Regninger ud fra påligning

Princip

Meningen er at man skal kunne fremstille papir-regninger (fakturaer), som skal sendes til kunderne. Systemet tager udgangspunkt i et antal påligningskørsler, og danner regninger, der svarer til påligningerne.

Hver regning kan indeholde en eller flere posteringer. I forbindelse med dannelsen bliver hver regning tildelt et fakturanummer.

Regningerne bliver dannet i form af Word-dokumenter, der fremsendes med email. Modtageren af e-mailen er ansvarlig for at udskrive regningerne på printer, pakke dem i kuverter, og aflevere til postvæsnet.

Dannelse af regningerne

På regningerne står information, som skal bruges, hvis man ønsker at tilmelde den pågældende type regning til betaling via Betalingsservice (PBS). Det drejer som kommunens kreditornummer og debitorgruppen for denne type regninger.

Påligningerne samles på regninger, således at der bliver færrest mulig regninger. Dog skal alle påligninger på samme regning have samme debitorgruppe. Det betyder at f.eks. dag- og nat-renovation godt kan samles på samme regning; men dag-renovation og daginstitution kan ikke komme på samme regning, idet de har hver sin debitorgruppe.

Såfremt der allerede findes en aftale om Betalingsservice, så vil der slet ikke blive udskrevet nogen regning. I stedet fremgår informationen af specifikationen, som kunden modtager fra PBS.

Såfremt saldoen allerede er gået i nul, vil påligningen ikke komme med på en regning.

I bunden af hver faktura udskrives et FI-kort (fælles indbetalingskort). Derfor er det en forudsætning at kommunen er oprettet som FI-kreditor. Se eksempel på faktura.

Det vælges på en liste hvilke påligningskørsler, der skal være med i dannelsen af regningerne. Det er kun muligt at sætte hak i påligningskørsler, der ikke allerede er med i en regningskørsel.

Systemet sætter ikke på forhånd hakker ud for en kørsel. Heller ikke selvom arten er mærket med "216AUT" i side 353 "Oprettelse af konteringsregler".

Man skal nu sætte eller fjerne hakker, så de ønskede påligninger kommer med. Derefter klikkes Udskriv for at starter dannelsen.

Udskrivning af regningerne

Når man har fremfundet og valgt påligninger til fakturering bliver man præsenteret for flg. skærmbillede:

Man har her to muligheder: Man kan få sendt fakturaerne enten til en bestemt e-mailadresse, eller man kan bede om at få sendt fakturaerne til de e-mail-adresser der er tilknyttet kontaktpunkterne via s. 24 i feltet adm. Email (Her kommer et link til det første dokument).

Vælger man muligheden ’Send fakturaer til denne e-mail’, hvor man kan indtaste den ønskede modtager af fakturaerne, er der en kun en enkelt modtager, som så skal sørge for at få dem udskrevet eller sendt videre.

Vælger man derimod muligheden ’Send fakturerer til e-mail-adresser fundet via kontaktpersoner’ vil fakturaerne for den pågældende kørsel blive fordelt på de kontaktpunkter, der er via kundens lokalitet er involveret i fakturaen. På denne måde vil hvert kontaktpunkt deres egne fakturaerne, som de efterfølgende selv er ansvarlige for at fremsende til kunderne. Hvis der ikke er tilknyttet nogen administrativ e-mail til et kontaktpunkt involveret i udskrivningen, afbrydes udskrivningen og  brugeren får en fejlmeddelelse. Man skal så oprette en e-mail til kontaktpunktet på s. 24 og derefter genudskrive via s. 216.

Knappen ”Udskriv kunder med en faktura” udskriver kun fakturaer til kunder, som skal have én faktura. Meningen med denne knap er at man kan lægge stakken af fakturaer i en kuverteringsmaskine, som så lægger et ark papir i hver kuvert.

Dernæst er det så meningen at man skal bruge knappen "Udskriv kunder med mere end en faktura" til at udskrive til alle de kunder, som skal have mere end én faktura. Der er altså mere end et ark papir til hver kunde. Der er forskelligt antal for hver kunde, og der er ikke nogen markering for skift af kunde. Derfor kan de ikke behandles af en kuverteringsmaskine. Disse fakturaer skal puttes manuelt i kuverter (håndarbejde).

Alternativt – hvis man ikke har en kuverteringsmaskine eller ikke vil bruge den – kan man trykke på knappen "Udskriv". Den vil udskrive fakturaer til ALLE kunder – uanset hvor mange fakturaer de skal have.

Altså:

  • ENTEN ”Udskriv kunder med en faktura” OG  "Udskriv kunder med mere end en faktura"

  • ELLER kun "Udskriv"

Grundtanken med den byvise regningsudskrivning er egentlig at man normalt kun en gang om måneden finder påligninger til fakturering, sætter hak i alle og får dem automatisk sendt til kommunens forskellige kontaktpunkter, som så derefter sørger for at sende fakturaerne til kunderne. Men hvis man af en eller anden årsag ikke ønsker at få udskrevet til kontaktpunkter, kan man dels nøjes med at vælge nogle enkelte påligninger til fakturering og dels som nævnt ovenfor vælge at sende til en bestemt e-mail. På denne måde kan man udskrive regninger uden at de bliver forsendt byvis.

Genudskrivning

Man kan genudskrive de tidligere kørsler, men genudskrivningen indeholder mulighed for at genudskrive fakturaerne til et enkelt kontaktpunkt. Vælges en kørsel i søgesiden på s. 216 vises nu alle de kontaktpunkter, der er involveret i udskrivningen i den nederste listbox: kontaktpunkter:

Eksempel på faktura