens bankkonto krediteres
  4. Bank-fil overføres via weberhverv til banken

Systemet er primært beregnet til betaling af kreditorer; men kan også bruges til andre typer udbetalinger.

Sider

360 Registrering af bank-konti til kreditor-afregning
361 Udskrift af kreditor-specifikation
362 Bogføring af kreditor-afregning

Opsætning

Før systemet kan bruges skal der foretages en opsætning af system-konstanter og arter.

Systemkonstanter

Systemkonstanter sættes op med side 016 under Systemadministration

Nr Beskrivelse Eksempel
301 Kontonummer i kontoplan for kreditor-afregning. Når der afregnes vil denne konto blive krediteret. 9002009002
302 Bankkonto for kreditor-afregning, i alt 14 cifre. 4 cifre til registrerings-nummer 10 cifre til konto-nummer (foranstillede nuller) 64710001234567
305 Mappe til bankfiler \\XXXKOM1\common\penge\

Bemærk: alle værdier skal indtastes i feltet Char-værdi.

Arter

Der skal oprettes en art til kreditor-afregning, hvis en sådan ikke findes i forvejen. Samlekonto for arten skal være en statuskonto under kortfristet gæld. I det følgende står der blot KREDITOR-AFREGNING når det pågældende artsnummer skal bruges.

De arter, der bruges til kreditor-afregning, skal være mærket med type KREAFR i side 353.

Såfremt der skal være kontrol af fakturanumre (se senere), så skal arten yderligere have mærket FAK_NR i side 353.

Side 360 Registrering af bankkonti til kreditor-afregning

Dette billede bruges til af angive, hvilke konti de enkelte kunder skal have overført penge til.

Siden kender kun registrerings-nummeret for Grønlandsbanken. Andre registrerings-numre kan indtastes, men der er ikke nogen kontrol af konto-numrene. For konto-numre i Grønlandsbanken foretages checkciffer-kontrol.

Man behøver ikke at indtaste bank-konti for alle kreditorer. Hvis konto-nummeret mangler, så efterlader systemet blot kredit-posten åben, og den må så udbetales manuelt med check eller kontant.

Der er heller ikke behov for bank-konti, hvis fakturaen indtastes som indbetalingskort - se senere.

Med knappen Udskriv kan der laves en udskrift af indtastede konto-numre.

Kontrol af fakturanumre

Systemet kan lave kontrol af om samme fakturanummer fra en kreditor bruges mere end en gang. Dette er et forsøg på at forhindre at den samme faktura bliver betalt mere end en gang.

De arter, der skal omfattes af kontrollen, skal mærkes med FAK_NR i side 353.

Når fakturaen bogføres i side 316, så skal der indtastes fakturanummer i feltet Faktura. Systemet forlanger at der indtastes et fakturanummer, og kontrollerer om samme fakturanummer allerede har været anvendt for denne kreditor. Kunder i Winformatik, som har samme CVR (grønlandsk virksomhed) /CVR (dandsk virksomhed), tæller i denne forbindelse som én kreditor.

Indbetalingskort

Systemet kan håndtere Indbetalingskort med og uden kodelinie. D.v.s. FI-kort af type 71 og 75 eller girokort af type 01 eller 04.

Ved bogføring (med side 300, 301 eller 316) på kreditorafregningsarten skal der udfyldes således hvis arten ikke har mærket FAK_NR:

Betalingstype Ref-nr Tekst
Bankoverførsel (bruges ikke) Faktura-nr samt evt. kommunens kundenummer hos kreditor
FI-kort type 71 8-cifret kreditor-nr +71< betalingsident
FI-kort, type 75 8-cifret kreditor-nr +75< betalingsident
Giro-kort, type 04 gironummer +04< betalingsident
Giro-kort, type 01 gironummer +01< Faktura-nr samt evt. kommunens kundenummer hos kreditor

Ved bogføring (med side 316) på kreditorafregningsarten skal der udfyldes således hvis arten har mærket FAK_NR:

Betalingstype Ref-nr Tekst Faktura-nr
Bankoverførsel (bruges ikke) Kommunens kundenummer hos kreditor Fakturanummer (kun cifre)
FI-kort type 71 8-cifret kreditor-nr +71< betalingsident Fakturanummer (kun cifre)
FI-kort, type 75 8-cifret kreditor-nr +75< betalingsident Fakturanummer (kun cifre)
Giro-kort, type 04 gironummer +04< betalingsident Fakturanummer (kun cifre)
Giro-kort, type 01 gironummer +01< Evt. kommunens kundenummer hos kreditor Fakturanummer (kun cifre)

Kontrol af indbetalingskort

Der udføres følgende kontrol af indbetalingskort.

I position 1 skal der være "+". Betalingstype i position 2 og 3 skal være "01", "04", "71" eller "75". I position 4 skal der være "<".

Hvis betalingstype er "71" skal betalingsident være på 15 cifre. Der må ikke være blanke, bogstaver eller andre tegn.

Hvis betalingstype er "04" eller "75" skal betalingsident være på 16 cifre. Der må ikke være blanke, bogstaver eller andre tegn.

Følgende er et eksempel på en fejlmeddelelse der vises hvis betalingsident er forkert.

"Indtastningsfejl ved +71<430469520000275"

På indbetalingskortet står +71<436469520000275. Der var indtastet forkert i position 7, hvor der var indtastet "0" i stedet for "6".

Eksempler

I eksemplerne antages at art ikke har mærket FAK_NR.

Bankoverførsel
Ref-nr (bruges ikke)
Tekst FAK 4711 KUNDE 64536

Bankkonto nummer findes fra side 360. Teksten "FAK 4711 KUNDE 64536" vil fremgå af kreditors kontoudtog fra banken.

Type 71

Ref-nr 83677902
Tekst +71<134329012661031

Eventuelt bankkonto-nummer fra side 360 anvendes ikke.

Type 04

Ref-nr 2478250
Tekst +04<2150263480000023

Eventuelt bankkonto-nummer fra side 360 anvendes ikke.

Type 01
Ref-nr 2478250
Tekst +01<FAK 34458

Eventuelt bankkonto-nummer fra side 360 anvendes ikke. Teksten "FAK 34458" vil fremgå af kreditors kontoudtog fra banken.

Arbejdsgang

Kommunen bør lave en tidsplan for nedenstående punkter. Eksempel på tidsskema, hvor der udbetales en gang om ugen:

Ugedag onsdag torsdag fredag
Handling Modregning Bogføring af udbetalinger. Overførsel til bank inden kl. 16 Beløb overføres i banken

Beskrivelsen tager udgangspunkt i dette eksempel.

Systemet styres af de betalingsdatoer, der er angivet på den enkelte poster. Om torsdagen udbetales alle poster, der har betalingsdato før den efterfølgende torsdag.

I beskrivelsen antages det, at inkasso-afdelingen foretager modregning og bogholderiet foretager de øvrige punkter. I praksis kan man godt fordele arbejdet anderledes.

Attestation og anvisning

Systemet indeholder ikke noget værktøj på dette område. Det er op til kommunen selv at finde en metode til at styre dette.

Hvis kommunen vælger helt eller delvis at benytte decentral bogføring, kan nedenstående forretningsgang forenkles på nogle punkter. Bl.a. derved at bogføring i side 300 kan betragtes som en form for elektronisk attestation, og derved at anvisningen kan foregå via underskrift på bogføringsjournalerne.

Ved central bogføring forventes det, at fakturaen før aflevering i bogholderiet bliver mærket med følgende oplysninger:

  • Det kunde-nummer, der skal benyttes ved bogføringen
  • Den konto, der skal benyttes (typisk en driftskonto)
  • Den tekst, der skal bruges
  • Udbetalingstidspunkt (sidste rettidig betalingsdato)

Hvis kommunen har faste dage for udbetaling – f.eks. hver torsdag – kan man vælge kun at bruge disse datoer som udbetalingstidspunkter.

Bogføring af faktura

Når fakturaen er klar bogføres den (typisk med side 300 eller 316) således:

Debet

Konto/art anvist konto
Tekst Den markerede tekst, f.eks. firma-navn og faktura-nummer og evt. varens/ydelsens art
Debet Beløb

Kredit

Art KREDITOR-AFREGNING
Kunde Kreditor
Post udfyldes ikke
Dato Udbetalingsdato
Ref (se skema ovenfor)
Tekst (se skema ovenfor)
Faktura (se skema ovenfor)
Kredit Beløb

Kredit-notaer bogføres med omvendt fortegn.

Bogføringen kan foregå løbende – blot skal en faktura være bogført i god tid før udbetalingsdatoen.

Modregning

Såfremt kreditoren har skyldige poster kan man evt. foretage modregning før der udbetales.

Modregningen vil fremgå af kreditorspecifikationen (side 361).

Bemærk: Modregning i eventuelle kredit-notaer under arten KREDITOR-AFREGNING skal ikke foretages under dette punkt. Det kan foretages automatisk under bogføring af udbetaling.

Udbetaling

Der udskrives kreditor-specifikationer med side 361.

Felterne udfyldes således:

Fra dato fredag i denne uge
Til dato torsdag i næste uge
Art KREDITOR-AFREGNING
Fra kunde 0000000000
Til kunde 9999999999
Logo Hak, hvis der udskrives på papir med fortrykt top Tom, hvis der udskrives på blankt papir

Af udskriften fremgår hvilke poster, der udbetales og hvor meget, der eventuelt er modregnet.

Kreditor-specifikation og kopi af indtægtsbilag (kvittering) pakkes med henblik på forsendelse til kreditor. De sorteres i to bunker: en med bank-konti og en uden. 

Det er ikke nødvendigt at sende kreditor-specifikation for indbetalingskort med mindre der er foretaget modregning.

Med bankkonti samt indbetalingskort

Side 362 bruges nu til at bogføre udbetalinger, der udbetales via bank, herunder indbetalingskort.

Felterne udfyldes således:

Betalingsdato torsdag i næste uge
Betalingsform Enkelt: Der dannes en bevægelse på bank-kontoen for hver post. Dato for bankoverførsel følger de enkelte posters betalingsdato. Masse: Der dannes én samlet bevægelse på bank-kontoen for alle overførslerne. Dato for bankoverførsel indtastes i feltet Bankdato.
Art KREDITOR-AFREGNING 

Klik "Udlign kreditnotaer" for at modregne i eventuelle kredit-notaer før udbetaling. Klik "Udskriv Log": Udskriv log til printer (med mindre der står "Ingen posteringer dannet").

Klik "Bogfør udbetalinger" for at bogføre udbetalingerne.

Efter bogføring foretages følgende:

  • "Udskriv Log": Udskriv log til printer
  • "Dan Bankfil":  Der dannes en bank-fil i mappen, der er angivet med system-konstant nr 305.

Hvis en log-udskrift eller bank-fil går tabt kan den gendannes på følgende måde:

  1. Start side 362.
  2. Tryk Søg i venstre side.
  3. Find den ønskede kørsel på listen og klik på den.
  4. Tryk på tasten "Udskriv Log" eller "Dan Bankfil".

Uden bankkonti

Ud fra bunken af specifikationer uden bank-konto/indbetalingskort bogføres med side 300 således:

Debet

Art KREDITOR-AFREGNING
Kunde kunde-nr
Post Udpeg kredit-post med Liste-knappen
Tekst Udbetalt med check nr XXXXX
Debet beløb

Kredit

Konto checkkonto
Tekst check-nr
kredit beløb

Udskriv check, og læg den sammen med kreditor-specifikation og eventuelle kvitteringer.

Bankoverførsel

Forudsætning: Den bruger, som danner bank-filen, skal være medlem af gruppen PENGE, hvis filen placeres under K:\PENGE.

Se eventuelt bilag med skærmkopier fra Weberhverv.

I Weberhverv overføres bank-filen til banken på følgende måde:

  1. Vælg Betalinger
  2. Vælg Overfør betalingsfil
  3. Prik i Betalingsfil, hvis du har valgt Betalingsform=Enkelt i side 362. Prik i Massebetalingsfil, hvis du har valgt Betalingsform=Masse i side 362. Klik Næste 
  4. Filformat = ERH Bankens Erhvervsformat. Klik Næste
  5. Klik "Gennemse..." og vælg betalingsfilen KREDIT1.txt i K:\penge (el.tilsvarende)

Det skal sikres, at overførslen ikke ved en fejltagelse sker to gange. Dette kan f.eks. gøres ved at markere på bogføringsloggen hvornår overførslen er foretaget.