Indhold:

Bemærk: PBS hedder nu NETS; men betegnelsen PBS bruges fortsat i denne vejledning.

For vejledning direkte hos PBS henvises til PBS's hjemmeside for betalingsservice.
Her kan f.eks. ses afleveringsfrister for information, der skal sendes til PBS (se "udelukkende med automatiske betalinger").

For Support hos PBS henvises til PBS's kontaktoplysninger.

For vejledning vedr. datakommunikation med PBS læs her (HTTP/S-løsning).

Opsætning af systemet

Før systemet kan bruges skal der foretages en opsætning af systemkonstanter.

Systemkonstanter sættes op med billede 016 under Systemadministration, her er et eksempel på hvordan det kan se ud.

Bemærk: alle værdier skal indtastes i feltet Char-værdi.

Vedligeholdelse af Debitorgrupper

Inkasso billede 270 PBS debitor-grupper

Oprettelse og redigering af Debitorgrupper, numre, navne og arter

I afsnittet Debitorgrupper registreres de enkelte debitorgrupper; mens det i den nederste afsnit Arter for debitorgruppen angives hvilke arter, der hører til hver debitorgruppe.

Det er muligt at tilknytte flere arter til samme debitorgruppe, men det skal anbefales kun at gøre dette for arter, som i høj grad er "beslægtede" (f.eks. hvis der anvendes flere arter i forbindelse med børnepasning). Debitorerne til- og afmelder sig PBS-opkrævning for hele debitorgrupper; ikke for de enkelte arter.

Vi anbefaler følgende "standard-debitorgrupper"

  • 01 Daginstitutioner og Børnepasning
  • 02 Renovation
  • 03 Skorstensfejning
  • 04 B-Skat
  • 05 Restskat

Herudover kan kommunen oprette yderligere det antal debitorgrupper, som man har behov for, ved at udfylde  BS02 blanketter og bruge billede 270 som beskrevet ovenfor.

Daglig drift

Den daglige drift består af to punkter:

  1. Modtage filer fra PBS og indlæse dem i Winformatiksystemet
  2. Mærke poster, der skal betales via PBS, og sende fil med oplysning om disse til PBS

Under punkt 1 modtages to slags filer: Aftaler og Indbetalinger. Man kan ikke på forhånd vide hvilke filer, der kommer fra PBS. Punktet skal som minimum udføres umiddelbart før mærkning af poster; men kan med fordel også foregå kort efter sidste betalingsdato, så indbetalingerne registreres så hurtigt som muligt.

Aftaler, der er indrapporteret til PBS (via banken eller via net-tilmelding), bliver samlet sammen for en måned af gangen. PBS danner som standard filen den 14. sidste bankdag i måneden, dvs normalt omkring den 13. i hver måned.

Hvis betalingsdatoen er mellem den 1. og den 7. i en måned, så dannes filen med Indbetalinger den 12. i måneden. Årsagen til forsinkelsen er at debitor skal have mulighed for at afvise betalingen.

Læs mere om tidsterminer på PBS's hjemmeside (se under "Værd at vide").

Eksempel på dato-forløb:

5. Sidste rettidige betalingsdato for PBS-opkrævningerne
12. Punkt 1 udføres (primært for at hente indbetalinger)
19. Alle påligninger for kommende måned er fuldført
Punkt 1 udføres (primært for at hente aftaler)
Punkt 2 udføres
20. Månedsoversigter dannes og udsendes

1: Modtage filer fra PBS

Dette kræver at der er en PBS kortlæser installeret på computeren. Vejledning og programmer for at hente filer hos PBS findes på deres hjemmeside som PDF dokumenter. Start med at læse brugervejledningen, som er en forudsætning for at kunne hente og sende filer.

At modtage og indlæse filer fra PBS er en tre trins proces.

  1. Hente filer fra PBS
  2. Vise listen over filer som kan læses ind
  3. Vælge en fil til indlæsning og bogføring

Første trin er at hente filen hos PBS, dette gøres ved at sætte kortet i kortlæseren og klikke på linket på billede 272

Du bliver så bedt om at logge ind og angive et password, du kan derefter hente filer, gem filerne det "sædvanlige" sted, typisk W:\penge\PBS\ind.

Når filen er hentet og gemt trykker man på knappen "Vis liste"

Man kan se hvilke filer der findes i mappen, samt om det er en aftale eller en betaling. Den ønskede fil skal udpeges.

Når man trykker på knappen "indlæs" vil filen blive indlæst (og bogført, hvis det er betalinger), OG flyttet til undermappen ARKIV. Når dette er sket kan man se en log for hhv. indlæsning og bogføring.
 

Afsnittet "Journal oplysninger" vil være grøn eller blå afhængigt af om der er tale om en fil til eller fra PBS

Følgende informationer bliver vist i indlæsningsloggen:

  • Kunde : Kundenummer
  • Aftale-nr: Nummer tildelt af pbs
  • Gr: Debitorgruppe
  • Start dato Poster hvor betalingsdatoen ligger efter denne dato bliver opkrævet via pbs
  • Slut dato Dato for evt. afmelding til pbs
  • Reg.dato Dato for indlæsning via billede 272

Indbetalinger

Det anbefales, at log for bogføring arkiveres som bogføringsbilag.

De indbetalinger, som ikke kan gennemføres normalt, bliver krediteret fejl-arten. Det kan f.eks. være tilfælde, hvor posten er blevet betalt i kassen før PBS-indbetalingen er nået frem. Det er vigtigt at gennemgå disse posteringer, og behandle dem manuelt, således at fejl-arten holdes tom.

2: Afsendelse af betalingsanmodning til PBS

Mærk poster, billede 272

Det er vigtigt at alt er pålignet før mærk poster igangsættes. Der kan dog godt laves mærkning og forsendelse af betalingsanmodninger flere gange for en bestemt måned; men det er nemmest hvis det gøres på én gang. Poster, der allerede er mærket vil ikke komme med på senere mærkningskørsler. Bemærk dog at samme kunde, samme debitorgruppe og samme betalingsdato ikke må optræde i to forskellige filer.

  1. Indtast Måned og År
  2. Tryk Mærk poster (danner også filen, typisk i mappen K:\penge\PBS\ud)
  3. Send filen til PBS
  4. Hent kvitteringer fra PBS

Efter mærkning kan man se mærkningslog, samt gendanne fil til PBS.

Annullering af mærkning

Det forekommer nu og da at en mærkning skal annulleres. Annullering kan kun foretages med hjælp fra Kimik’s support. Årsagen til at Kimik skal involveres er, at der skal foretages en undersøgelse af hvor langt processen er kommet, og handlingerne afhænger af dette. Det vigtige er at finde ud af om 0601-filen er sendt til PBS. Hvis den er det, så skal den også annulleres hos PBS. Dette gøres ved at finde kommunens SE-nr og PBS-Nr og ringe til PBS-servicecenter. Telefonnummeret på servicecentret er for tiden 44 89 26 50, og fremgår af den årlige oversigt over afleveringsfrister som kommunen modtager en gang om året, direkte fra PBS.

Efter Kimik's Support har annulleret mærkningen kan kommunen selv mærke igen for den pågældende måned.

Kvitteringer for afsendte filer

Efter hver afsendelse af fil til PBS, skal man foretage en "Hent filer" fra PBS. Der skal komme to kvitteringer for hver fil, der er sendt:

Filer, der begynder med “T” er transmissionskvitteringer. Der kan du se om leverancen er blevet modtaget korrekt på PBS’ server.

Filer, der begynder med “V” er valideringskvitteringer. Her kan du se om din dataleverance er blevet accepteret af det PBS-system, der skal behandle den.

Eksempel på succesfuld T-kvittering:

PBCNET40BS1 13:12:31        971029134910+PN00 DATA ACCEPTERET             000006

Eksempel på fejlramt T-kvittering:

PBCNET40BS1 15:35:57        990723194025÷PN11 DUPLET VED HASHING CHECK    000596

I dette tilfælde er filen blevet sendt to gange til PBS. Den sidste gang blev ikke accepteret.

Eksempel på succesfuld V-kvittering:

PBCNET41BS1 10:06:57        990623141125+BS00  LEVERANCE ACCEPTERET
********************************************************************************
*                                                                              *
*  DATA TIL PBS:                                                               *
*                                                                              *
*  TILDELT LEVERANCE NR: 6453305001                                            *
*                                                                              *
*  LEVERANDØR: 10469481   SYSTEM: BS1       TIDSPUNKT: 990623 - 141125         *
*                                                                              *
*  ANTAL RECORDS: 000934                                                       *
*                                                                              *
*  BS00:  LEVERANCE ACCEPTERET                                                 *
*                                                                              *
*                                                                              *
*  OPTÆLLING        SEKTIONER     TEKSTANTAL    BELØBSANTAL      BELØBS TOTAL  *
*                                                                              *
*  LEVERANCE                8            386            143        169.518,00  *
*  PBS                      4            386            143        169.518,00  *
*                                                                              *
*  LEVERANCEN ER ACCEPTERET                                                    *
*                                                                              *
*                                                                              *
********************************************************************************
 
Typiske problemer:
  • Ikke alt er pålignet inden PBS-kørslen. Kontroller via side 215 at alt, der opkræves via PBS, er pålignet.
  • Påligningen er sket med en forkert betalingsdato. Betalingsdato skal være i den kommende måned. Kan rettes med side 315 - udfyld Art og Pst.dato