Forretningsorden


§ 1 IT-udvalgets formål

Det Fælleskommunale IT-udvalg er styregruppeorgan for "Det Fælleskommunale IT-samarbejde i Grønland", og har til formål at:virke som initiativtager til projekter, tiltag og aktiviteter, der kan være til gavn for kommuner, som et tilsluttet Det Fælleskommunale IT-samarbejde

  • fastlægge og prioritere de konkrete fælleskommunale udviklingsopgaver og projekter, som skal søges gennemført

  • fastlægge og medvirke til sikring af en økonomisk ramme for den fælleskommunale udvikling gennem fastsættelse af størrelsen på kommunernes årlige bidrag pr. tilsluttet arbejdsplads til "Den Fælleskommunale Udviklingspulje"

  • indgå som forhandlingspart i forhandlinger med de tilsluttede kommuners hovedleverandører på IT-området

  • rådgive de tilsluttede kommuner omkring nødvendige og tilrådelige tiltag på IT-området

  • i videst muligt omfang varetage de tilsluttede kommuners interesser i alle øvrige former for IT-mæssige spørgsmål
§ 2

IT-udvalgets arbejdsopgaver

IT-udvalget afgiver hvert år en årsberetning omkring udvalgets arbejde med anbefalinger af, hvilke områder de tilsluttede kommuner efter IT-udvalgets vurdering bør sætte politisk fokus på, samt hvilke konkrete tiltag på IT-området kommunerne opfordres til at tage.I forbindelse med afgivelsen af årsberetningen meddeler IT-udvalget samtidigt en overordnet projektplan indeholdende udvalgets konkrete prioritering for det efterfølgende års udviklingsindsats på IT-området.Hvert år, inden 1. juni, fremkommer IT-udvalget med en udmelding om forventningerne til behovet for det kommende års Fælleskommunale udviklingspuljes samlede størrelse på grundlag af udvalgets overordnede projektplan. Udmeldingen sker på grundlag for forhandlinger med Det Fælleskommunale IT-samarbejdes hovedleverandører og/eller evt. udlicitering af opgaver.IT-udvalget nedsætter efter behov et antal fag- og projektgrupper i relation til IT-udvalgets beslutninger om afdækning af løsningsbehov og gennemførelsen af de konkrete udviklingsopgaver, samt udpeger medlemmerne af disse.

 

§ 3

IT-udvalgets sammensætning

Hver kommuner, som deltager i Det Fælleskommunale IT-samarbejde, udpeger ét medlem af IT-udvalget.Udvalgets medlemmer udpeges således, at de så vidt muligt repræsenterer en administrativ beslutningskompetence på IT-området i de enkelte kommuner.

 

§ 4

IT-udvalgets økonomiske forhold

De repræsenterede kommuner afholder alle udgifter vedrørende deres respektive egne medlemmers deltagelse i møder, arrangementer m.v.Fællesudgifter i forbindelse med IT-udvalgets arbejde kan efter IT-udvalgets beslutning afholdes over Den Fælleskommunale Udviklingspulje.

§ 5

IT-udvalgets møder

IT-udvalget afholder som minimum to årlige møder. Møderne indkaldes og ledes af IT-udvalgets formand. IT-udvalget er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne deltager i behandlingen af vedkommende sag.Der kan kun afholdes møde i IT-udvalget, når formanden eller dennes stedfortræder og i alt mindst fire medlemmer er til stede. Hvert møde afsluttes med at fastsætte næste mødedato.IT-udvalgets møder er ikke offentlige.Ud over de ordinære møder kan formanden indkalde IT-udvalget til ekstraordinære møder, når det skønnes påkrævet. Herudover kan medlemmerne ved henvendelse til formanden begære indkaldelse til ekstraordinære møder.Er et medlem forhindret i at deltage i et møde i IT-udvalget, må afbud meddeles IT-udvalgets sekretariat inden mødets afholdelse. Skriftlige kommentarer kan i så tilfælde fremsendes inden mødet.Indkaldelse med dagsorden udsendes af IT-udvalgets sekretariat til udvalgets medlemmer, og indkaldelsen bør være medlemmerne i hænde mindst 3 uger før mødets afholdelse. Såfremt særlige grunde gør det påkrævet, kan indkaldelse med kortere varsel finde sted. Dagsordenen skal indeholde oplysninger om, hvilket sager der vil komme til behandling på mødet.Dagsordenspunkter til ordinære møder samt materiale til disse bør være IT-udvalgets sekretariat i hænde senest 2 uger før mødets afholdelse. IT-udvalgets medlemmer kan kræve punkter optaget på dagsordenen senest 4 uger før mødets afholdelse.IT-udvalgets sekretariat drager omsorg for, at det for mødet relevante materiale udsendes sammen med dagsordenen i det omfang, det findes påkrævet af hensyn til medlemmernes forhåndsorientering.IT-udvalgets beslutninger optages i et referat. Udkast hertil udsendes snarest muligt - og senest 14 dage - efter mødet til medlemmerne. Såfremt der ikke til dette udkast er modtaget kommentarer fra de enkelte medlemmer inden 14 dage efter modtagelsen, betragtes referatet som godkendt. Referatet fremsendes til samtlige kommuner, som deltager i Det Fælleskommunale IT-samarbejde, og offentliggøres på den åbne del af IT-udvalgets website.

 

§ 6

Sekretariatsfunktionen

IT-udvalgets arbejde understøttes af en sekretariatsfunktion, som efter udvalgets beslutning kan udliciteres enten blandt de tilsluttede kommuner indbyrdes eller til tredjemand.Blandt sekretariatsfunktionens opgaver er at drive - og vedligeholde information om IT-udvalgets arbejde på en website, som opdeles i en offentligt tilgængelig åben del, og en intern del, som alene kan tilgås af Det Fælleskommunale IT-udvalgs medlemmer.Sekretariatsfunktionens indsats finansieres over Den Fælleskommunale udviklingspulje.
Ændring af kommissorium og forretningsorden kan kun ske efter vedtagelse med kvalificeret flertal i IT-udvalget, samt med politisk accept fra de repræsenterede kommuner.

 

 

Ikrafttrædelse

Således vedtaget på Det Fælleskommunale IT-udvalgs møde den 2. april 2001 til ikrafttrædelse den 2. april 2001.

Forretningsorden for IT-udvalget kan hentes her i PDF-format.